Rezervimet e verës: Sukses në verë për sallonet

Vera është stina për të cilën jeton çdo pronar salloni. Agjenda mbushet, të ardhurat rriten dhe në sallon ka një gjallëri të vërtetë që nuk ndihet në të njëjtën mënyrë në asnjë periudhë tjetër të vitit. Mundësia është reale dhe është aty gati për t'u shfrytëzuar. E vetmja gjë që duhet të bësh është të jesh sa më i përgatitur që të mundesh. E thjeshtë, apo jo?

Të përfitosh sa më shumë nga vera nuk do të thotë thjesht të pranosh sa më shumë rezervime të jetë e mundur. Bëhet fjalë për të pranuar prenotimet e duhura, për të mbrojtur kapacitetin që ke dhe për të drejtuar një biznes që nuk shembet nën peshën e ngarkesës së vet. Sallonet që ia dalin mirë me këtë nuk janë domosdoshmërisht më të mëdhatë apo ato me stafin më të mirë. Këta janë ata që e kanë menduar mirë gjithçka para se të fillojë sezoni i ngarkuar, në vend që të merren me zgjidhjen e problemeve pasi ato kanë nisur tashmë. Fresha ofron mjetet më të përparuara të menaxhimit dhe sistemet më të mira të prenotimeve në treg, duke ju ndihmuar këtë verë.

Ky udhëzues trajton pesë fushat që sjellin ndryshimin më të madh në praktikë: planifikimin e kapaciteteve, politikat e depozitave dhe të anulimeve, zvogëlimin e mosparaqitjeve, menaxhimin e listës së pritjes dhe mbajtjen e ekipit tuaj funksional gjatë periudhës së pikut. Të gjitha këto mund të vihen në zbatim që tani, para se sezoni të fillojë siç duhet.

Fox & Vamp, Londër

Planifikim efektiv i kapaciteteve

Gabimi më i zakonshëm gjatë verës është mbiprenotimi. Jo në kuptimin e dukshëm të rezervimit të dyfishtë, por në atë më të fshehtin dhe më dëmtuesin, kur shtyn edhe një takim tjetër në çdo interval kohor, shton kohë shtesë për klientët e rastit dhe i thua po çdo kërkese, derisa agjenda të duket teknikisht e mbushur, por operacionaleisht e pamundur.

Kapaciteti real nuk është numri maksimal i takimeve që mund të akomodohet në karriget tuaja. Është numri i shërbimeve që ekipi yt mund t'i kryejë mirë, në mënyrë të qëndrueshme, për disa javë rresht, pa rënë cilësia dhe pa u bërë stresi i padurueshëm. Këto dy shifra shpesh janë mjaft të ndryshme.

Fillo me të dhënat e verës së kaluar

Nëse ke të dhëna prenotimesh nga vera e kaluar, ato janë mjeti më i dobishëm i planifikimit që ke në dispozicion. Shqyrto se cilat javë ishin vërtet nën kapacitet, cilat ishin të mbiprenotuara, cilat shërbime shkaktuan më shumë probleme me planifikimin e orareve dhe ku kishe më shumë anulime të minutës së fundit ose mosparaqitje. Ky model do të përsëritet edhe këtë vit, përafërsisht me të njëjtën formë, nëse nuk ndërmerrni hapa konkretë për të ndryshuar diçka.

Në Fresha, raportet dhe analizat tuaja tregojnë numrin e takimeve, shkallën e shfrytëzimit nga secili anëtar ekipi dhe modelet e anulimeve për çdo periudhë kohore; nëse dëshironi të dini më shumë, vizitoni qendrën tonë të ndihmës, ku do të gjeni një përmbledhje të detajuar të opsioneve tona të raportimit dhe analizave. Duke bërë një krahasim me periudhën qershor–gusht të vitit të kaluar, merrni një pikë referimi për të planifikuar kapacitetin e këtij viti para se të hapet sezoni, në vend që ta zbuloni se si paraqitet ai pasi të jeni tashmë brenda sezonit.

Parashiko kohë rezervë

Takimet gjatë verës zgjatin më shpesh sesa në periudhat e tjera të vitit. Klientët që vijnë për ngjyrosje kanë kërkesa më të ndërlikuara, klientët e rinj kanë nevojë për konsulta më të gjata, ose njerëzit janë në atmosferë pushimesh dhe nuk nxitojnë aq shumë për të vazhduar me punët e tyre. Të planifikosh takimet pa asnjë interval midis tyre funksionon mirë në një të martë të qetë të muajit shkurt. Në një të shtunë korriku plotësisht të rezervuar, një vonesë e vetme shkakton një efekt domino që zgjat gjithë ditën.

Një rregull praktik: gjatë javëve të ngarkuara, lër 10 deri në 15 minuta rezervë për çdo takim për ngjyrosje dhe për çdo orar të caktuar për klientë të rinj. Mund të duket si humbje e të ardhurave, por në të vërtetë është një mënyrë për të mbrojtur të ardhurat që tashmë i ke. Një klient që pret 45 minuta pas orarit të takimit nuk rirezervon. Mjetet tona të avancuara të planifikimit mund t'ju ndihmojnë me këtë, duke e bërë procesin më të lehtë për çdo sezon.

Caktoni orare për shërbimet me kërkesë të lartë

Jo të gjitha shërbimet kanë të njëjtën kompleksitet në planifikimin e orareve. Kur planifikoni orarin e verës, takimet për ngjyrosje, përgatitjet për dasma dhe evente, si dhe çdo prenotim që përfshin shërbime të shumta, duhet të trajtohen ndryshe nga një prerje standarde ose një tharje me tharëse. Konsideroni të rezervoni një pjesë të karrigeve tuaja të ngjyrosjes posaçërisht për takimet e prenotuara paraprakisht për ngjyrosje gjatë javëve me kërkesë të lartë, në vend që t'i lini ato të lira për klientët e rastit ose për prenotimet e së njëjtës ditë, të cilët mund të vijnë me një kërkesë shumë më të thjeshtë.

Iasmina Ionescu, Menaxhere e Marketingut të Përmbajtjes në Fresha, tha: "Vera është stina që dallon sallonet që kanë planifikuar nga ato që janë kapluar nga paniku, dhe ndryshimi zakonisht qëndron te fakti nëse i ke mjetet e duhura gati para se të fillojë periudha e ngarkuar." 

Fresha ju heq barrën e punës operative nga supet;  depozita të automatizuara, rikujtesa, disponueshmëri në kohë reale, që të mund të përqendroheni te klientët në karrigen tuaj, e jo te kaosi që ndodh prapa skenave."

Rregulloret e depozitave dhe të anulimeve me Fresha

Nëse nuk keni një politikë depozitash për prenotimet e verës, vera mund të jetë momenti i duhur për ta vendosur një të tillë. Jo sepse klientët tuaj nuk janë të besueshëm, por sepse kostoja e një mosparaqitjeje në një ditë vere plotësisht të rezervuar është e konsiderueshme, dhe mbrojtja e vetme efektive kundër saj është ajo financiare.

Një politikë depozitash ndikon gjithashtu në cilësinë e prenotimeve tuaja. Klientët që kanë paguar një paradhënie për të siguruar një takim e trajtojnë atë ndryshe nga një klient që ka bërë një rezervim në mënyrë spekulative, pa asnjë angazhim. Një skemë depozitash është e rëndësishme, veçanërisht për opsione si anulimi 24 ose 48 orë para, sepse kështu i jepni klientit fleksibilitet, ndërsa vetes siguri. E bëjmë jashtëzakonisht të lehtë ta bësh këtë. Mëso më shumë në qendrën tonë të ndihmës.

Sa të tarifosh dhe kur

Nivelet e depozitave ndryshojnë sipas shërbimit dhe tregut. Ja një kornizë e dobishme:

• Për shërbimet e ngjyrosjes, balayage dhe çdo takim që zgjat mbi 90 minuta: një depozitë prej 25 deri në 50 për qind të çmimit të shërbimit në momentin e prenotimit.
• Për prenotimet për dasma dhe për shoqërinë e nuses: një depozitë prej 50 për qind që nuk rimbursohet, ndërsa pjesa e mbetur duhet të paguhet 48 orë para takimit.
• Për klientët e rinj që prenotojnë shërbime premium: një depozitë mbajtëse më e vogël, nga 25 deri në 45 dollarë,  mjafton për të përjashtuar prenotimet spekulative, pa u dukur si pengesë për klientët seriozë.
• Për prerjet standarde dhe takimet më të shkurtra: kaparet janë më pak të nevojshme, por një politikë e regjistrimit të kartës (ku aplikohet një tarifë për anulimet e vonuara ose mosparaqitjet) jep një rezultat të ngjashëm me më pak vështirësi gjatë prenotimit.

Fox & Vamp, Londër

Si ta komunikosh politikën

Biseda për depozitën është e sikletshme vetëm nëse e trajtoni si të tillë. Kjo është një praktikë standarde biznesi, dhe shumica e klientëve e presin atë për takimet premium ose ato me kohëzgjatje të madhe. Shpreheni thjesht: "Kërkojmë një depozitë për të siguruar rezervimin tuaj. Do të zbritet nga shuma totale në ditën e shërbimit." Në shumicën e rasteve, ky është i gjithë shpjegimi që nevojitet.

Specifikoni qartë afatin tuaj të anulimit: zakonisht 24 deri në 48 orë që depozita të kthehet ose të transferohet për një takim tjetër. Klientët që anulojnë brenda kësaj periudhe e humbasin depozitën. Kjo nuk është një masë ndëshkuese, por thjesht pasqyron faktin se anulimi i vonë i një ore të rezervuar i kushton vërtet para biznesit.

Në Fresha, kërkesat për depozitë mund të vendosen për çdo lloj shërbimi dhe të zbatohen automatikisht në momentin e pagesës gjatë prenotimit online. Klientët e paguajnë depozitën kur bëjnë rezervimin dhe pjesën e mbetur në ditën e shërbimit, pa qenë nevoja për asnjë proces manual faturimi nga ana juaj. Mjetet e pagesës të Fresha mbështetin  gjithashtu politikat e kartës së ruajtur për anulimet e vonuara, gjë që ju ofron mbrojtje pa kërkuar parapagesë për çdo rezervim.

Zvogëlimi i mosparaqitjeve

Mosparaqitjet janë gjëja më shqetësuese që ndodh në një sallon gjatë verës. Një klient që nuk paraqitet për një takim për ngjyrosje flokësh të shtunën në orën 10 të mëngjesit në korrik nuk është thjesht një rezervim i humbur. Është një boshllëk që nuk mund të mbushet me njoftim të shkurtër, një anëtar ekipi që rri pa punë gjatë periudhës suaj më të ngarkuar të biznesit dhe të ardhura që thjesht zhduken.

Lajmi i mirë është se shumica e mosparaqitjeve nuk janë me qëllim të keq. Këto ndodhin sepse klientët harrojnë, i ngatërrojnë datat ose mendojnë se mund të anulojnë në minutën e fundit pa asnjë pasojë. Të gjitha këto zgjidhen me sistemet e duhura.

Kujtues automatikë

Një rikujtesë për takimin e dërguar 48 orë para rezervimit, e ndjekur nga një e dytë 24 orë para, zvogëlon ndjeshëm rastet e mosparaqitjes. Rikujtesa 48-orëshe u jep klientëve mjaft kohë për të anuluar dhe, nëse e bëjnë këtë, ju jep edhe juve mjaft kohë për ta mbushur atë orar. Rikujtesa 24-orëshe i kap klientët që e kanë marrë rikujtesën e parë dhe nuk kanë bërë asgjë në lidhje me të.

Fresha dërgon automatikisht rikujtesa me SMS dhe email si pjesë e shërbimit standard. Mund të konfiguroni kohën dhe përmbajtjen e mesazhit përmes cilësimeve të biznesit tuaj, ndërsa sistemi kujdeset për dërgimin e tyre pa qenë nevoja për ndonjë veprim shtesë manual nga ekipi juaj. Për takimet me vlerë të lartë (kolorim, shërbime për nuset, çdo rezervim që zgjat më shumë se dy orë), ia vlen gjithashtu të shtosh një mesazh personal nga stilisti një ditë para takimit. Kombinimi i një rikujtese të automatizuar me një prekje personale është dukshëm më efektiv sesa secila prej tyre e përdorur vetëm.

Klikime për konfirmim

Një rikujtesë që u kërkon klientëve të konfirmojnë pjesëmarrjen e tyre (në vend që thjesht t'i informojë) ju paralajmëron herët për mosparaqitje të mundshme. Nëse një klient nuk e konfirmon brenda një afati të caktuar, mund të ndërmerrni hapa proaktive për ta kontaktuar, në vend që ta zbuloni mungesën e tij kur nuk paraqitet.

Një rregullore e qartë për anulimet e vonuara, e cila zbatohet në mënyrë të vazhdueshme

Faktori kryesor që shkakton mosparaqitje të përsëritura është paqëndrueshmëria. Nëse klientët e kuptojnë se politika juaj e anulimit zbatohet vetëm herë pas here dhe se bëni përjashtime kur kanë një justifikim të arsyeshëm, ata do ta konsiderojnë atë si diçka opsionale. Kur politika zbatohet me mirësjellje, por në mënyrë të vazhdueshme që nga rasti i parë, ajo kuptohet dhe respektohet, në vend që të vihet në provë.

Kjo nuk do të thotë të jesh i/e ashpër me klientët kur ata përballen me emergjenca të vërteta. Kjo do të thotë të mos i mbulosh rregullisht kostot e anulimeve të minutës së fundit që mund të shmangen, thjesht sepse biseda të duket e pakëndshme. Koha e ekipit tënd ka vlerë, dhe kjo rregullore e mbron atë.

Anabelle Taurua, eksperte bukurie te Fresha: "Sallonet që e kalojnë verën më me sukses zakonisht kanë dy gjëra të përbashkëta: një politikë depozite që e zbatojnë me vërtetësi dhe rikujtesa që dërgohen automatikisht, në mënyrë që asgjë të mos harrohet." Asnjëra nga këto gjëra nuk kërkon një operacion të madh. 

Mjafton ta konfigurosh një herë dhe pastaj ta lësh sistemin të bëjë punën. Kjo e ndryshon vërtet atmosferën e një sezoni veror të ngarkuar."

Menaxhimi i listës së pritjes përmes Fresha 

Çdo anulim që merrni gjatë verës është gjithashtu një mundësi për ta mbushur atë orar me një klient që tashmë dëshiron të vijë. Një listë pritjeje, e menaxhuar në mënyrë aktive, shndërron një pjesë të konsiderueshme të atyre boshllëqeve në të ardhura që përndryshe do të humbisnin. Mund madje të ofroni orare të lira me zbritje të minutës së fundit, për të mbushur më shumë oraret e kalendarit gjatë periudhave më të qeta.

Fjala kyçe është "në mënyrë aktive". Një listë pritjeje që mbahet në një fletore ose si një shënim mendor për të "kontrolluar nëse dikush dëshiron një orar të lirë" do të japë rezultate më të dobëta sesa një listë që menaxhohet në mënyrë sistematike. Ja se si ta menaxhosh siç duhet.

• Mbaj një listë të përditësuar me klientët që kanë kërkuar takime të cilat nuk ishin të disponueshme kur kanë telefonuar ose kanë bërë rezervimin. Këta janë klientët e tu më të interesuar kur lirohet një orar i disponueshëm.
• Kur vjen një anulim, kontakto menjëherë personin e parë në listën e pritjes. Shpejtësia ka rëndësi, sepse klientët e verës shpesh kanë periudha të caktuara kur janë të disponueshëm. Një orar që lirohet të mërkurën duhet të plotësohet deri të mërkurën pasdite, përndryshe ka shumë të ngjarë të mbetet bosh.
• Jepu klientëve në listën e pritjes një afat të shkurtër për t'u përgjigjur (dy deri në katër orë për oraret e së njëjtës ditë ose të ditës tjetër) para se të kalosh te personi tjetër në listë. Ta lësh një orar të lirë pezull, duke pritur një përgjigje që mund të mos vijë kurrë, të kushton më shumë ty sesa klienti humbet nga presioni i kohës.
• Konsideroni të krijoni një listë pritjeje të dedikuar për anëtarët e ekipit tuaj më të kërkuar. Klientët që duan pikërisht një stilist të caktuar shpesh janë të gatshëm të presin për atë orar të saktë, në vend që të zgjedhin një orar të ngjashëm me një stilist tjetër.

Sistemi i prenotimeve online të Fresha-s i regjistron dhe i menaxhon automatikisht kërkesat e listës së pritjes, duke të njoftuar kur lirohet një orar që përputhet me kërkesën. Në vend që të merret me listën manualisht, platforma menaxhon procesin e njoftimeve dhe të rirezervimeve, kështu që stafi i pritjes nuk ka pse ta kalojë verën duke telefonuar për të mbushur vendet e lira nga anulimet.

Si ta mbash ekipin tënd funksional gjatë periudhës së pikut

Të ardhurat nuk janë e vetmja gjë që vihet në lojë gjatë verës. Është ekipi yt. Sallonet që dalin nga muaji gusht në formë të mirë janë ato ku pronari e ka menaxhuar kapacitetin e ekipit me të njëjtën përpikëri me të cilën ka menaxhuar kapacitetin e klientëve. Një stilist që është rraskapitur deri në fund të korrikut nuk do të arrijë të ofrojë cilësinë që justifikonte gushtin plotësisht të rezervuar që kishit planifikuar.

Planifikimi i pushimeve

Vera është koha kur ekipi yt dëshiron më shumë pushime dhe kur ti më së paku mund të lejosh të kesh mungesë personeli. Nuk ka një zgjidhje të përsosur për këtë tension, por ka mënyra për ta menaxhuar atë që duken të drejta dhe funksionojnë në praktikë.

Caktoni që herët një periudhë kohore për kërkesat e pushimeve verore. Nëse i kërkoni të gjitha kërkesat për pushime deri në fund të prillit, do të mund të merrni vendime, t'i komunikoni ato qartë dhe të planifikoni zëvendësimet para se të fillojë sezoni, në vend që t'i menaxhoni gjërat në mënyrë reaktive në qershor. Zgjedhja midis parimit "kush vjen i pari, shërbehet i pari" dhe një sistemi me radhë për javët e kërkuara është një vendim politike që çdo biznes e merr ndryshe. Megjithatë, të kesh një politikë të qartë është më mirë sesa të marrësh vendime të përkohshme që krijojnë pakënaqësi. Sistemet tona të planifikimit janë ndër më të mirat në treg dhe ju ndihmojnë të thjeshtoni proceset tuaja dhe të ekipit. Mësoni më shumë rreth menaxhimit të pushimeve në qendrën tonë të ndihmës.

Kur është e mundur, shpërndajeni në kohë mbulimin e punës gjatë javëve me ngarkesë maksimale. Nëse keni katër stilistë dhe dy prej tyre duan pushim javën e fundit të korrikut, pyetja nuk është nëse duhet t'u thoni "po", por si të siguroheni që dy të tjerët të mos punojnë me 150 për qind të kapacitetit të tyre atë javë. Të angazhosh një profesionist të pavarur të besuar ose një stilist zëvendësues për javët e pikut është një alternativë reale për të cilën ia vlen të parashikosh buxhet.

Fox & Vamp, Londër

Ritmi, jo vetëm sasia

Një ekip që punon me kapacitet të plotë për dymbëdhjetë javë rresht është një ekip që do të ketë performancë më të dobët në shtator dhe tetor, kur vjen periudha më e qetë pas verës. Të planifikosh qëllimisht ditë më të lehta në programin e verës nuk do të thotë humbje të ardhurash. Është mirëmbajtje.

Konkretisht: një ose dy orë të mbrojtura në javë, pa klientë, për çdo stilist, për punë administrative, zhvillim profesional të vazhdueshëm (CPD) ose thjesht për një pushim të mirëfilltë dreke. Një ditë pushimi e garantuar në javë, e cila nuk gërryhet dalëngadalë nga "vetëm edhe një takim tjetër". Orare të qarta të përfundimit të ditës pune që respektohen, e jo që trajtohen si sugjerime kur dita zgjatet përtej orarit.

Interesohu, jo vetëm për rezultatet

Biseda më e rëndësishme në ekip gjatë verës nuk është "a po i arrijmë objektivat?", por "si po ia kalon?". Ezaurimi nuk jep shenja të dukshme. Ka tendencë të shfaqet në mënyra të vogla: kohë më të gjata shërbimi, konsultime më të shkurtra, më pak shitje shtesë, më shumë mungesa për shkak të sëmundjes. Një menaxher që pyet rregullisht dhe me sinqeritet ka më shumë gjasa ta kapë problemin herët sesa një që e vëren atë vetëm kur të dhënat e performancës bien. Ja disa këshilla nga ekspertët tanë te Fresha:

Konfigurimi i llogarisë tënde Fresha për verën

Pjesa më e madhe e asaj që përshkruhet në këtë artikull është shumë më e lehtë për t'u zbatuar nëse infrastruktura jote e prenotimeve merr përsipër punën më të rëndë. Disa gjëra që ia vlen t'i kontrollosh ose t'i konfigurosh para se sezoni të arrijë kulmin:

• Rregullat e depozitave zbatohen sipas llojit të shërbimit, kështu që për takimet e gjata depozita merret automatikisht në momentin e prenotimit, pa qenë nevoja për asnjë veprim manual.
• Mesazhet automatike të kujtesës janë konfiguruar të dërgohen 48 orë dhe 24 orë para terminit, me një tekst që përfshin rregulloren e anulimit, në mënyrë që klientët të kujtohen në çdo pikë kontakti.
• Prenotimet online janë të hapura për të gjithë menunë tuaj të verës, përfshirë çdo shërbim të ri sezonal që keni shtuar, në mënyrë që klientët të mund të prenotojnë vetë, pa pasur nevojë të telefonojnë apo të dërgojnë mesazhe.
• Bllokimet e disponueshmërisë janë caktuar për periudhat e pushimeve të anëtarëve të ekipit, në mënyrë që sistemi i prenotimeve të pasqyrojë disponueshmërinë reale, në vend që të shfaqë orare që nuk mund të plotësohen.
• Raportet janë konfiguruar për të shqyrtuar shfrytëzimin javor gjatë verës, që të mund të dalloni një model mbingarkese para se të kthehet në problem, e jo pasi të ketë ndodhur.

Nëse ende nuk jeni pjesë e Fresha dhe i menaxhoni prenotimet duke kombinuar telefonatat, mesazhet direkte në Instagram dhe një agjendë letre, vera është koha kur kjo mënyrë pune bëhet vërtet e kushtueshme. Fresha për Biznes ka mbi 130 000 partnerë që na besojnë kohën e tyre, dhe koha e kursyer nga menaxhimi manual i prenotimeve gjatë një vere të ngarkuar e shpërblen veten pothuajse menjëherë. Klientët tuaj bëjnë rezervime online. Depozitat mblidhen automatikisht. Kujtuesit dërgohen automatikisht, pa qenë nevoja që dikush t'i dërgojë. Dhe ke të dhënat e nevojshme për të marrë vendime më të mira rreth mënyrës se si ta menaxhosh sezonin.

Pyetjet që pronarët e salloneve bëjnë rreth menaxhimit të prenotimeve gjatë verës

Sa kohë përpara duhet t'i hap rezervimet për verën?

Gjashtë deri në tetë javë para pikës së pritshme të ngarkesës maksimale është një pikënisje e mirë. Në sallonet ku stilistët janë shumë të kërkuar, disa klientë do të duan të prenotojnë shumë më përpara. Nëse hapni një periudhë prenotimesh tetë deri në dhjetë javë më parë për takimet e muajve qershor dhe korrik, do t'i siguroni këta klientë para se të shkojnë diku tjetër. Rreziku i hapjes së rezervimeve shumë përpara kohe është se orari yt mund të ndryshojë dhe të përfundosh me boshllëqe të pakëndshme. Prandaj, gjej një ekuilibër midis disponueshmërisë së hershme dhe një vlerësimi realist se sa e fiksuar është në të vërtetë disponueshmëria e ekipit tënd.

A është e paarsyeshme të kërkohet një depozitë për një prerje flokësh standarde?

Për një prerje standarde, një politikë e ruajtjes së të dhënave të kartës (ku tarifa aplikohet vetëm nëse klienti nuk paraqitet ose anulon brenda 24 orësh) është përgjithësisht më e arsyeshme sesa një depozitë paraprake. Kaparet paraprake për takime të shkurtra dhe me kosto më të ulët mund t'u duken të bezdisshme klientëve të rinj dhe janë më të vështira për t'u justifikuar kur rreziku financiar është i vogël. Mbajini depozitat paraprake vetëm për takimet që zgjasin mbi 90 minuta, për klientët e rinj që prenotojnë shërbime premium dhe për çdo prenotim për evente ose dasma, kur orari i lirë nuk mund të plotësohet realisht me njoftim të shkurtër.

Si duhet të veproj me një klient që nuk paraqitet dhe më pas kërkon të rirezervojë?

Aplikoje politikën tënde në mënyrë të qëndrueshme dhe shpjegoje me qetësi. Nëse depozita është humbur sipas kushteve të mosparaqitjes, ajo konsiderohet e humbur. Sigurisht që mund ta rirezervosh klientin, por nëse e bën këtë pa zbatuar politikën, i jep të kuptojë se ajo është e diskutueshme. Një përgjigje e thjeshtë si: "Depozita mbuloi orarin që humbët. Jeni shumë të mirëpritur të rirezervoni dhe do të marrim një depozitë të re për ta siguruar atë", është një përgjigje e arsyeshme dhe profesionale. Shumica e klientëve e pranojnë këtë pa ankesa, pasi t'u shpjegohet qartë.

Cila është mënyra më e mirë për t'i menaxhuar me drejtësi kërkesat për pushime në një ekip të vogël?

Përcaktojeni rregulloren para fillimit të sezonit dhe komunikojeni qartë e njëkohësisht me të gjithë. Pavarësisht nëse përdorni parimin "kush vjen i pari shërbehet i pari", një sistem me radhë për javët më të kërkuara apo një sistem pikësh për ndarjen e pushimeve, drejtësia arrihet kur të njëjtat rregulla zbatohen për të gjithë, në vend që të merren vendime rast pas rasti, të cilat pashmangshëm duken të paqëndrueshme. Kërkoni që të gjitha kërkesat për pushimet verore të dorëzohen deri në një datë të caktuar në prill, konfirmoni vendimet menjëherë dhe, pasi të jetë përcaktuar orari, përmbajuni atij, përveç rasteve të emergjencave të vërteta.

Si ta kuptoj nëse kam tepër staf apo më mungon staf gjatë verës?

Nëse i ke të dhënat e shfrytëzimit, ato ta tregojnë këtë qartë. Nëse ekipi yt është vazhdimisht i ngarkuar mbi 90 për qind për disa ditë rresht, ekziston rreziku i mbingarkesës. Nëse disa anëtarë të ekipit janë vazhdimisht në 60 për qind ose më poshtë, ndërsa të tjerët janë mbi 90 për qind, keni një problem me shpërndarjen e punës, jo një problem me kapacitetin. Nëse këto të dhëna i shqyrton çdo javë gjatë verës, në vend që ta bësh një herë në muaj, ke kohë të mjaftueshme për të bërë rregullime para se çekuilibri të kthehet në problem me performancën ose mirëqenien.

Vera është një provë. Kaloje tani, jo në shtator.

Vendimet që përcaktojnë se si do të shkojë vera jote merren kryesisht para muajit qershor. Politika e depozitave që ende nuk e keni vendosur, orari i pushimeve që është ende në negociata, sistemi i prenotimeve që vazhdon të mbështetet te rikujtesat manuale: këto janë gjërat që do t'ju kthehen si bumerang në korrik dhe gusht, kur nuk do të keni kohë t'i rregulloni në mes të sezonit.

Asgjë nga këto nuk është e ndërlikuar. Disa orë përgatitje në maj vlejnë sa javë pune për të shuar zjarret gjatë verës. Rregulloni rregullat e kapacitetit, vendosni në zbatim politikën e depozitave, sigurohuni që rikujtesat të jenë të automatizuara dhe bëjeni tani bisedën për pushimet me ekipin tuaj. Pastaj lëre sezonin të bëjë atë që bëjnë sezonet e verës, dhe dil prej tij me biznesin dhe ekipin ende të paprekur.

Nëse dëshiron të zbulosh se si Fresha mund të menaxhojë anën operacionale të një sezoni veror të ngarkuar – nga kaparet dhe rikujtesat e automatizuara deri te menaxhimi i listës së pritjes dhe raportimi i kapaciteteve në kohë reale – eksploro Fresha për Biznes këtu. Regjistrimi është falas, nuk ka tarifa abonimi dhe është krijuar posaçërisht për sallonet dhe bizneset e bukurisë.

👉 Nëse duhet të mbani mend diçka nga ky tekst, le të jetë kjo: përcaktoni politikën tuaj të depozitave, automatizoni rikujtesat dhe hapni disponueshmërinë tuaj për verën para se të fillojë fluksi. Të treja këto janë të thjeshta për t'u bërë përmes Fresha për Biznes - politikat e kaparëve dhe të kartave të ruajtura zbatohen automatikisht në momentin e prenotimit, rikujtesat dërgohen pa qenë nevoja që dikush t'i dërgojë manualisht, dhe të dhënat e kapacitetit në kohë reale janë të disponueshme sa herë që të nevojiten përmes mjeteve të raportimit të Fresha-s. 

Nëse ke pasur ndërmend të vendosësh një sistem të mirëfilltë prenotimesh para verës, ky është momenti i duhur.