นโยบายของร้านเสริมสวย: ควรระบุด้านใดบ้างและจะกำหนดนโยบายอย่างไร

การบริหารร้านเสริมสวยเปรียบเหมือนการหมุนจานหลายใบพร้อมกัน และบทสนทนาที่เจ้าของร้านเสริมสวยมักหวาดกลัวที่สุดก็คือเรื่องที่ไม่ได้มีการตั้งความคาดหวังให้ชัดเจนตั้งแต่แรก ไม่ว่าจะเป็นข้อสงสัยเกี่ยวกับค่าคอมมิชชันที่ไม่ชัดเจน ความสับสนเกี่ยวกับวิธีการคิดค่าธรรมเนียมการยกเลิกช้า หรือการตีความที่แตกต่างกันว่าการแจ้งล่วงหน้าสำหรับการหยุดงานนานแค่ไหนจึงจะถือว่าเพียงพอ 

เรื่องทั้งหมดนี้ไม่ได้เกิดจากเจตนาไม่ดีแต่อย่างใด ปัญหานี้เกิดจากช่องว่างระหว่างสิ่งที่ทุกคนคิดว่าตนเองเข้าใจ กับสิ่งที่ มีการสื่อสารกันจริงๆ นโยบายของร้านเสริมสวยที่ชัดเจนจะช่วยปิดช่องว่างนั้น และทำให้แน่ใจว่าร้านของคุณจะดำเนินงานได้อย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ 

คู่มือนี้จะบอกว่าควรมีอะไรบ้าง เขียนอย่างไรให้ชัดเจน และจะทำให้ทีมงานทุกคนเข้าถึงได้ง่ายได้อย่างไร คู่มือนี้ใช้ควบคู่กับคู่มือของเราเกี่ยวกับการสร้างวัฒนธรรมร้านเสริมสวยและการสรรหาพนักงานร้านเสริมสวยใหม่ได้อย่างลงตัว เนื่องจากทั้งสามประเด็นนี้มีส่วนกำหนดประสบการณ์การทำงานของทีมกับคุณ

เดอะเนลทาวน์ ลอนดอน

นโยบายของร้านเสริมสวยคืออะไร และทำไมทุกร้านเสริมสวยจึงจำเป็นต้องมีนโยบายเหล่านี้?

นโยบายของร้านเสริมสวยคือมาตรฐานและขั้นตอนที่ตกลงกันไว้ ซึ่งใช้เป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจของคุณในแต่ละวัน นโยบายเหล่านี้ครอบคลุมเรื่องต่างๆ เช่น วิธีการจ่ายค่าตอบแทน สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อลูกค้ายกเลิกการนัดหมาย ความคาดหวังเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาและการมาทำงาน รวมถึงวิธีที่ทีมของคุณควรแสดงตนในฐานะตัวแทนของร้านเสริมสวย และอื่นๆ อีกมากมาย

ลองมองนโยบายเหล่านี้ให้น้อยลงในแง่ของหนังสือรวมกฎ แต่ให้มองมากขึ้นในแง่ของเครื่องมือที่ช่วยสร้างความชัดเจน ร้านเสริมสวยที่ดำเนินงานได้อย่างราบรื่นที่สุด มักจะเป็นร้านที่ทุกคน ทั้งเจ้าของและสมาชิกในทีม ต่างก็รู้ชัดเจนว่าควรคาดหวังอะไร นโยบายช่วยให้สิ่งนั้นเป็นไปได้ นโยบายช่วยลดความจำเป็นในการคาดเดาในการสนทนา ซึ่งปกติแล้วอาจต้องให้ใครสักคนตัดสินใจในทันที

"ร้านเสริมสวยที่มักจะดำเนินธุรกิจได้อย่างมั่นใจที่สุด คือร้านที่ทุกคนทราบนโยบายดีอยู่แล้ว ไม่ใช่เรื่องที่ทำให้ใครต้องประหลาดใจ" เมื่อความคาดหวังชัดเจนตั้งแต่แรก ทีมจะรู้สึกอุ่นใจ และเจ้าของก็ไม่ต้องเสียเวลาไปจัดการกับสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงได้ทั้งหมดมากนัก นี่เป็นการลงทุนที่ง่ายที่สุดอย่างหนึ่งที่เจ้าของร้านเสริมสวยจะทำได้"

— แอนนาเบลล์ ผู้เชี่ยวชาญด้านความงามจาก Fresha 

สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Society for Human Resource Management ) ชี้ให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่านโยบายในที่ทำงานที่จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยปกป้องทั้งนายจ้างและลูกจ้าง โดยทำให้ความคาดหวังชัดเจนและเป็นจุดอ้างอิงร่วมกันสำหรับทุกคน ในบริบทของร้านเสริมสวย จุดอ้างอิงร่วมนี้คือสิ่งที่ช่วยไม่ให้เรื่องเล็กๆ น้อยๆ กลายเป็นเรื่องใหญ่

นโยบายหลักของร้านเสริมสวยที่ทีมของคุณต้องทราบ

นโยบายบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีเอกสารที่เป็นทางการ แต่มีประเด็นบางส่วนที่ได้ประโยชน์อย่างมากจากการเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพียงเพราะเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และการมีความชัดเจนในจุดนี้จะช่วยป้องกันความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในภายหลังได้

นี่คือประเด็นที่ควรกล่าวถึง:

• มาตรฐานการบริการ การนัดหมายที่ยอดเยี่ยมในร้านเสริมสวยของคุณเป็นอย่างไร ตั้งแต่ขั้นตอนการให้คำปรึกษาไปจนถึงการชำระเงิน วิธีที่ทีมของคุณทักทายลูกค้า วิธีจัดการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบรีฟ และวิธีปิดการให้บริการเมื่อลูกค้ากลับ สิ่งเหล่านี้เป็นตัวกำหนดชื่อเสียงของคุณ และควรมีการอธิบายไว้อย่างชัดเจน
• การจัดตารางเวลาและการเข้างาน: วิธีจัดกะทำงาน ระยะเวลาล่วงหน้าที่ต้องขอเวลาหยุดงาน และวิธีแจ้งกรณีที่ต้องหยุดงานในนาทีสุดท้าย
• จรรยาบรรณในการทำงาน วิธีที่ทีมของคุณแสดงออกในนามของร้านเสริมสวยต่อลูกค้า ต่อกันเอง และต่อสาธารณะ ไม่ว่าจะเป็นน้ำเสียง บุคลิกภาพ และบรรยากาศที่คุณคาดหวังให้ทุกคนร่วมกันสร้างสรรค์
• โซเชียลมีเดีย ควรแนะนำให้สมาชิกในทีมแชร์อะไรบ้าง ควรแท็กชื่อร้านเสริมสวยในโพสต์อย่างไร และมีสิ่งใดที่ควรหลีกเลี่ยง สไตลิสต์ส่วนใหญ่อยากแชร์ผลงานของตัวเอง ดังนั้นนโยบายเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียควรเอื้อให้ทำได้ ไม่ใช่จำกัด
• การรักษาความลับ ข้อมูลของลูกค้ามีความละเอียดอ่อน ควรระบุหมายเหตุสั้นๆ เกี่ยวกับแนวทางการจัดการข้อมูลลูกค้า และความคาดหวังว่าข้อมูลดังกล่าวจะถูกเก็บรักษาไว้ภายในองค์กรเท่านั้น

ไม่จำเป็นต้องเขียนข้อความเหล่านี้ให้ยาว แค่เขียนย่อหน้าเดียวต่อหัวข้อ โดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ก็เพียงพอแล้ว เป้าหมายคือให้ทุกคนได้อ่าน ทำความเข้าใจ และทราบว่าจะหาข้อมูลเหล่านี้ได้จากที่ไหน

วิธีจัดทำนโยบายการจ่ายค่าจ้างและค่าคอมมิชชันของร้านเสริมสวยให้ชัดเจน

เรื่องค่าจ้างและค่าคอมมิชชันเป็นประเด็นที่ความชัดเจนมีความสำคัญที่สุด เมื่อสมาชิกในทีมเข้าใจอย่างชัดเจนว่ารายได้ของตนเป็นอย่างไร ความไว้วางใจก็จะเกิดขึ้นตามมาเองโดยธรรมชาติ นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเรื่องนี้สร้างความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดที่สุดในทางปฏิบัติ เนื่องจากมีรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงและรู้สึกว่ามีสิ่งสำคัญที่ต้องเดิมพันอย่างแท้จริง

บีม ลอนดอน

นโยบายค่าตอบแทนของคุณควรครอบคลุมประเด็นต่างๆ ดังนี้: วิธีคำนวณค่าจ้างพื้นฐาน รอบการจ่ายเงินเกิดขึ้นเมื่อใด โครงสร้างค่าคอมมิชชันสำหรับบริการและสินค้ามีลักษณะอย่างไร และมีการติดตามชั่วโมงการทำงานกับไทม์ชีตอย่างไร

Fresha ทำให้การดำเนินงานในส่วนนี้เป็นเรื่องง่าย คุณสามารถตั้งค่าจ้างสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน กำหนดโครงสร้างค่าคอมมิชชันที่ปรับแต่งได้สำหรับบริการ การขายปลีกบัตรของขวัญ และแผนสมาชิก รวมถึงดำเนินการจ่ายเงินเดือนได้โดยตรงผ่านแพลตฟอร์ม ภาพรวมของรอบการจ่ายเงินในศูนย์ช่วยเหลือจะอธิบายทีละขั้นตอนอย่างละเอียด เมื่อทีมของคุณเห็นได้ชัดเจนแบบเรียลไทม์ว่าค่าคอมมิชชันคำนวณอย่างไร นโยบายก็จะมีความโปร่งใสอย่างเห็นได้ชัดเจนในตัวมันเอง

ในแง่กฎหมาย คุณควรทำความคุ้นเคยกับทั้งคำแนะนำด้านสิทธิแรงงานของรัฐบาลสหราชอาณาจักรและกฎระเบียบเกี่ยวกับค่าจ้างและชั่วโมงการทำงานของกระทรวงแรงงานสหรัฐฯเนื่องจากนโยบายการจ่ายค่าตอบแทนต้องสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานในท้องถิ่น

นโยบายการจองและการยกเลิกของร้านเสริมสวยของคุณ

การมีนโยบายการจองและการยกเลิกที่ชัดเจนเป็นหนึ่งในสิ่งที่ควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรมากที่สุด นโยบายนี้เป็นประโยชน์โดยตรงต่อทีมของคุณ เพราะช่วยลดผลกระทบต่อรายได้จากการไม่มาตามนัด และยังช่วยกำหนดความคาดหวังของลูกค้าให้ชัดเจนตั้งแต่ตอนที่จองบริการ

ประเด็นสำคัญที่ควรระบุ ได้แก่ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าสำหรับการยกเลิก มีการเรียกเก็บค่ามัดจำตอนจองหรือไม่ จะจัดการอย่างไรเมื่อลูกค้ามาสาย และจะทำอย่างไรในกรณีที่ลูกค้าไม่มาตามนัด รายละเอียดต่างๆ ขึ้นอยู่กับคุณและรูปแบบการดำเนินงานของร้านเสริมสวยของคุณ สิ่งที่สำคัญคือ นโยบายต้องชัดเจน สม่ำเสมอ และมีการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

เครื่องมือการชำระเงินและการปกป้องการจองของ Fresha ช่วยให้การบังคับใช้นโยบายนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถกำหนดให้ลูกค้าป้อนรายละเอียดบัตรเมื่อทำการจอง รับเงินมัดจำ และเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิกได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคอยติดตามด้วยตนเอง นโยบายนี้ถูกฝังไว้ในขั้นตอนการจองโดยตรง ซึ่งหมายความว่าทีมของคุณไม่ต้องเป็นฝ่ายหยิบยกเรื่องนี้ขึ้นมาพูดเองเลย

วิธีรวบรวมนโยบายของร้านเสริมสวยไว้ในคู่มือสำหรับพนักงาน

เมื่อคุณมีนโยบายแล้ว การนำนโยบายเหล่านั้นมาจัดทำเป็นคู่มือทำได้ง่ายกว่าที่เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มักคิดไว้ คู่มือนี้ไม่จำเป็นต้องออกแบบให้สวยงามหรือยาวเหยียดหลายสิบหน้าก็ได้ คู่มือต้องมีความชัดเจน ครบถ้วน และค้นหาได้ง่าย

 "คู่มือไม่ใช่แค่เอกสาร แต่เป็นสัญญาณบอกอะไรบางอย่าง" คู่มือนี้บอกให้ทีมของคุณทราบว่าคุณได้คิดอย่างรอบคอบว่าจะทำให้การทำงานของพวกเขามีความชัดเจนและเป็นธรรมได้อย่างไร คู่มือที่ดีที่สุดจะไม่อ่านแล้วรู้สึกเหมือนเอกสารทางกฎหมาย อ่านแล้วเหมือนเป็นการสนทนากับเจ้าของที่ถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร"

— อัสมีนา ผู้จัดการฝ่ายการตลาดเนื้อหา Fresha

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ใช้ได้จริง:

1. เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับร้านเสริมสวยของคุณ ค่านิยมที่คุณยึดถือ และบรรยากาศของทีมที่คุณกำลังสร้างสรรค์ การทำเช่นนี้จะช่วยกำหนดกรอบให้ทุกสิ่งที่ตามมาเป็นสิ่งที่ทีมของคุณมีส่วนร่วมด้วย ไม่ใช่แค่เป็นผู้ถูกบังคับใช้
2. อธิบายแต่ละประเด็นของนโยบายด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย เขียนให้เป็นธรรมชาติเหมือนการสนทนา ใช้ย่อหน้าสั้นๆ แต่ละส่วนมีไอเดียเพียงหนึ่งข้อ
3. รวมส่วนที่อธิบายเรื่องค่าจ้าง ค่าคอมมิชชัน ไทม์ชีต และวิธีการจ่ายเงินเป็นรอบด้วย ใส่ลิงก์ไปยังจุดที่สมาชิกในทีมสามารถดูข้อมูลนี้ได้ใน Fresha หากต้องการตรวจสอบรายละเอียด
4. วางไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย การใช้ Google Doc แบบแชร์ร่วมกัน หรือการปักหมุดข้อความไว้ในช่องทาง Team Connect ของ Fresha เป็นวิธีที่ได้ผลดี รูปแบบมีความสำคัญน้อยกว่าการที่ผู้คนจะหาข้อมูลนั้นเจอได้อย่างง่ายดาย
5. ตรวจสอบเอกสารนี้เป็นประจำทุกปี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ให้แจ้งทีมของคุณโดยตรง อย่าแค่ปรับปรุงเอกสารแล้วหวังว่าพวกเขาจะสังเกตเห็นเอง

เอวา โอเมตซ์ จากมาดริด

Fresha ช่วยให้การปฏิบัติตามนโยบายของร้านเสริมสวยของคุณเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้อย่างไร

นโยบายจะแสดงคุณค่าออกมาได้ก็ต่อเมื่อการปฏิบัติงานที่อยู่เบื้องหลังมีความสม่ำเสมอ Fresha ช่วยรวบรวมขั้นตอนการดำเนินงานเข้าด้วยกัน เพื่อให้นโยบายของคุณได้รับการสนับสนุนจากแพลตฟอร์ม แทนที่จะต้องพึ่งพาการที่ทุกคนจะจำสิ่งที่ตกลงกันไว้ได้

ไทม์ชีต  จะบันทึกชั่วโมง ทำงานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มีข้อมูลที่ชัดเจนรองรับนโยบายการเข้างานของคุณ

สิทธิ์การอนุญาตเข้าถึงช่วยให้เฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่เห็นข้อมูลที่ถูกต้อง คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์การอนุญาตสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนได้  ดังนั้นการรักษาความลับจึงถูกผสานไว้ในการทำงานของแพลตฟอร์ม ไม่ใช่แค่ระบุไว้ในเอกสารนโยบายเท่านั้น

นอกจากนี้ เครื่องมือจัดตารางเวลาของ Fresha ยังช่วยให้ทุกคนเห็นข้อมูลเกี่ยวกับกะทำงานและความพร้อมให้บริการได้อย่างชัดเจนและเรียลไทม์ เมื่อนโยบายการจัดตารางเวลาของคุณมีความชัดเจนและปฏิทินแสดงข้อมูลตามนโยบายนั้นได้อย่างถูกต้อง การทำงานประจำวันของทุกคนก็จะราบรื่นยิ่งขึ้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับนโยบายของร้านเสริมสวย

นโยบายของร้านเสริมสวยควรรวมอะไรบ้าง?

โดยปกตินโยบายหลักของร้านเสริมสวยจะครอบคลุมเรื่องต่างๆ ดังนี้: มาตรฐานการให้บริการและความคาดหวังในการดูแลลูกค้า การจัดตารางเวลาและการเข้างาน โครงสร้างค่าตอบแทนและค่าคอมมิชชัน เงื่อนไขการจองและการยกเลิก การปฏิบัติตนของผู้ให้บริการ แนวปฏิบัติในการใช้โซเชียลมีเดีย และการรักษาความลับ สำหรับร้านเสริมสวยส่วนใหญ่ การเขียนอธิบายแต่ละหัวข้อเป็นย่อหน้าชัดเจนด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายก็เพียงพอแล้ว ประเด็นสำคัญคือ ทีมของคุณต้องค้นหานโยบายเหล่านี้ได้ง่ายและทราบว่ามีนโยบายเหล่านี้อยู่

ตามกฎหมายแล้ว ฉันจำเป็นต้องมีคู่มือพนักงานสำหรับร้านเสริมสวยของฉันหรือไม่

ข้อกำหนดทางกฎหมายแตกต่างกันไปตามสถานที่ตั้ง ในสหราชอาณาจักร พนักงานมีสิทธิ์ได้รับหนังสือชี้แจงรายละเอียดการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร ในสหรัฐอเมริกา ข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีคู่มือฉบับเต็มเสมอไป แต่เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้จัดทำ SHRM ระบุว่านโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยปกป้องทั้งนายจ้างและลูกจ้าง เนื่องจากช่วยทำให้ความคาดหวังต่างๆ ชัดเจน

นโยบายการยกเลิกที่เหมาะสมสำหรับร้านเสริมสวยควรเป็นอย่างไร?

ร้านเสริมสวยส่วนใหญ่กำหนดให้แจ้งล่วงหน้า 24 ถึง 48 ชั่วโมงสำหรับการยกเลิกโดยไม่มีค่าธรรมเนียม สำหรับการนัดหมายที่มีระยะเวลานานขึ้นหรือเป็นการนัดหมายกับผู้เชี่ยวชาญ มักจะกำหนดระยะเวลายกเลิกไว้ที่ 48 ถึง 72 ชั่วโมง สิ่งสำคัญที่สุดคือ นโยบายต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นก่อนทำการจอง ต้องสื่อสารอย่างชัดเจนในขั้นตอนการจอง และต้องนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอ เครื่องมือป้องกันการชำระเงินของ Fresha ช่วยให้คุณกำหนดให้ใช้บัตรในการจองหรือเรียกเก็บค่ามัดจำได้ ซึ่งจะทำให้นโยบายมีผลบังคับใช้โดยอัตโนมัติ

คู่มือพนักงานของร้านเสริมสวยควรยาวแค่ไหน?

ให้ยาวเท่าที่จำเป็นและไม่ยาวเกินกว่านั้น ร้านเสริมสวยที่เป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระส่วนใหญ่มักจะเขียนครอบคลุมทุกเรื่องได้ภายในสองถึงห้าหน้า ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่ความยาว แต่อยู่ที่ประโยชน์: สมาชิกใหม่ในทีมสามารถหาข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการทำงานในร้านเสริมสวยของคุณได้หรือไม่? ถ้าใช่ ก็ถือว่ามีความยาวที่เหมาะสมแล้ว

ฉันจะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าทีมของฉันอ่านคู่มือนี้จริงๆ

มาอ่านคู่มือนี้ด้วยกันเมื่อมีคนใหม่เข้ามาทำงาน ทำให้คู่มือนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฐมนิเทศ แทนที่จะเป็นแค่เอกสารที่ให้พนักงานอ่านเอง เก็บไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่ายจริงๆ เช่น เป็นเอกสารดิจิทัลที่แชร์ร่วมกัน หรือเป็นข้อความที่ปักหมุดไว้ในช่องแชทของทีม และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ให้แจ้งทุกคนโดยตรง แทนที่จะแค่อัปเดตไฟล์เท่านั้น

เมื่อคุณจัดทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรและทำให้ทีมทุกคนเข้าถึงได้ คุณจะสังเกตเห็นว่าการทำงานประจำวันราบรื่นขึ้นมากแค่ไหน ไม่ใช่เพราะกฎเปลี่ยนไป แต่เป็นเพราะทุกคนทำงานโดยมีความเข้าใจตรงกัน นั่นเท่ากับได้เวลาและพลังงานกลับคืนมาเพื่อใช้กับเรื่องที่สำคัญที่สุด

👉 เริ่มจากจุดที่การสร้างความชัดเจนจะสร้างความแตกต่างได้มากที่สุดในตอนนี้ ตั้งค่าค่าจ้างและโครงสร้างการจ่ายเงินของคุณใน Fresha กำหนด อัตราค่าคอมมิชชันและใช้เครื่องมือป้องกันการชำระเงินของ Fresha เพื่อบังคับใช้นโยบายการยกเลิกของคุณโดยอัตโนมัติ เริ่มจากวางรากฐานเหล่านั้นให้เรียบร้อยก่อน ส่วนที่เหลือจะตามมาเองอย่างเป็นธรรมชาติ

หากคุณยังไม่ได้ใช้ Fresha ในการบริหารร้านเสริมสวย ลองดูว่ามีอะไรบ้างที่มาพร้อมกับบริการนี้ หรือเริ่มต้นใช้งานได้ฟรี