การจองบริการช่วงฤดูร้อน: ความสำเร็จของร้านเสริมสวยในช่วงฤดูร้อน

ฤดูร้อนเป็นช่วงเวลาที่เจ้าของร้านเสริมสวยทุกคนรอคอย ตารางนัดเต็ม รายได้ไหลเข้ามา และบรรยากาศในร้านเสริมสวยคึกคักอย่างแท้จริง ซึ่งไม่เกิดขึ้นแบบนี้ในช่วงเวลาอื่นของปี โอกาสนี้มีอยู่จริงและพร้อมให้คุณคว้าไป เพียงแค่คุณเตรียมตัวให้พร้อมที่สุดเท่าที่จะทำได้ ง่ายใช่ไหมล่ะ

การใช้ประโยชน์จากช่วงฤดูร้อนให้คุ้มค่าที่สุดไม่ใช่แค่การรับการจองให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ สิ่งสำคัญคือการรับการจองที่เหมาะสม การรักษาขีดความสามารถที่มีอยู่ และการดำเนินงานที่ราบรื่น ไม่ล้มครืนลงเพราะความวุ่นวายจากปริมาณงานที่มากเกินไป ร้านเสริมสวยที่ทำได้ดีในเรื่องนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นร้านที่ใหญ่ที่สุดหรือมีพนักงานมากที่สุดเสมอไป พวกเขาคือร้านที่วางแผนอย่างรอบคอบก่อนที่ฤดูที่วุ่นวายจะใกล้จะเริ่ม แทนที่จะมารับมือกับปัญหาเมื่อเกิดขึ้นแล้ว และ Fresha มีเครื่องมือการจัดการและระบบการจองที่ทันสมัยที่สุดในตลาด เพื่อช่วยคุณในฤดูร้อนนี้

คู่มือนี้ครอบคลุม 5 ด้านที่สร้างความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดในทางปฏิบัติ ได้แก่ การวางแผนขีดความสามารถในการรองรับ ค่ามัดจำและนโยบายการยกเลิก การลดปัญหาการไม่มาตามนัด การจัดการรายชื่อรอคิว และการดูแลให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นตลอดช่วงไฮซีซัน คุณสามารถลงมือทำได้ทั้งหมดตั้งแต่ตอนนี้ ก่อนที่ฤดูกาลจะเริ่มขึ้นอย่างเต็มรูปแบบ

Fox & Vamp, ลอนดอน

การวางแผนกำลังการรองรับอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในช่วงฤดูร้อนคือการรับจองเกินจำนวนที่รองรับได้ ไม่ใช่การจองซ้ำซ้อนแบบที่เห็นได้ชัด แต่เป็นแบบที่เกิดขึ้นเงียบๆ และสร้างความเสียหายมากกว่า คือการพยายามเบียดการนัดหมายเพิ่มอีกหนึ่งครั้งเข้าไปในทุกช่วงเวลา เปิดช่องเวลาสำหรับวอล์กอินเพิ่ม และรับทุกคำขอจนกระทั่งปฏิทินดูเต็มตามหลักทฤษฎี แต่ปฏิบัติจริงไม่ได้เลย

ขีดความสามารถที่แท้จริงไม่ใช่จำนวนการนัดหมายสูงสุดที่เก้าอี้ของคุณรองรับได้ แต่หมายถึงจำนวนที่ทีมของคุณสามารถให้บริการได้อย่างดีและสม่ำเสมอต่อเนื่องหลายสัปดาห์ โดยที่คุณภาพไม่ลดลงและความเครียดไม่ถึงระดับที่รับมือไม่ไหว ตัวเลขทั้งสองนั้นมักจะแตกต่างกันมาก

เริ่มต้นด้วยข้อมูลจากฤดูร้อนที่ผ่านมา

หากคุณมีข้อมูลการจองจากฤดูร้อนที่ผ่านมา นั่นเป็นเครื่องมือวางแผนที่มีประโยชน์ที่สุดในเครื่องมือเดียวของคุณ ดูว่าสัปดาห์ไหนมีจำนวนนัดจริงที่น้อยกว่าความจุ สัปดาห์ไหนมีการจองเกินจำนวน บริการใดทำให้เกิดปัญหาในการจัดตารางเวลามากที่สุด และสัปดาห์ไหนมีการยกเลิกในนาทีสุดท้ายหรือการไม่มาตามนัดมากที่สุด รูปแบบนั้นจะกลับมาเกิดขึ้นอีกในปีนี้ในลักษณะที่คล้ายกันโดยรวม เว้นแต่คุณจะลงมือเปลี่ยนแปลงบางอย่างอย่างจริงจัง

ใน Fresha รายงานและข้อมูลวิเคราะห์ของคุณจะแสดงจำนวนการนัดหมาย อัตราการใช้งานของสมาชิกในทีม และรูปแบบการยกเลิกในช่วงวันที่ใดก็ได้หาก คุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา ซึ่งมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกระบบรายงานและข้อมูลวิเคราะห์ของเรา การเปรียบเทียบกับช่วงเดือนมิถุนายนถึงสิงหาคมของปีที่แล้วจะช่วยให้คุณมีข้อมูลพื้นฐานสำหรับการวางแผนขีดความสามารถของปีนี้ได้ก่อนที่ฤดูกาลจะเริ่ม แทนที่จะมาค้นพบแนวโน้มเอาเมื่อเข้าสู่ฤดูกาลแล้ว

เพิ่มเวลาสำรองไว้

การนัดหมายในช่วงฤดูร้อนมักใช้เวลานานกว่าช่วงอื่นๆ ของปี ลูกค้าที่มาทำสีมักมีคำขอที่ซับซ้อนกว่าเดิม ลูกค้าใหม่ต้องการการปรึกษาที่ยาวนานขึ้น หรือผู้คนอาจอยู่ในโหมดวันหยุดและไม่รีบร้อนที่จะไปต่อ การจัดตารางนัดหมายโดยไม่เว้นช่วงพักระหว่างนัดใช้ได้ดีในวันอังคารที่ค่อนข้างปกติของเดือนกุมภาพันธ์ ในวันเสาร์ของเดือนกรกฎาคมที่มีลูกค้าจองเต็ม การนัดหมายเกินเวลาเพียงครั้งเดียวก็ส่งผลกระทบต่อทั้งวัน

กฎง่ายๆ ที่ใช้ได้จริง: ในช่วงสัปดาห์ที่มีลูกค้ามาก ให้เพิ่มเวลาสำรอง 10 ถึง 15 นาทีสำหรับทุกการนัดหมายทำสีผมและทุกการนัดหมายลูกค้าใหม่ อาจฟังดูเหมือนการสูญเสียรายได้ แต่จริงๆ แล้วเป็นการปกป้องรายได้ที่คุณมีอยู่แล้ว ลูกค้าที่ต้องรอนานเกิน 45 นาทีหลังจากเวลานัดหมายจะไม่กลับมาจองอีก เครื่องมือจัดตารางเวลาขั้นสูงของเราช่วยคุณในเรื่องนี้ได้ ทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้นในทุกฤดูกาล

กำหนดรอบบริการที่มีความต้องการสูง

บริการแต่ละอย่างไม่ได้มีความซับซ้อนในการจัดตารางเวลาเหมือนกันทั้งหมด เมื่อวางแผนตารางเวลาช่วงซัมเมอร์ การนัดทำสีผม การเตรียมตัวสำหรับงานแต่งงานและงานอีเวนต์ รวมถึงการจองบริการหลายอย่างควรถือปฏิบัติแตกต่างจากการตัดผมหรือเป่าไดร์แบบมาตรฐาน ลองสงวนเก้าอี้ทำสีบางส่วนไว้สำหรับการนัดหมายทำสีที่จองล่วงหน้าในช่วงสัปดาห์ที่มีลูกค้ามาก โดยไม่เปิดให้บริการวอล์กอินหรือการจองในวันเดียวกัน ซึ่งลูกค้าอาจมีความต้องการที่เรียบง่ายกว่ามาก

Iasmina Ionescu ผู้จัดการฝ่ายการตลาดเนื้อหาของ Fresha กล่าวว่า: "ฤดูร้อนเป็นช่วงเวลาที่แยกแยะร้านเสริมสวยที่มีแผนไว้กับร้านที่ตื่นตระหนก และความแตกต่างนั้นมักจะขึ้นอยู่กับการมีเครื่องมือที่เหมาะสมก่อนที่จะเข้าสู่ช่วงเวลาที่วุ่นวาย 

Fresha ช่วยแบ่งเบาภาระการดำเนินงานของคุณ ด้วยการวางเงินมัดจำอัตโนมัติ การเตือนความจำ และความพร้อมให้บริการแบบเรียลไทม์ คุณจะได้มีเวลาทุ่มเทให้กับลูกค้าที่นั่งอยู่บนเก้าอี้บริการ แทนที่จะยุ่งกับเรื่องวุ่นวายเบื้องหลัง"

นโยบายค่ามัดจำและการยกเลิกเมื่อใช้บริการ Fresha

หากคุณยังไม่มีนโยบายเรียกเก็บค่ามัดจำสำหรับการจองช่วงฤดูร้อน ฤดูร้อนนี้อาจเป็นช่วงเวลาที่เหมาะจะเริ่มใช้นโยบายดังกล่าว ไม่ใช่เพราะลูกค้าของคุณไม่น่าไว้ใจ แต่เป็นเพราะค่าใช้จ่ายจากการไม่มาตามนัดในวันฤดูร้อนที่มีลูกค้าจองเต็มมีจำนวนมาก และการป้องกันที่มีประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียวคือการป้องกันทางการเงิน

นโยบายค่ามัดจำยังช่วยปรับปรุงคุณภาพการจองของคุณด้วย ลูกค้าที่จ่ายเงินมัดจำเพื่อยืนยันการนัดหมายจะให้ความสำคัญกับการนัดหมายนั้นแตกต่างจากลูกค้าที่จองไว้แบบไม่ผูกมัดและไม่มีความตั้งใจจริง นโยบายค่ามัดจำมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตัวเลือกอย่างการยกเลิกก่อน 24 ชั่วโมงหรือ 48 ชั่วโมง ซึ่งช่วยให้ลูกค้ามีความยืดหยุ่น แต่คุณก็มั่นใจได้ด้วย เราทำให้การดำเนินการนี้เป็นเรื่องง่ายสุดๆ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา

ควรเรียกเก็บค่าบริการอะไรและเมื่อไร

ค่ามัดจำจะแตกต่างกันไปตามบริการและตลาด แต่มีกรอบการทำงานที่มีประโยชน์ดังนี้:

• สำหรับบริการทำสี บาลายาจ และการนัดหมายที่มีระยะเวลาเกิน 90 นาที: เก็บค่ามัดจำ 25 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของราคาบริการเมื่อทำการจอง
• สำหรับการนัดหมายบริการงานแต่งงานและปาร์ตี้เจ้าสาว: ค่ามัดจำ 50 เปอร์เซ็นต์โดยไม่สามารถขอคืนได้ และต้องชำระยอดคงเหลือก่อนการนัดหมาย 48 ชั่วโมง
• สำหรับลูกค้าใหม่ที่จองบริการพรีเมียม: ค่ามัดจำจำนวนไม่มากนักที่ 25 ถึง 45 ดอลลาร์สหรัฐฯ ก็เพียงพอที่จะกรองการจองแบบเก็งกำไรออกไปได้ โดยไม่รู้สึกว่าเป็นอุปสรรคต่อลูกค้าที่จริงใจ
• สำหรับการตัดผมแบบมาตรฐานและการนัดหมายที่ใช้เวลาน้อยกว่า: การเก็บเงินมัดจำมีความจำเป็นน้อยลง แต่การใช้นโยบายบัตรที่ลงทะเบียนไว้ (ซึ่งจะเรียกเก็บเงินในกรณีที่ยกเลิกช้าหรือไม่มาตามนัด) ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกัน โดยลดความยุ่งยากในการจองลง

Fox & Vamp, ลอนดอน

วิธีสื่อสารนโยบาย

การพูดคุยเรื่องค่ามัดจำจะดูอึดอัดก็ต่อเมื่อคุณมองว่ามันอึดอัดเอง นี่เป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐาน และลูกค้าส่วนใหญ่คาดว่าจะมีการเก็บเงินมัดจำสำหรับการนัดหมายระดับพรีเมียมหรือการนัดหมายที่ใช้เวลานาน อธิบายให้เข้าใจง่ายๆ ว่า "เราเรียกเก็บค่ามัดจำเพื่อยืนยันการจองของคุณค่ะ/ครับ" ซึ่งจะนำไปหักออกจากยอดรวมของคุณในวันนั้น" นั่นคือคำอธิบายทั้งหมดที่จำเป็นในกรณีส่วนใหญ่

ระบุช่วงเวลายกเลิกอย่างชัดเจน: โดยปกติแล้วจะเป็น 24 ถึง 48 ชั่วโมง เพื่อให้เราคืนค่ามัดจำหรือโอนไปยังการนัดหมายอื่นได้ ลูกค้าที่ยกเลิกการนัดหมายภายในช่วงเวลานั้นจะเสียค่ามัดจำ นี่ไม่ใช่การลงโทษ แต่เป็นการสะท้อนให้เห็นว่าการยกเลิกช้าหลังจากจองแล้วทำให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายจริง

ใน Fresha คุณสามารถตั้งค่าค่ามัดจำสำหรับแต่ละประเภทบริการได้ โดยระบบจะคิดค่ามัดจำโดยอัตโนมัติตอนชำระเงินระหว่างการจองออนไลน์ ลูกค้าจ่ายค่ามัดจำตอนจอง แล้วจ่ายส่วนที่เหลือในวันนั้น โดยคุณไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง เครื่องมือการชำระเงินของ Fresha  ยังรองรับนโยบายการใช้บัตรที่บันทึกไว้สำหรับการยกเลิกช้า ซึ่งช่วยปกป้องคุณได้โดยไม่ต้องเรียกเก็บเงินล่วงหน้าทุกครั้งที่จอง

การลดการไม่มาตามนัด

การไม่มาตามนัดเป็นสิ่งที่สร้างความรบกวนมากที่สุดในร้านเสริมสวยช่วงฤดูร้อน การนัดหมายทำสีผมที่ลูกค้าไม่มาตามนัดในเวลา 10 โมงเช้าของวันเสาร์ในเดือนกรกฎาคม ไม่ใช่แค่การจองที่พลาดไปครั้งเดียว มันเป็นช่วงเวลาว่างที่ไม่สามารถเติมเต็มได้ในเวลาอันสั้น สมาชิกในทีมต้องยืนอยู่เฉยๆ ในช่วงเวลาที่คุณมีลูกค้ามากที่สุด และรายได้ก็หายไปอย่างนั้นแหละ

ข่าวดีก็คือ การไม่มาตามนัดส่วนใหญ่มักไม่ได้เกิดจากเจตนาไม่ดี สาเหตุเกิดจากลูกค้าลืม จำวันที่ผิด หรือคิดว่าสามารถยกเลิกการนัดหมายได้ในนาทีสุดท้ายโดยไม่มีผลกระทบใดๆ ปัญหาทั้งหมดนี้แก้ไขได้ด้วยระบบที่เหมาะสม

การเตือนความจำอัตโนมัติ

การเตือนการนัดหมายที่ส่งล่วงหน้า 48 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัด ตามด้วยการเตือนครั้งที่สองอีก 24 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัด ช่วยลดการไม่มาตามนัดได้อย่างมาก การเตือนความจำ 48 ชั่วโมงช่วยให้ลูกค้ามีเวลายกเลิกการนัดหมายอย่างเพียงพอ และคุณก็มีเวลาเพียงพอที่จะจัดการให้มีคนมารับบริการแทนในกรณีที่ลูกค้ายกเลิก การเตือนความจำรอบ 24 ชั่วโมงจะช่วยเตือนลูกค้าที่ได้รับข้อความเตือนครั้งแรกแล้ว แต่ยังไม่ได้ดำเนินการใดๆ

Fresha ส่งการเตือนความจำอัตโนมัติทาง SMS และอีเมลเป็นมาตรฐาน คุณสามารถกำหนดเวลาและเนื้อหาข้อความผ่านการตั้งค่าธุรกิจของคุณได้และระบบจะจัดการการส่งโดยทีมของคุณไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง สำหรับการนัดหมายที่มีมูลค่าสูง (การทำสี การจัดแต่งผมสำหรับงานแต่งงาน หรือการจองใดๆ ที่ใช้เวลามากกว่าสองชั่วโมง) คุณควรเพิ่มข้อความส่วนตัวจากสไตลิสต์ในวันก่อนหน้าด้วย การใช้การเตือนความจำอัตโนมัติร่วมกับความเป็นกันเองมีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้แต่ละอย่างเพียงอย่างเดียวอย่างเห็นได้ชัด

การคลิกยืนยัน

การเตือนความจำที่ขอให้ลูกค้ายืนยันว่าจะมาตามนัด (แทนที่จะแค่แจ้งเตือนเฉยๆ) จะช่วยให้คุณทราบล่วงหน้าได้ว่าอาจมีการไม่มาตามนัด หากลูกค้าไม่ยืนยันภายในช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถติดต่อกลับไปล่วงหน้าได้ แทนที่จะมารู้ทีหลังเมื่อลูกค้าไม่มาตามนัด

นโยบายการยกเลิกล่าช้าที่ชัดเจนและมีการบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอ

ปัจจัยสำคัญที่สุดที่ทำให้เกิดการไม่มาตามนัดซ้ำๆ คือ ความไม่สม่ำเสมอ หากลูกค้าทราบว่านโยบายการยกเลิกของคุณบางครั้งก็บังคับใช้ แต่บางครั้งก็ยกเว้นได้หากมีเหตุผลที่ฟังขึ้น ลูกค้าก็จะมองว่านโยบายนี้ไม่บังคับ การบังคับใช้นโยบายด้วยความสุภาพแต่อย่างสม่ำเสมอตั้งแต่ครั้งแรก จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและเคารพนโยบาย แทนที่จะพยายามทดสอบขอบเขต

นี่ไม่ได้หมายความว่าต้องเข้มงวดกับลูกค้าในกรณีฉุกเฉินที่แท้จริง หมายความว่าไม่ควรรับภาระค่าใช้จ่ายจากการยกเลิกนัดหมายนาทีสุดท้ายที่หลีกเลี่ยงได้เป็นประจำ เพียงเพราะรู้สึกอึดอัดที่จะพูดคุยเรื่องนี้ เวลาของทีมคุณมีค่า และนโยบายก็ปกป้องเวลานั้น

แอนนาเบลล์ ทอรูอา ผู้เชี่ยวชาญด้านความงามของ Fresha กล่าวว่า "ร้านเสริมสวยที่รับมือกับฤดูร้อนได้ดีที่สุดมักมีสองสิ่งที่เหมือนกัน คือ นโยบายค่ามัดจำที่ปฏิบัติตามจริง และการเตือนความจำอัตโนมัติเพื่อไม่ให้มีอะไรหลุดรอด ทั้งสองอย่างนั้นไม่ได้ต้องใช้การดำเนินการที่ยุ่งยากใหญ่โตแต่อย่างใด 

แค่ตั้งค่าครั้งเดียว แล้วปล่อยให้ระบบทำงานเอง มันเปลี่ยนความรู้สึกในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายอย่างแท้จริง"

การจัดการรายชื่อรอคิวผ่าน Fresha 

ทุกครั้งที่มีการยกเลิกในช่วงฤดูร้อน ก็ถือเป็นโอกาสที่จะนำลูกค้าที่ต้องการเข้ามาใช้บริการอยู่แล้วมาเติมช่องว่างนั้นได้ การจัดการรายชื่อรอคิวอย่างกระตือรือร้นจะช่วยเปลี่ยนช่องว่างเหล่านั้นให้กลายเป็นรายได้จำนวนมาก ซึ่งมิฉะนั้นอาจสูญเสียไป คุณยังสามารถ เสนอส่วนลดสำหรับคิวนาทีสุดท้ายเพื่อกระตุ้นให้มีการจองคิวในปฏิทินมากขึ้นในช่วงที่มีผู้ใช้บริการน้อยได้ด้วย

คำสำคัญคือ 'อย่างต่อเนื่อง' รายชื่อรอคิวที่อยู่ในสมุดบันทึกหรือเป็นเพียงบันทึกในใจว่า "เช็คว่ามีใครอยากจองเวลาไหม" จะให้ผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ารายชื่อรอคิวที่จัดการอย่างเป็นระบบ นี่คือวิธีจัดการให้ถูกต้อง

• จัดทำและอัปเดตรายการลูกค้าที่ขอทำการนัดหมาย แต่ไม่มีช่วงเวลาว่างตอนที่โทรมาหรือพยายามจอง เมื่อมีคิวว่างเปิดแล้ว พวกเขาคือลูกค้ามุ่งหวังที่มีแนวโน้มสูงสุดของคุณ
• เมื่อมีการยกเลิกเข้ามา ให้ติดต่อลูกค้าคนแรกในรายชื่อรอคิวทันที ความรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ เพราะลูกค้าในช่วงฤดูร้อนมักมีช่วงเวลาที่พร้อมให้บริการได้จำกัด หากมีช่วงเวลาเปิดให้จองในวันพุธ คุณต้องจองให้เต็มภายในบ่ายวันพุธ มิฉะนั้นมีแนวโน้มว่าช่วงเวลาดังกล่าวจะยังว่างอยู่
• ให้เวลาลูกค้าในรายชื่อรอคิวตอบกลับสั้นๆ (สองถึงสี่ชั่วโมงสำหรับคิวในวันเดียวกันหรือวันถัดไป) ก่อนจะข้ามไปหาคนถัดไปในรายชื่อ การปล่อยให้ช่วงเวลานั้นค้างอยู่โดยรอการตอบกลับที่อาจไม่มา ทำให้คุณเสียมากกว่าที่ลูกค้าจะเสียเพราะแรงกดดันด้านเวลา
• ลองพิจารณาใช้รายชื่อรอคิวเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีมที่เป็นที่ต้องการมากที่สุด ลูกค้าที่ต้องการสไตลิสต์คนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ มักจะยินดีรอช่วงเวลานั้นโดยเฉพาะ แทนที่จะรับช่วงเวลาที่เทียบเท่ากันกับสไตลิสต์คนอื่น

ระบบการจองออนไลน์ของ Fresha จะบันทึกและจัดการคำขอเข้าคิวรอโดยอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนเมื่อมีคิวที่ตรงตามความต้องการว่างขึ้น แทนที่จะต้องมานั่งไล่เช็ครายชื่อด้วยตัวเอง แพลตฟอร์มจะจัดการเรื่องการแจ้งเตือนและขั้นตอนการจองใหม่ให้เอง ทำให้ฝ่ายต้อนรับของคุณไม่ต้องเสียเวลาทั้งฤดูร้อนไปกับการโทรตามหาคนมาจองแทนคิวที่ถูกยกเลิก

รักษาทีมของคุณให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงไฮซีซั่น

รายได้ไม่ใช่สิ่งเดียวที่ต้องคำนึงถึงในช่วงฤดูร้อน ทีมของคุณก็เช่นกัน ร้านเสริมสวยที่ผ่านเดือนสิงหาคมมาได้อย่างราบรื่น คือร้านที่เจ้าของให้ความสำคัญกับขีดความสามารถของทีมอย่างเข้มงวดพอๆ กับที่ให้ความสำคัญกับขีดความสามารถในการรองรับลูกค้า สไตลิสต์ที่หมดไฟไปแล้วเมื่อสิ้นเดือนกรกฎาคมคงไม่สามารถมอบงานคุณภาพที่สมกับคิวจองเดือนสิงหาคมที่เต็มแน่นตามที่คุณวางแผนไว้ได้

การจัดตารางเวลาวันหยุด

ช่วงฤดูร้อนเป็นช่วงที่ทีมของคุณต้องการเวลาหยุดงานมากที่สุด และเป็นช่วงที่คุณไม่สามารถรับมือกับปัญหาการขาดแคลนพนักงานได้เลย ไม่มีทางออกที่สมบูรณ์แบบสำหรับความตึงเครียดนี้ แต่มีวิธีจัดการที่ให้ความรู้สึกว่าเป็นธรรมและเหมาะกับการดำเนินงาน

กำหนดช่วงเวลาให้ขอวันหยุดช่วงฤดูร้อนล่วงหน้าแต่เนิ่นๆ การขอให้ส่งคำขอลาทั้งหมดภายในสิ้นเดือนเมษายนจะทำให้คุณสามารถตัดสินใจ แจ้งผลการตัดสินใจอย่างชัดเจน และวางแผนการจัดคนมาช่วยงานไว้ล่วงหน้า ก่อนที่ฤดูกาลจะมาถึง แทนที่จะต้องมาจัดการแบบเร่งด่วนในเดือนมิถุนายน การใช้ระบบใครมาก่อนได้ก่อนเทียบกับระบบหมุนเวียนสำหรับสัปดาห์ที่เป็นที่นิยมเป็นการตัดสินใจด้านนโยบายที่แต่ละธุรกิจจะทำแตกต่างกัน แต่การมีนโยบายที่ชัดเจนดีกว่าการตัดสินใจแบบเฉพาะกิจซึ่งก่อให้เกิดความไม่พอใจ ระบบจัดตารางเวลาของเราเป็นผู้นำในตลาด ช่วยให้คุณและทีมทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเวลาหยุดงานได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา

หากเป็นไปได้ ให้จัดลำดับการทำงานทดแทนในช่วงสัปดาห์ที่มีงานคับคั่งให้กระจายกันไป หากคุณมีสไตลิสต์ 4 คน และมี 2 คนต้องการหยุดในสัปดาห์สุดท้ายของเดือนกรกฎาคม คำถามไม่ใช่ว่าควรอนุมัติหรือไม่ แต่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีก 2 คนที่เหลือจะไม่ต้องทำงานหนักเกินไปในสัปดาห์นั้น การจ้างฟรีแลนซ์ที่เชื่อถือได้หรือสไตลิสต์มาครอบคลุมในช่วงสัปดาห์ที่มีลูกค้ามากเป็นตัวเลือกที่ดีและคุ้มค่ากับการจัดงบประมาณ

Fox & Vamp, ลอนดอน

จังหวะการทำงาน ไม่ใช่แค่ปริมาณงาน

ทีมที่ทำงานเต็มกำลังต่อเนื่องเป็นเวลา 12 สัปดาห์ จะมีประสิทธิภาพลดลงในเดือนกันยายนและตุลาคม เมื่อเข้าสู่ช่วงหลังฤดูร้อนที่เงียบเหงาลง การจัดตารางเวลาในช่วงฤดูร้อนโดยจงใจให้มีวันที่เบาๆ ไม่ได้ทำให้สูญเสียรายได้ แต่เป็นการบำรุงรักษา

ในทางปฏิบัติ: กำหนดเวลาที่ปลอดจากลูกค้าไว้หนึ่งหรือสองชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับสไตลิสต์แต่ละคน เพื่อใช้ทำธุรการ พัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง (CPD) หรือแค่มีช่วงพักกลางวันที่เหมาะสม วันหยุดที่ได้รับการคุ้มครองสัปดาห์ละหนึ่งวัน ซึ่งไม่ถูกบั่นทอนทีละนิดด้วยคำว่า "แค่รับนัดอีกสักครั้ง" กำหนดเวลาสิ้นสุดวันอย่างชัดเจนและปฏิบัติตาม แทนที่จะถือเป็นแค่คำแนะนำเมื่อวันทำงานเลยเวลา

ถามไถ่ ไม่ใช่แค่เรื่องผลงานเท่านั้น

การสนทนากันในทีมที่สำคัญที่สุดในช่วงฤดูร้อนไม่ใช่ "เราทำได้ตามเป้าหมายหรือเปล่า" แต่คือ "คุณเป็นอย่างไรบ้าง" อาการหมดไฟไม่ได้แสดงออกอย่างชัดเจน อาการมักจะแสดงออกในรูปแบบเล็กๆ น้อยๆ เช่น ใช้เวลาให้บริการนานขึ้น การให้คำปรึกษาสั้นลง การขายเพิ่มลดลง และการลาป่วยบ่อยขึ้น ผู้จัดการที่ถามไถ่อย่างสม่ำเสมอและจริงใจมีแนวโน้มที่จะสังเกตเห็นสัญญาณได้เร็วกว่าผู้จัดการที่เพิ่งจะรู้ตัวก็ตอนที่ตัวเลขประสิทธิภาพลดลงแล้ว มาดูเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญของเราที่ Fresha กัน:

การตั้งค่าบัญชี Fresha ของคุณให้พร้อมรับฤดูร้อน

สิ่งที่อธิบายไว้ในบทความนี้ส่วนใหญ่จะทำได้ง่ายขึ้นมาก หากระบบการจองของคุณช่วยจัดการงานหนักต่างๆ ให้เอง สิ่งที่ควรเช็คหรือตั้งค่าก่อนถึงช่วงไฮของฤดูกาล:

• มีการใช้กฎค่ามัดจำตามประเภทบริการ ดังนั้นสำหรับการนัดหมายระยะยาว ระบบจะเก็บค่ามัดจำโดยอัตโนมัติเมื่อจอง โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง
• ตั้งค่าการส่งข้อความเตือนความจำอัตโนมัติไว้ที่ 48 ชั่วโมงและ 24 ชั่วโมง โดยในข้อความจะระบุนโยบายการยกเลิกด้วย เพื่อให้ลูกค้าได้รับการเตือนในทุกจุดสัมผัส
• เปิดให้จองออนไลน์สำหรับเมนูช่วงฤดูร้อนทั้งหมดของคุณ รวมถึงบริการตามฤดูกาลใหม่ๆ ที่คุณเพิ่มเข้ามา เพื่อให้ลูกค้าจองด้วยตนเองได้ แทนที่จะต้องโทรหรือส่งข้อความ
• ตั้งค่าบล็อกความพร้อมให้บริการสำหรับช่วงวันหยุดของสมาชิกในทีม เพื่อให้ระบบการจองแสดงความพร้อมให้บริการตามจริง แทนที่จะแสดงช่วงเวลาที่ไม่สามารถจองได้
• ตั้งค่ารายงานไว้เพื่อตรวจสอบอัตราการใช้งานรายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน คุณจะได้สังเกตเห็นรูปแบบการใช้งานที่เกินกำลังรับไหวได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา แทนที่จะมารู้ทีหลัง

หากคุณยังไม่ได้ใช้ Fresha และจัดการการจองผ่านทั้งโทรศัพท์, ข้อความ Instagram, และสมุดบันทึกกระดาษ ช่วงฤดูร้อนเป็นช่วงที่วิธีการนั้นจะสร้างความเสียหายอย่างแท้จริง Fresha สำหรับธุรกิจมีหุ้นส่วนกว่า 130,000 รายที่ไว้วางใจให้เราจัดการเวลาของพวกเขาและเวลาที่ประหยัดจากการจัดการการจองด้วยตนเองในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายนั้นจะคุ้มค่าเกือบทันที ลูกค้าของคุณจองทางออนไลน์ ค่ามัดจำจะถูกเก็บโดยอัตโนมัติ การเตือนความจำจะถูกส่งออกไปโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีใครมานั่งส่งเอง และคุณมีข้อมูลที่ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีดำเนินธุรกิจในช่วงฤดูกาลนั้น

คำถามที่เจ้าของร้านเสริมสวยมักถามเกี่ยวกับการจัดการการจองในช่วงฤดูร้อน

ฉันควรเปิดให้จองช่วงฤดูร้อนล่วงหน้าได้นานแค่ไหน?

การเปิดให้จองล่วงหน้าหกถึงแปดสัปดาห์ก่อนช่วงที่คาดว่าจะพีคสุด ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี สำหรับร้านเสริมสวยที่มีสไตลิสต์ที่ได้รับความนิยมสูง ลูกค้าบางคนจะต้องการจองล่วงหน้าไกลขึ้น การเปิดช่วงเวลาให้จองล่วงหน้า 8 ถึง 10 สัปดาห์สำหรับการนัดหมายในเดือนมิถุนายนและกรกฎาคมจะช่วยให้คุณดึงดูดลูกค้ากลุ่มนี้ได้ก่อนที่พวกเขาจะไปใช้บริการที่อื่น ความเสี่ยงของการเปิดให้จองล่วงหน้านานเกินไปคือ ตารางเวลาของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลง แล้วสุดท้ายก็เกิดช่องว่างที่ไม่สะดวก จึงควรหาจุดสมดุลระหว่างการเปิดให้จองล่วงหน้าแต่เนิ่นๆ กับการมองอย่างสมจริงว่าความพร้อมให้บริการของทีมคุณถูกล็อกไว้แน่นแค่ไหนกันแน่

การเรียกเก็บค่ามัดจำสำหรับการตัดผมแบบมาตรฐานนั้นไม่สมเหตุสมผลหรือไม่?

สำหรับการตัดผมแบบมาตรฐาน โดยทั่วไปแล้ว นโยบายการเก็บเงินจากบัตรที่บันทึกไว้ (ซึ่งจะเรียกเก็บเงินเฉพาะในกรณีที่ลูกค้าไม่มาตามนัดหรือยกเลิกการนัดหมายภายใน 24 ชั่วโมง) จะเหมาะสมกว่าการเก็บค่ามัดจำล่วงหน้า การเรียกเก็บค่ามัดจำล่วงหน้าสำหรับการนัดหมายที่ใช้เวลาสั้นและมีค่าบริการไม่สูงอาจทำให้ลูกค้าใหม่รู้สึกอึดอัด และยิ่งยากที่จะอธิบายเหตุผลเมื่อความเสี่ยงทางการเงินอยู่ในระดับต่ำ เก็บเงินมัดจำล่วงหน้าสำหรับการนัดหมายที่ใช้เวลามากกว่า 90 นาที สำหรับลูกค้าใหม่ที่จองบริการพรีเมียม และสำหรับการจองสำหรับอีเวนต์หรืองานแต่งงาน ซึ่งไม่สามารถหาคนมาแทนที่ได้ในเวลาอันสั้น

ฉันจะจัดการกับลูกค้าที่ไม่มาตามนัด แล้วมาขอจองอีกได้อย่างไร

ใช้นโยบายของคุณอย่างสม่ำเสมอ และอธิบายอย่างใจเย็น หากค่ามัดจำถูกริบตามเงื่อนไขกรณีไม่มาตามนัด ค่ามัดจำนั้นก็ถือว่าถูกริบไปแล้ว คุณสามารถจองอีกให้ลูกค้าได้อย่างแน่นอน แต่หากทำโดยไม่ใช้นโยบาย ก็เป็นการส่งสัญญาณว่านโยบายสามารถต่อรองได้ การตอบแบบตรงไปตรงมาว่า "ค่ามัดจำนั้นใช้ครอบคลุมช่วงเวลาที่คุณพลาดไป ยินดีให้คุณจองอีกครั้ง และเราจะเก็บค่ามัดจำใหม่เพื่อยืนยันการจอง" เป็นคำตอบที่สมเหตุสมผลและเป็นมืออาชีพ เมื่อได้รับคำอธิบายอย่างชัดเจน ลูกค้าส่วนใหญ่จะตอบรับโดยไม่มีข้อร้องเรียน

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการคำขอเลือกวันหยุดอย่างเป็นธรรมในทีมขนาดเล็กคืออะไร?

กำหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าก่อนเข้าฤดูกาล และสื่อสารให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนพร้อมกัน ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีมาก่อนได้ก่อน ใช้ระบบเวรสำหรับสัปดาห์ที่คนนิยมขอ หรือใช้วิธีจัดสรรวันหยุดตามคะแนน ความเป็นธรรมจะเกิดขึ้นเมื่อใช้กฎเดียวกันกับทุกคน แทนที่จะตัดสินเป็นรายกรณี ซึ่งจะทำให้รู้สึกไม่สอดคล้องกันได้อย่างเลี่ยงไม่ได้ ขอให้ทุกคนส่งคำขอวันหยุดช่วงฤดูร้อนภายในวันที่กำหนดในเดือนเมษายน ยืนยันการตัดสินใจโดยเร็ว และเมื่อจัดตารางเวลาแล้ว ให้ยึดตามนั้น เว้นแต่จะมีเหตุฉุกเฉินที่จำเป็นจริง ๆ

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าในช่วงฤดูร้อนมีพนักงานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป?

หากคุณมีข้อมูลการใช้งาน ข้อมูลนั้นจะบอกคุณได้อย่างชัดเจน หากทีมของคุณมีการจองแล้วเกิน 90 เปอร์เซ็นต์อย่างต่อเนื่องในหลายวันติดต่อกัน คุณก็มีความเสี่ยงที่จะมีภาระงานมากเกินไป หากสมาชิกในทีมบางคนมีอัตราการใช้งานอยู่ที่ 60 เปอร์เซ็นต์หรือต่ำกว่าอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่คนอื่นๆ อยู่ที่ 90 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป แสดงว่าคุณมีปัญหาเรื่องการกระจายงาน ไม่ใช่ปัญหาเรื่องขีดความสามารถ การตรวจสอบข้อมูลนี้เป็นรายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน แทนที่จะเป็นรายเดือน จะช่วยให้คุณมีเวลาล่วงหน้าเพียงพอที่จะปรับเปลี่ยน ก่อนที่ความไม่สมดุลจะกลายเป็นปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือสุขภาวะ

ฤดูร้อนคือบททดสอบ ผ่านมันตอนนี้เลย ไม่ใช่ในเดือนกันยายน

การตัดสินใจที่จะกำหนดว่าช่วงฤดูร้อนของคุณจะเป็นอย่างไร ส่วนใหญ่จะทำก่อนเดือนมิถุนายน นโยบายค่ามัดจำที่คุณยังไม่ได้กำหนดใช้ ตารางวันหยุดที่ยังอยู่ระหว่างการเจรจา ระบบการจองที่ยังต้องพึ่งการเตือนความจำด้วยตนเอง—สิ่งเหล่านี้จะกลับมาสร้างปัญหาให้คุณในเดือนกรกฎาคมและสิงหาคม เมื่อไม่มีเวลามาแก้ไขในระหว่างที่งานกำลังดำเนินไป

ทุกอย่างไม่ยุ่งยากเลย การใช้เวลาตั้งค่าไม่กี่ชั่วโมงในเดือนพฤษภาคมคุ้มค่ากว่าการต้องมาแก้ปัญหายุ่งยากเป็นเวลาหลายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน จัดระเบียบกฎเกี่ยวกับจำนวนคนที่รับได้ บังคับใช้นโยบายค่ามัดจำ เช็คให้แน่ใจว่าการเตือนความจำทำงานอัตโนมัติ และคุยเรื่องวันหยุดกับทีมของคุณตั้งแต่ตอนนี้เลย จากนั้นก็ปล่อยให้ฤดูร้อนเป็นไปตามธรรมชาติ แล้วเมื่อผ่านพ้นไป ทั้งธุรกิจและทีมงานก็ยังคงอยู่รอดปลอดภัย

หากคุณต้องการดูว่า Fresha จัดการด้านการดำเนินงานในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายได้อย่างไร ตั้งแต่การวางเงินมัดจำและการเตือนความจำอัตโนมัติ ไปจนถึงการจัดการรายชื่อรอคิวและการรายงานความสามารถในการรองรับแบบเรียลไทม์ลองดู Fresha สำหรับธุรกิจที่นี่ เข้าร่วมได้ฟรี ไม่มีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก และสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะสำหรับร้านเสริมสวยและธุรกิจความงาม

👉 ถ้าจะให้ได้อะไรจากการอ่านบทความนี้สักอย่าง ขอให้เป็นสิ่งนี้: กำหนดนโยบายค่ามัดจำ ตั้งค่าการเตือนความจำให้อัตโนมัติ และเปิดความพร้อมให้บริการช่วงฤดูร้อนก่อนที่ลูกค้าจะแห่กันเข้ามา ทั้งสามอย่างนี้ทำได้ง่ายๆ ผ่าน Fresha สำหรับธุรกิจ - นโยบายค่ามัดจำและบัตรที่บันทึกไว้จะถูกนำมาใช้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการจอง การเตือนความจำจะถูกส่งออกไปโดยไม่ต้องมีใครส่งเอง และคุณสามารถดูข้อมูลขีดความสามารถแบบเรียลไทม์ได้ทุกเมื่อที่ต้องการผ่านเครื่องมือรายงานของ Fresha  

ถ้าคุณอยากมีระบบการจองที่ดีก่อนถึงฤดูร้อน ตอนนี้ก็ถึงเวลาแล้ว