Rregulloret e sallonit: Çfarë të përfshish dhe si t'i vendosësh ato

Të drejtosh një sallon do të thotë të mbash nën kontroll shumë gjëra njëherësh, dhe shumica e bisedave që pronarët e salloneve i kanë frikë janë ato ku pritshmëritë nuk janë përcaktuar siç duhet që në fillim. Një pyetje e paqartë rreth komisionit, konfuzion se si funksionon tarifa e anulimit, ose interpretime të ndryshme për atë që konsiderohet njoftim i mjaftueshëm për pushim. 

Asgjë nga këto nuk vjen nga qëllime të këqija. Kjo vjen nga një hendek midis asaj që të gjithë mendonin se kishin kuptuar dhe asaj që u komunikua në të vërtetë. Rregulloret e qarta të sallonit e mbyllin këtë hendek dhe sigurojnë që salloni yt të funksionojë sa më pa probleme. 

Ky udhëzues shpjegon çfarë duhet të përfshish, si ta shkruash qartë dhe si ta bësh të qasshëm për të gjithë ekipin tënd. Kjo udhëzuese funksionon mirë së bashku me udhëzuesit tanë për ndërtimin e kulturës së sallonit dhe punësimin e stafit të ri të sallonit, pasi të treja këto ndikojnë në mënyrën se si ekipi yt e përjeton punën me ty.

The Nail Town, Londër

Çfarë janë rregulloret e sallonit dhe pse i duhen çdo salloni?

Rregulloret e sallonit janë standardet dhe procedurat e miratuara që përcaktojnë mënyrën se si funksionon biznesi yt çdo ditë. Ato shpjegojnë se si funksionon pagesa, çfarë ndodh kur një klient anulon, cilat janë pritshmëritë për caktimin e orareve dhe prezencën, si e përfaqëson ekipi yt sallonin dhe shumë të tjera.

Mos i konsideroni ato si një libër rregullash, por më shumë si një mjet që sjell qartësi. Sallonet që funksionojnë më pa probleme janë pothuajse gjithmonë ato ku të gjithë, si pronarët ashtu edhe anëtarët e ekipit, e dinë saktësisht se çfarë të presin. Rregulloret e bëjnë këtë të mundur. Ato e heqin pjesën e hamendësimeve nga bisedat që, përndryshe, do të kërkonin që dikush të merrte një vendim në vend.

"Sallonet që zakonisht funksionojnë me më shumë siguri janë ato ku rregulloret nuk përbëjnë surprizë për askënd." Kur pritshmëritë janë të qarta që nga fillimi, ekipi ndihet i sigurt dhe pronari shpenzon shumë më pak kohë duke menaxhuar situata që mund të ishin shmangur fare. Është një nga investimet më të thjeshta që mund të bëjë një pronar salloni."

— Anabela, eksperte bukurie, Fresha 

Shoqata për Menaxhimin e Burimeve Njerëzore thekson vazhdimisht se politikat e dokumentuara të vendit të punës mbrojnë si punëdhënësit ashtu edhe punonjësit, duke i bërë pritshmëritë të qarta dhe duke u dhënë të gjithëve një pikë referimi të përbashkët. Në kontekstin e një salloni, pikërisht kjo pikë referimi e përbashkët është ajo që i pengon çështjet e vogla të shndërrohen në të mëdha.

Rregullat kryesore të sallonit që ekipi yt duhet t'i dijë

Jo çdo rregullore ka nevojë për një dokument zyrtar. Megjithatë, disa aspekte përfitojnë jashtëzakonisht shumë kur vihen me shkrim, thjesht sepse përsëriten rregullisht, dhe qartësia në këtë pikë parandalon disa mosmarrëveshje më vonë.

Ja çfarë ia vlen të trajtohet:

• Standardet e shërbimit. Si duket një takim i shkëlqyer në sallonin tuaj, nga konsultimi e deri te pagesa. Mënyra se si ekipi yt i përshëndet klientët, si i menaxhon ndryshimet në kërkesat e tyre dhe si e përmbyll një vizitë. Këto gjëra e përcaktojnë reputacionin tënd dhe ia vlen t'i shprehësh qartë.
• Planifikimi i orareve dhe pjesëmarrja. Si organizohen turnet, sa kohë përpara duhet të bëhen kërkesat për pushim dhe si duhet të komunikohen mungesat e minutës së fundit.
• Sjellja profesionale. Mënyra se si ekipi yt e përfaqëson sallonin para klientëve, mes njëri-tjetrit dhe në publik — toni, prezantimi dhe lloji i atmosferës në të cilën ti pret që të gjithë të japin kontributin e tyre.
• Mediat sociale. Çfarë u rekomandohet anëtarëve të ekipit të ndajnë, si ta etiketojnë sallonin në përmbajtje dhe çfarë duhet të shmangin. Shumica e stilistëve duan ta ndajnë punën e tyre – një politikë për mediat sociale duhet ta mundësojë këtë, jo ta kufizojë.
• Konfidencialiteti. Informacioni i klientëve është i ndjeshëm. Ia vlen të përfshihet një shënim i shkurtër mbi mënyrën se si duhet të trajtohen të dhënat e klientëve, si dhe mbi pritshmërinë që ato të qëndrojnë brenda biznesit.

Asnjëra prej këtyre nuk ka nevojë të jetë e gjatë. Mjafton nga një paragraf për çdo temë, shkruar me një gjuhë të thjeshtë. Qëllimi është që të gjithë t'i kenë lexuar, t'i kenë kuptuar dhe të dinë ku t'i gjejnë.

Si të përcaktoni një politikë të qartë për pagat dhe komisionet në sallon

Paga dhe komisionet janë fushat ku qartësia ka më shumë rëndësi. Kur anëtarët e ekipit e kuptojnë saktësisht se si funksionojnë të ardhurat e tyre, besimi vjen natyrshëm. Në këtë rast, politikat e shkruara sjellin ndryshimin më të madh në praktikë, sepse detajet janë specifike dhe rëndësia e tyre duket reale.

Beam, Londër

Politika juaj e pagave duhet të përfshijë: mënyrën e llogaritjes së pagave bazë, kohën e kryerjes së pagesave, strukturimin e komisioneve për shërbimet dhe shitjet me pakicë, si dhe mënyrën e monitorimit të orëve të punës dhe të fletëve të kohës.

Fresha e bën anën operacionale të kësaj shumë të thjeshtë. Mund të caktosh pagat për çdo anëtar ekipi, të konfigurosh struktura të personalizuara komisionesh për shërbimet, shitjet me pakicë, kartat dhuratë dhe anëtarësimet, si dhe të përpunosh listën e pagave drejtpërdrejt përmes platformës. Përmbledhja e procesit të pagave në Qendrën e Ndihmës të udhëzon hap pas hapi. Kur ekipi yt mund të shohë saktësisht se si llogaritet komisioni i tyre në kohë reale, politika bëhet qartësisht transparente.

Nga ana ligjore, ia vlen të njiheni si me udhëzimet e qeverisë së Mbretërisë së Bashkuar për të drejtat e punës, ashtu edhe me rregullat e Departamentit Amerikan të Punës për pagat dhe orët e punës, pasi politikat e pagave duhet të jenë në pajtim me legjislacionin lokal të punës.

Rregullorja e prenotimeve dhe e anulimeve të sallonit tuaj

Një rregullore e qartë për prenotimet dhe anulimet është një nga gjërat më praktike që mund të vendosësh me shkrim. Kjo i sjell përfitime të drejtpërdrejta ekipit tënd, duke zvogëluar ndikimin në të ardhura që kanë mosparaqitjet,  dhe u përcakton qartë klientëve pritshmëritë që nga momenti kur bëjnë rezervimin.

Pikat kryesore që duhen përfshirë janë: sa kohë paraprake kërkohet për një anulim, nëse merret një depozitë në momentin e prenotimit, si trajtohen vonesat në mbërritje dhe çfarë ndodh në rast mosparaqitjeje. Detajet varen nga ju dhe nga mënyra se si është organizuar salloni juaj. Ajo që ka rëndësi është që rregullorja të jetë e dukshme, e qëndrueshme dhe të komunikohet paraprakisht.

Mjetet e Fresha-s për pagesat dhe mbrojtjen e prenotimeve e bëjnë këtë të lehtë për t'u zbatuar automatikisht. Mund të kërkoni të dhënat e kartës gjatë prenotimit, të merrni kapare dhe të zbatoni tarifa anulimi, të gjitha këto pa pasur nevojë të ndiqni klientët personalisht. Rregullorja është e integruar në vetë procesin e prenotimit, që do të thotë se ekipit tuaj nuk i duhet kurrë të jetë ai që e përmend.

Si t'i përfshini rregulloret e sallonit tuaj në një manual për stafin

Pasi t'i keni përcaktuar rregulloret tuaja, t'i shndërroni ato në një manual është më e thjeshtë nga sa e presin shumica e pronarëve. Nuk ka nevojë të ketë një dizajn të mrekullueshëm apo të jetë me dhjetëra faqe. Duhet të jetë i qartë, i plotë dhe i lehtë për t'u gjetur.

 "Një manual nuk është thjesht një dokument, është një sinjal. Kjo i tregon ekipit tënd se ke menduar me kujdes si ta bësh jetën e tyre të punës të qartë dhe të drejtë. Më të mirat nuk lexohen si dokumente ligjore. Ato lexohen si një bisedë me pronarin, e shkruar me shkrim."

— Iasmina, Menaxhere e Marketingut të Përmbajtjes, Fresha

Ja një qasje praktike:

1. Fillo me një prezantim të shkurtër për sallonin tënd, për atë që përfaqëson dhe për llojin e mjedisit të ekipit që po ndërton. Kjo e paraqet gjithçka që vjen më pas si diçka në të cilën ekipi yt është pjesë, jo thjesht diçka që i nënshtrohet.
2. Shto çdo fushë të rregullores me një gjuhë të thjeshtë. Mbaje në një stil bisedor. Paragrafë të shkurtër. Një ide për çdo seksion.
3. Përfshi një seksion mbi pagat, komisionet, fletët e orarit dhe mënyrën se si funksionojnë ciklet e pagave. Vendos një link që i çon anëtarët e ekipit te vendi ku mund ta shohin këtë në Fresha, nëse duan të kontrollojnë detajet.
4. Vendose diku ku të jetë lehtësisht e arritshme. Një dokument i përbashkët në Google Docs ose një shënim i fiksuar në kanalin tuaj Fresha Team Connect funksionojnë shumë mirë. Formati ka më pak rëndësi sesa fakti nëse njerëzit mund ta gjejnë lehtësisht.
5. Rishikoje çdo vit, ose kur ndodh ndonjë ndryshim. Kur bën ndryshime, njofto ekipin tënd drejtpërdrejt. Mos u kufizo vetëm me përditësimin e dokumentit duke shpresuar se ata do ta vënë re.

Eva Ometz, Madrid

Si e bën Fresha më të lehtë zbatimin e rregulloreve të sallonit tuaj në praktikë

Politikat e kanë vlerën e tyre vetëm kur proceset që qëndrojnë pas tyre janë të qëndrueshme. Fresha e integron shtresën operacionale, kështu që politikat tuaja mbështeten nga platforma, në vend që të varet nga fakti nëse të gjithë e mbajnë mend se çfarë është rënë dakord.

Fleta e kohës i  regjistron orët automatikisht, kështu që politika juaj e prezencës mbështetet nga një evidencë e qartë.

Lejet e aksesit bëjnë që personat e duhur të shohin informacionin e duhur. Mund të caktosh nivele lejeje për çdo anëtar ekipi,  kështu që konfidencialiteti është i integruar në mënyrën se si funksionon platforma, e jo thjesht i deklaruar në një dokument politikash.

Dhe mjetet e planifikimit të Fresha-s u japin të gjithëve një pamje të qartë, në kohë reale, të turneve dhe disponueshmërisë. Kur politika juaj e planifikimit është e qartë dhe kalendari e pasqyron atë me saktësi, puna e përditshme ecën më pa probleme për të gjithë.

Pyetje të shpeshta rreth rregulloreve të sallonit

Çfarë duhet të përfshijnë rregulloret e sallonit?

Rregulloret kryesore të sallonit zakonisht përfshijnë: standardet e shërbimit dhe pritshmëritë për kujdesin ndaj klientëve, planifikimin e orareve dhe pjesëmarrjen, strukturat e pagave dhe të komisioneve, kushtet e rezervimit dhe të anulimit, sjelljen profesionale, udhëzimet për rrjetet sociale dhe konfidencialitetin. Për shumicën e saloneve mjafton një paragraf i qartë për çdo temë, i shkruar me një gjuhë të thjeshtë. E rëndësishmja është që ekipi yt t'i gjejë ato lehtësisht dhe të dijë se ekzistojnë.

A kam detyrim ligjor të kem një manual stafi për sallonin tim?

Kërkesat ligjore ndryshojnë sipas vendndodhjes. Në Mbretërinë e Bashkuar, punonjësit kanë të drejtë të marrin një deklaratë me shkrim të kushteve të punësimit. Në SHBA, kërkesat ndryshojnë nga shteti në shtet. Një doracak i plotë nuk është gjithmonë i detyrueshëm me ligj, por rekomandohet fuqimisht. SHRM vëren se politikat e shkruara mbrojnë si punëdhënësit ashtu edhe punonjësit, duke i bërë pritshmëritë të qarta.

Cila është një politikë e drejtë anulimi për një sallon?

Shumica e salloneve kërkojnë një njoftim 24 deri në 48 orë paraprakisht për anulimet pa penalitet. Për takime më të gjata ose të specializuara, zakonisht kërkohet një njoftim 48 deri në 72 orë përpara. Më e rëndësishmja është që rregullorja të jetë e dukshme para se klienti të bëjë rezervimin, të komunikohet qartë në momentin e rezervimit dhe të zbatohet në mënyrë të vazhdueshme. Mjetet e Fresha-s për mbrojtjen e pagesave ju lejojnë të kërkoni një kartë në momentin e prenotimit ose të merrni një depozitë, kështu që politika zbatohet automatikisht.

Sa i gjatë duhet të jetë manuali i punonjësve të një salloni?

Aq gjatë sa duhet të jetë, dhe asnjë fjalë më shumë. Shumica e salloneve që janë ofrues të pavarur mund t'i përfshijnë të gjitha në dy deri në pesë faqe. Nuk është gjatësia që ka rëndësi, por dobia: a mund të gjejë një anëtar i ri ekipi gjithçka që i duhet të dijë për të punuar në sallonin tënd? Nëse po, atëherë ka gjatësinë e duhur.

Si mund të sigurohem që ekipi im ta lexojë vërtet manualin?

Shqyrtojeni së bashku kur dikush bashkohet me ekipin. Bëjeni pjesë të procesit tuaj të prezantimit, jo një dokument që lihet të lexohet në mënyrë të pavarur. Mbaje atë diku ku të jetë vërtet e lehtë për t'u gjetur — si një dokument digjital i përbashkët ose një mesazh i fiksuar në kanalin e ekipit tënd. Dhe kur të ndryshojë, njoftoji njerëzit drejtpërdrejt, në vend që thjesht të përditësosh skedarin.

Pasi t'i keni shkruar rregullat tuaja dhe t'i keni bërë të qasshme për të gjithë ekipin, do të vini re se sa më i qetë bëhet puna e përditshme. Jo sepse kanë ndryshuar rregullat, por sepse të gjithë janë në të njëjtën valë. Kështu fiton kohë dhe energji për gjërat që kanë vërtet rëndësi.

👉 Fillo me fushat ku qartësia do të sillte ndryshimin më të madh pikërisht tani. Konfiguro  pagat dhe strukturën e pagesave në Fresha, cakto normat e komisioneve dhe përdor mjetet e mbrojtjes së pagesave të Fresha-s për të zbatuar automatikisht politikën tënde të anulimeve. Së pari, vendosni këto baza. Gjithçka tjetër vjen natyrshëm pas kësaj.

Nëse ende nuk e përdorni Fresha-n për të menaxhuar sallonin tuaj, zbuloni se çfarë përfshihet ose filloni falas.