Quản lý ca làm việc đã lên lịch cho nhân viên
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách quản lý ca làm việc đã lên lịch cho nhân viên, bao gồm thiết lập ca làm việc lặp lại và cập nhật hoặc xóa ca làm việc cá nhân.
Trong bài viết này
Các ca làm việc đã lên lịch hoạt động như thế nào
Lên lịch ca giúp bạn quản lý thời gian làm việc của từng nhân viên, vì vậy bạn luôn biết ai còn trống lịch để thực hiện các cuộc hẹn. Ca làm việc xuất hiện trên lịch của bạn, giúp bạn dễ dàng lên lịch đặt hẹn thủ công hoặc để khách hàng đặt lịch trực tuyến.
Thêm ca làm việc đã lên lịch
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Đội ngũ.
- Trong bảng menu bên trái, chọn Các ca làm việc đã lên lịch để quản lý các ca làm việc của đội ngũ.
- Nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh tên của nhân viên – và chọn Đặt ca lặp lại để mở chế độ xem ca làm việc của họ.
- Trên bảng điều khiển bên trái của trang ca làm việc lặp lại, trong phần Loại lịch trình, chọn tần suất bạn muốn mẫu ca làm việc lặp lại. Bạn có thể chọn Mỗi tuần, 2 tuần một lần, 3 tuần một lần và 4 tuần một lần.
- Đặt Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc cho các ca làm việc này:
- Bạn có thể chọn Không bao giờ để duy trì lịch đang diễn ra hoặc chọn Ngày cụ thể để kết thúc lịch.
- Bạn có thể chọn Không bao giờ để duy trì lịch đang diễn ra hoặc chọn Ngày cụ thể để kết thúc lịch.
- Ở bên phải trang ca làm việc lặp lại, đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh mỗi ngày trong tuần mà nhân viên sẽ làm việc.
- Đối với mỗi ngày đã lên lịch, hãy điều chỉnh thời gian bắt đầu ca và thời gian kết thúc ca.
- Đã chọn nút Thêm bên cạnh thời gian kết thúc để thêm thời gian nghỉ giải lao và thêm một ca làm việc khác trong cùng ngày.
- Đã chọn nút Thêm bên cạnh thời gian kết thúc để thêm thời gian nghỉ giải lao và thêm một ca làm việc khác trong cùng ngày.
- Nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để thiết lập ca làm việc của nhân viên.
Mẫu ca làm việc lặp lại của nhân viên hiện sẽ được cập nhật dựa trên các thay đổi của bạn và lịch trống của họ sẽ được phản ánh trong lịch. Bạn có thể thực hiện theo các bước tương tự để cập nhật thêm lịch ca làm việc của họ.
Khi một nhân viên làm việc tại nhiều hơn một địa điểm của bạn, mọi cuộc hẹn của họ tại các địa điểm khác sẽ hiển thị trên lịch dưới dạng một khối màu xám có ghi tên địa điểm. Bạn có thể quản lý điều này trong Cài đặt lịch.
Cập nhật hoặc gỡ bỏ một ca làm việc đơn lẻ
-
Mở Các ca làm việc đã lên lịch từ Đội ngũ.
-
Nhấp vào ca làm việc của một nhân viên và chọn một trong các tùy chọn sau từ bảng:
- Chỉnh sửa ngày này: Cập nhật thời gian bắt đầu và kết thúc ca trong cửa sổ bật lên. Nhấp vào nút Lưu để áp dụng các thay đổi.
- Xóa ca làm việc này: Xóa vĩnh viễn ca làm việc khỏi lịch của nhân viên. Một cửa sổ bật lên xác nhận sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn xác nhận việc xóa.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa ca làm việc bằng cách chọn nhân viên trong lịch của mình và chọn Chỉnh sửa ca làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Các ca làm việc đã lên lịch được chỉnh sửa riêng cho từng nhân viên, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn lịch trống của từng người.
Fresha ngăn chặn việc đặt lịch trùng bằng cách tự động chặn các khoảng thời gian không làm việc trên tất cả các Địa điểm để tránh xung đột. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này tại cửa hàng và bạn sẽ nhận được cảnh báo nếu nhân viên đã được đặt vào thời điểm đó. Nếu các Địa điểm của bạn cách xa nhau, chúng tôi đề xuất nên lên lịch các ca cố định để tránh trùng lặp và đảm bảo có thời gian di chuyển giữa các Cuộc hẹn.
Giờ mở cửa của doanh nghiệp và ca làm việc của nhân viên được quản lý riêng biệt, giúp bạn linh hoạt đặt giờ mở cửa chung đồng thời điều chỉnh lịch trống cho từng nhân viên. Khách hàng chỉ có thể đặt trong ca làm việc đã lên lịch của nhân viên, đảm bảo các cuộc hẹn khớp với lịch trống thực tế.
Nếu ca làm việc đã lên lịch của bạn bắt đầu trước hoặc kéo dài quá giờ mở cửa, bạn có thể sử dụng thời gian bị chặn để đảm bảo khách hàng chỉ đặt khi bạn có thể nhận cuộc hẹn.
Nếu một nhân viên sắp thôi việc và bạn muốn dừng nhận đặt lịch hẹn trực tuyến trong tương lai, bạn có thể xóa ca làm việc đã lên lịch của họ từ một ngày cụ thể trở đi. Vào trang ca làm việc đã lên lịch, nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh tên của họ, chọn Xóa tất cả ca làm việc và chọn ngày mà từ đó họ sẽ không còn nhận đặt lịch hẹn nữa.
Bạn có thể thêm tối đa 10 ca mỗi ngày cho mỗi nhân viên, giúp bạn có nhiều sự linh hoạt để tùy chỉnh các ca làm việc.
Để nhân viên không còn hiển thị là đã đặt khi họ được lên lịch tại một địa điểm khác, hãy mở danh mục Lên lịch từ Cài đặt, sau đó chọn Thời gian và Lịch. Trong Cài đặt lịch, chọn Chỉnh sửa, sau đó bỏ chọn Hiển thị khi nhân viên đã đặt tại một địa điểm khác.
