Sommerbookinger: Succes i sommeren for saloner

Sommeren er den årstid, som alle salonejere lever for. Kalenderen bliver fyldt op, omsætningen stiger, og der er en ægte summen i salonen, som man ikke oplever på samme måde på andre tidspunkter af året. Muligheden er reel og ligger lige for. Det eneste, du skal gøre, er at være så godt forberedt som overhovedet muligt. Nemt, ikke?

At få mest muligt ud af sommeren handler ikke kun om at tage imod så mange bookinger som muligt. Det handler om at tage de rigtige bookinger, beskytte den kapacitet, du har, og drive en forretning, der ikke bryder sammen under sin egen travlhed. De saloner, der gør det godt, er ikke nødvendigvis de største eller dem med flest ansatte. Det er dem, der har tænkt sig om, før travlheden begynder, i stedet for at slukke brande, når den allerede er i gang. Fresha tilbyder markedets mest avancerede administrationsværktøjer og bookingsystemer, så du får en hjælpende hånd denne sommer.

Denne vejledning gennemgår de fem områder, der gør den største praktiske forskel: kapacitetsplanlægning, politikker for depositummer og afbestillinger, reduktion af udeblivelser, administration af ventelister og det at holde dit team kørende gennem højsæsonen. Alt det kan sættes i værk nu, inden sæsonen for alvor går i gang.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapacitetsplanlægning

Den mest almindelige fejl om sommeren er overbooking. Ikke i den åbenlyse forstand med dobbeltbookinger, men på den mere snigende og skadelige måde, hvor du presser én ekstra aftale ind i hvert tidsrum, tilføjer ekstra tid til drop-in-kunder og siger ja til hver eneste anmodning, indtil kalenderen teknisk set ser fuld ud, men er praktisk umulig at håndtere.

Den reelle kapacitet er ikke det maksimale antal aftaler, dine stole kan rumme. Det er det antal, dit team kan levere godt og konsekvent over flere uger, uden at kvaliteten falder, eller stresset bliver uholdbart. De to tal er ofte ret forskellige.

Begynd med dataene fra sidste sommer

Hvis du har bookingdata fra sidste sommer, er det det helt bedste planlægningsværktøj, du har. Se på, hvilke uger der reelt var underkapacitet, hvilke der var overbookede, hvilke tjenester der gav flest problemer med planlægningen, og hvor I havde flest aflysninger i sidste øjeblik eller udeblivelser. Det mønster vil gentage sig i år i stort set samme form, medmindre du aktivt ændrer noget.

På Fresha viser dine rapporter og analyser antallet af aftaler, udnyttelsesgraden for hver medarbejder og aflysningsmønstre i et hvilket som helst datointerval. Hvis du vil vide mere, kan du gå til vores hjælpecenter, hvor vi har en detaljeret gennemgang af vores rapporterings- og analysemuligheder. Hvis du sammenligner med perioden juni til august sidste år, får du et udgangspunkt til at planlægge årets kapacitet, før sæsonen begynder, i stedet for først at finde ud af, hvordan den ser ud, når du allerede er midt i den.

Indregn buffertid

Aftaler om sommeren varer oftere længere end på andre tidspunkter af året. Kunder, der kommer for at få farvebehandlinger, har ofte mere komplekse ønsker, nye kunder har brug for længere konsultationer, eller folk er i feriehumør og har ikke så travlt med at komme videre. At lægge aftaler uden buffer imellem fungerer fint på en rolig tirsdag i februar. På en fuldt booket lørdag i juli smitter én forsinkelse af på hele dagen.

En praktisk tommelfingerregel: Indregn 10 til 15 minutters buffer i hver farveaftale og i hver tid til nye kunder i travle uger. Det lyder som tabt omsætning, men det er faktisk en beskyttelse af den omsætning, du allerede har. En kunde, der venter 45 minutter efter sit aftalefidspunkt, genbooker ikke. Vores avancerede planlægningsværktøjer kan hjælpe dig med det og gøre processen mere smidig i alle sæsoner.

Angiv tidspunkter for tjenester med stor efterspørgsel

Ikke alle tjenester er lige komplicerede at planlægge. Når du lægger sommerplanen, skal farveaftaler, forberedelse til bryllupper og andre arrangementer samt bookinger med flere tjenester behandles anderledes end en almindelig klipning eller føntørring. Overvej at reservere en del af dine farvestole specifikt til forhåndsbookede farveaftaler i travle uger i stedet for at lade dem stå åbne for drop-in-kunder eller bookinger samme dag, som måske kommer med et langt enklere ønske.

Iasmina Ionescu, Content Marketing Manager hos Fresha, sagde: "Sommeren er den årstid, der skiller de saloner, der har planlagt, fra dem, der får panik, og forskellen handler som regel om at have de rette værktøjer på plads, før det bliver travlt." 

Fresha letter den praktiske byrde fra dine skuldre; automatiske forudbetalinger, påmindelser og tilgængelighed i realtid, så du kan fokusere på kunderne i din stol i stedet for på kaosset bag kulisserne."

Depositums- og afbestillingspolitikker med Fresha

Hvis du ikke har en depositumspolitik for sommerbookinger, kan sommeren være det rette tidspunkt at indføre en sådan. Ikke fordi dine kunder er upålidelige, men fordi omkostningerne ved en udeblivelse på en fuldt booket sommerdag er betydelige, og den eneste effektive beskyttelse mod det er af økonomisk karakter.

En depositumspolitik ændrer også kvaliteten af dine bookinger. Kunder, der har betalt et depositum for at sikre en aftale, forholder sig anderledes til den end kunder, der har booket spekulativt uden nogen forpligtelse. En depositumsordning er vigtig, især når det gælder muligheder som at aflyse mere end 24 eller 48 timer før. Den giver din kunde fleksibilitet, men dig sikkerhed. Vi gør det supernemt at gøre det. Læs mere i vores hjælpecenter.

Hvad skal du opkræve, og hvornår?

Depositumsbeløbene varierer afhængigt af tjeneste og marked. Her er en nyttig oversigt:

• For farvetjenester, balayage og alle aftaler, der varer over 90 minutter: et depositum på 25 til 50 procent af tjenesteprisen på bookingtidspunktet.
• Ved bookinger til bryllupper og brudefester: Et ikke-refunderbart depositum på 50 procent, og resten skal betales 48 timer før aftalen.
• For nye kunder, der booker premiumtjenester: Et mindre reservationsdepositum på 25 til 45 USD  er nok til at frasortere spekulative bookinger, uden at det føles som en barriere for ægte kunder.
• Ved standardklipninger og kortere aftaler er depositummer mindre vigtige, men en politik med registreret betalingskort (hvor der opkræves et gebyr ved sen aflysning eller udeblivelse) giver et lignende resultat med mindre besvær ved booking.

Fox & Vamp, London

Sådan fortæller du om politikken

Samtalen om depositum er kun akavet, hvis du behandler den som akavet. Det er almindelig forretningspraksis, og de fleste kunder forventer det i forbindelse med premium-aftaler eller længerevarende aftaler. Formuler det enkelt: "Vi tager et depositum for at sikre din booking. Det bliver trukket fra det samlede beløb på dagen." Det er alt den forklaring, der er nødvendig i de fleste tilfælde.

Angiv tydeligt din frist for aflysning: Typisk 24 til 48 timer, inden for hvilken et depositum kan blive tilbagebetalt eller overført til en anden aftale. Kunder, der aflyser inden for denne periode, mister depositummet. Dette er ikke ment som en straf, men afspejler blot, at en sen aflysning af en booket tid reelt koster virksomheden penge.

På Fresha kan du angive krav om depositum for hver tjenestetype, og de bliver automatisk anvendt ved betaling, når der bookes online. Kunderne betaler depositummet, når de booker, og det resterende beløb på dagen – uden at du skal udstede nogen manuel faktura. Freshas betalingsværktøjer understøtter  også politikker for gemte kortoplysninger i forbindelse med sene aflysninger, hvilket giver dig beskyttelse uden at kræve forudbetaling ved hver eneste booking.

Færre udeblivelser

Udeblivelser er det mest forstyrrende, der sker i en salon om sommeren. En farveaftale, hvor kunden ikke dukker op kl. 10 en lørdag i juli, er ikke bare én mistet booking. Det er et hul, der ikke kan fyldes med kort varsel, en medarbejder, der står ledig i din travleste periode, og en omsætning, der simpelthen forsvinder.

Den gode nyhed er, at de fleste udeblivelser ikke sker med urette hensigter. De opstår, fordi kunder glemmer det, forveksler datoer eller tror, at de kan aflyse i sidste øjeblik uden konsekvenser. Alle disse problemer kan løses med de rette systemer.

Automatiske påmindelser

En aftalepåmindelse, der sendes 48 timer før aftalen, efterfulgt af en ny påmindelse 24 timer før, reducerer antallet af udeblivelser betydeligt. Påmindelsen 48 timer før giver kunderne god tid til at aflyse og giver dig tilstrækkelig tid til at fylde tiden, hvis de gør det. Påmindelsen 24 timer før fanger de kunder, der fik den første påmindelse, men ikke gjorde noget ved den.

Fresha sender som standard automatiske påmindelser via sms og e-mail. Du kan konfigurere tidspunktet og indholdet af beskeden via dine virksomhedsindstillinger, og systemet klarer afsendelsen uden nogen manuel opfølgning fra dit team. Ved aftaler med høj værdi (farvning, brudekl ARG, enhver booking på over to timer) er det også en god idé at sende en personlig besked fra stylisten dagen før. Kombinationen af en automatisk påmindelse og et personligt præg er mærkbart mere effektiv end hver for sig.

Klik for bekræftelse

En påmindelse, der beder kunderne om at bekræfte deres deltagelse (i stedet for blot at informere dem), giver dig tidligt besked om potentielle udeblivelser. Hvis en kunde ikke bekræfter inden for et fastsat tidsrum, kan du følge op proaktivt i stedet for først at opdage hullet, når vedkommende ikke dukker op.

En klar politik for sen afbestilling, der anvendes konsekvent

Den helt største årsag til gentagne udeblivelser er inkonsekvens. Hvis kunderne opdager, at din afbestillingspolitik kun håndhæves nogle gange og bliver set bort fra, når de har en rimelig undskyldning, vil de betragte den som valgfri. Når man håndhæver politikken venligt, men konsekvent lige fra første gang, bliver den forstået og respekteret i stedet for at blive sat på prøve.

Det betyder ikke, at man skal være ufleksibel over for kunder i reelle nødsituationer. Det betyder, at man ikke rutinemæssigt skal bære omkostningerne ved aflysninger i sidste øjeblik, som kunne have været undgået, bare fordi samtalen føles ubehagelig. Dit teams tid har værdi, og politikken beskytter den.

Annabelle Taurua, skønhedsekspert hos Fresha: "De saloner, der klarer sig bedst gennem sommeren, har typisk to ting til fælles: en depositumspolitik, som de rent faktisk overholder, og påmindelser, der sendes automatisk, så intet bliver overset. Ingen af delene kræver en kæmpe indsats. 

Det kræver blot, at man konfigurerer det én gang og lader systemet klare arbejdet. Det forvandler virkelig oplevelsen af en travl sommersæson."

Administration af ventelister via Fresha 

Hver aflysning, du får i løbet af sommeren, er også en mulighed for at fylde en ledig tid med en kunde, der allerede gerne vil komme. En aktivt styret venteliste forvandler en betydelig del af disse huller til indtægter, der ellers ville gå tabt. Du kan endda tilbyde sidsteøjebliks-tider med rabat for at få fyldt flere tider i kalenderen på de mere stille tidspunkter.

Nøgleordet er 'aktivt'. En venteliste, der blot findes i en notesbog eller som en mental note om at "tjekke, om nogen vil have en ledig tid", vil give dårligere resultater sammenlignet med en venteliste, der bliver arbejdet systematisk igennem. Sådan gør du det på den rigtige måde.

• Før en løbende liste over kunder, der har anmodet om aftaler, som ikke var ledige, da de ringede eller bookede. Det er dine mest lovende leads, når der bliver en ledig tid.
• Når der kommer en aflysning, skal du straks kontakte den øverste person på ventelisten. Hurtighed er vigtig, fordi sommerkunder ofte kun har bestemte tidsintervaller, hvor de er ledige. En tid, der bliver ledig på en onsdag, skal besættes senest onsdag eftermiddag, ellers vil den sandsynligvis forblive tom.
• Giv kunder på ventelisten en kort frist til at svare (to til fire timer for tider samme dag eller næste dag), før du går videre til den næste person på listen. At lade en ledig tid hænge i luften og vente på et svar, der måske aldrig kommer, koster dig mere, end tidspresset koster kunden.
• Overvej at have en særlig venteliste til dine mest efterspurgte medarbejdere. Kunder, der specifikt ønsker en bestemt stylist, er ofte villige til at vente på netop den tid i stedet for at tage en tilsvarende tid hos en anden.

Freshas onlinebookingsystem registrerer og administrerer automatisk anmodninger om at komme på venteliste og giver besked, når et passende tidspunkt bliver ledigt. I stedet for at gennemgå en liste manuelt tager platformen sig af notifikationer og genbooking, så din reception ikke behøver at bruge hele sommeren på at ringe rundt for at fylde aflysninger op.

Sørg for, at dit team fungerer optimalt gennem højsæsonen

Omsætningen er ikke det eneste, der står på spil om sommeren. Det er dit team. De saloner, der kommer godt gennem august, er dem, hvor ejeren har behandlet teamets kapacitet lige så omhyggeligt, som vedkommende har behandlet kundekapaciteten. En stylist, der er udbrændt ved udgangen af juli, kommer ikke til at levere den kvalitet, der berettigede den fuldt bookede august, du havde planlagt.

Planlægning af ferie

Om sommeren har dit team mest lyst til at holde fri, og det er samtidig det tidspunkt, hvor du mindst har råd til at være underbemandet. Der findes ingen perfekt løsning på denne spænding, men der er måder at håndtere den på, som føles fair og fungerer i praksis.

Fastsæt en periode for anmodninger om sommerferie i god tid. Hvis du beder om alle ferieansøgninger senest ved udgangen af april, kan du træffe beslutninger, kommunikere dem tydeligt og planlægge afløsning, før sæsonen går i gang, i stedet for at skulle håndtere det reaktivt i juni. Hvorvidt man vælger "først til mølle"-princippet eller et rotationssystem for populære uger, er en principbeslutning, som hver virksomhed træffer forskelligt. Men det er bedre at have en klar politik end at træffe ad hoc-beslutninger, der skaber utilfredshed. Vores planlægningssystemer er førende på markedet og hjælper med at strømline dine og dit teams processer. Få mere at vide om administration af ferie og fri i vores hjælpecenter.

Fordel dækningen i spidsbelastningsuger, når det er muligt. Hvis du har fire stylister, og to af dem gerne vil have den sidste uge i juli fri, er spørgsmålet ikke, om du skal sige ja, men hvordan du sikrer, at de resterende to ikke skal arbejde med 150 procent kapacitet den uge. At hente en betroet freelancer eller en vikarstylist ind i de travleste uger er en reel mulighed, som det er værd at afsætte budget til.

Fox & Vamp, London

Tempo, ikke bare mængde

Et team, der kører for fuld kapacitet i tolv uger i træk, er et team, der vil præstere dårligere i september og oktober, når den roligere periode efter sommeren sætter ind. At indbygge bevidst planlagte, mere afslappede dage i sommerens skema er ikke tabt omsætning. Det er vedligeholdelse.

Konkret betyder det: en eller to beskyttede timer pr. stylist pr. uge, hvor der ikke er kunder, til administration, efteruddannelse eller bare en ordentlig frokostpause. En beskyttet fridag om ugen, der ikke gradvist bliver udhulet af "bare én booking mere". Klare sluttidspunkter for dagen, som bliver overholdt i stedet for at blive betragtet som vejledende, når dagen trækker ud.

Spørg ind til, hvordan det går – ikke kun til resultaterne

Den teamsamtale, der betyder mest om sommeren, handler ikke om "når vi målene", men om "hvordan har du det". Udbrændthed melder ikke højt om sig selv. Det viser sig ofte på små måder: længere ekspeditionstider, kortere konsultationer, mindre mersalg og flere sygemeldinger. En chef, der spørger regelmæssigt og oprigtigt, har større sandsynlighed for at opdage det på et tidligt stadie end en, der først lægger mærke til det, når resultaterne falder. Her er derfor et par råd fra vores eksperter hos Fresha:

Sådan gør du din Fresha-konto klar til sommeren

Det meste af det, der beskrives i denne artikel, er væsentligt nemmere at gennemføre, hvis din bookinginfrastruktur tager sig af det tunge arbejde. Her er et par ting, det er værd at tjekke eller få på plads, inden højsæsonen begynder:

• Depositumreglerne gælder pr. tjenestetype, så ved længere aftaler opkræves der automatisk et depositum ved booking – helt uden manuelle trin.
• Automatiske påmindelsesbeskeder er konfigureret til at blive sendt 48 timer og 24 timer før aftalen. Beskeden indeholder afbestillingspolitikken, så kunderne bliver mindet om den ved hvert berøringspunkt.
• Onlinebooking er åben for hele din sommermenu, inklusive eventuelle nye sæsontjenester, du har tilføjet, så kunderne selv kan booke i stedet for at ringe eller sende beskeder.
• Blokering af tilgængelighed for medarbejdernes ferieperioder, så bookingsystemet viser den reelle tilgængelighed i stedet for tider, der ikke kan bookes.
• Rapporter er konfigureret til at gennemgå den ugentlige udnyttelse i løbet af sommeren, så du kan opdage et mønster med overbelastning, før det bliver et problem – ikke først bagefter.

Hvis du endnu ikke er på Fresha og administrerer bookinger ved hjælp af en kombination af telefon, direkte beskeder på Instagram og en papirkalender, er sommeren det tidspunkt, hvor den metode for alvor bliver dyr. Fresha for virksomheder har over 130.000 partnere, der betror os deres tid, og den tid, der spares på manuel bookingadministration i løbet af en travl sommer, betaler sig næsten med det samme. Dine kunder booker online. Depositummer opkræves automatisk. Påmindelser bliver sendt ud, uden at nogen behøver at gøre noget. Og du har dataene til at træffe bedre beslutninger om, hvordan du styrer sæsonen.

Spørgsmål, som salonsejere stiller om administration af sommerbookinger

Hvor lang tid i forvejen skal jeg åbne for sommerbookinger?

Seks til otte uger før din forventede spidsbelastning er et godt udgangspunkt. I saloner med meget efterspurgte stylister vil nogle kunder gerne booke endnu længere tid i forvejen. Hvis du åbner for booking af tider i juni og juli otte til ti uger før, kan du nå at få fat i de kunder, før de vælger et andet sted. Risikoen ved at åbne for langt i forvejen er, at din tidsplan ændrer sig, og du ender med uheldige huller. Derfor bør du afveje tidlig tilgængelighed mod et realistisk billede af, hvor fastlagt dit teams tilgængelighed reelt er.

Er det urimeligt at opkræve et depositum for en almindelig klipning?

Ved en standardklipning er en politik med registreret betalingskort (hvor der kun opkræves betaling, hvis kunden udebliver eller aflyser inden for 24 timer) som regel mere rimelig end et depositum på forhånd. Forudbetalinger for korte, billigere aftaler kan virke som en hindring for nye kunder og er sværere at begrunde, når den økonomiske risiko er begrænset. Brug kun forhåndsdepositummer til aftaler, der varer over 90 minutter, til nye kunder, der booker premiumtjenester, og til event- eller brudebookinger, hvor det ikke realistisk kan lade sig gøre at fylde tiden igen med kort varsel.

Hvordan håndterer jeg en kunde, der udebliver og derefter beder om at genbooke?

Anvend din politik konsekvent, og forklar den roligt. Hvis depositummet gik tabt i henhold til betingelserne for udeblivelse, er det tabt. Du kan sagtens genbooke kunden, men hvis du gør det uden at følge politikken, sender det signal om, at politikken kan forhandles. Et enkelt svar som "Depositummet dækkede den tid, du ikke mødte op til. Du er meget velkommen til at genbooke, og så tager vi et nyt depositum for at sikre tiden" er et rimeligt og professionelt svar. De fleste kunder accepterer det uden at brokke sig, når det er blevet forklaret tydeligt.

Hvad er den bedste måde at håndtere ferieanmodninger retfærdigt på i et lille team?

Fastlæg reglerne før sæsonen, og fortæl dem tydeligt til alle på samme tid. Uanset om du bruger først-til-mølle-princippet, et vagtplanssystem for populære uger eller en pointsbaseret feriefordeling, opnås retfærdighed ved at anvende de samme regler for alle i stedet for at træffe beslutninger fra sag til sag, hvilket uundgåeligt vil føles inkonsekvent. Bed om alle sommeranmodninger inden en bestemt dato i april, bekræft beslutningerne hurtigt, og når planen er fastlagt, så hold dig til den, medmindre der opstår en reel nødsituation.

Hvordan ved jeg, om jeg har for mange eller for få medarbejdere i løbet af sommeren?

Hvis du har adgang til udnyttelsesdata, fortæller de dig det tydeligt. Hvis dit team konsekvent er booket over 90 procent på flere dage i træk, risikerer du overbelastning. Hvis visse medarbejdere konsekvent ligger på 60 procent eller derunder, mens andre ligger over 90 procent, har du et problem med fordelingen snarere end et kapacitetsproblem. Hvis du gennemgår disse data ugentligt i løbet af sommeren i stedet for månedligt, får du god tid til at foretage justeringer, før ubalancen udvikler sig til et problem for resultaterne eller trivselen.

Sommeren er en prøvelse. Bestå den nu, ikke først i september.

De beslutninger, der afgør, hvordan din sommer forløber, træffes for det meste før juni. Den depositumspolitik, du endnu ikke har indført, den ferieplan, der stadig forhandles om, og det bookingsystem, der stadig er afhængigt af manuelle påmindelser – det er de ting, der kommer tilbage og bider dig i juli og august, når der ikke er tid til at rette op på dem midt i det hele.

Intet af det er kompliceret. Et par timers klargøring i maj er værd at investere i for at undgå ugers brandslukning hen over sommeren. Få styr på dine kapacitetsregler, gør din depositumspolitik gældende, sørg for, at dine påmindelser er automatiske, og tag feriesamtalen med dit team nu. Lad derefter sæsonen gøre, hvad sommersæsoner gør, og kom godt igennem den med både virksomheden og teamet stadig intakte.

Hvis du vil se, hvordan Fresha kan tage sig af den praktiske del af en travl sommersæson – fra automatiske depositummer og påmindelser til administration af ventelister og kapacitetsrapportering i realtid – kan du se nærmere på Fresha for virksomheder her. Det er gratis at tilmelde sig, der er ingen abonnementsgebyrer, og det er udviklet specifikt til saloner og virksomheder i skønhedsbranchen.

👉 Hvis du skal tage én ting med dig fra at læse dette, så lad det være følgende: Fastsæt dine retningslinjer for depositum, automatiser dine påmindelser, og åbn din tilgængelighed for sommeren, før travlheden sætter ind. Alle tre ting er nemme at ordne med Fresha for virksomheder – politikker for depositummer og gemte betalingskort anvendes automatisk ved booking, påmindelser sendes uden at nogen behøver at gøre noget, og dine kapacitetsdata i realtid er tilgængelige, når du har brug for dem, via Freshas rapporteringsværktøjer. 

Hvis du har haft planer om at få et ordentligt bookingsystem på plads inden sommeren, er det nu, du skal gøre det.