Aggiorna gli stati degli appuntamenti
Scopri come monitorare gli appuntamenti nel tuo calendario a colpo d'occhio e mantenere il tuo team organizzato per tutta la giornata usando gli stati degli appuntamenti.
Nel presente articolo
Come funzionano gli stati degli appuntamenti
Aggiornare gli stati degli appuntamenti ti aiuta a gestire il tuo flusso di lavoro e attiva le notifiche appuntamenti per i tuoi clienti.
Ogni appuntamento inizia con uno stato predefinito di Prenotato e da lì si aggiorna a seconda di ciò che accade dopo. Puoi aggiornare gli stati degli appuntamenti manualmente o lasciare che cambino automaticamente in base alle attività dei clienti o alle vendite completate. Gli stati sono codificati a colori e visibili nel tuo calendario, nell'elenco degli appuntamenti e nei profili dei clienti, così sai sempre in quale fase si trova una prenotazione.
I seguenti cambiamenti di Stato avvengono automaticamente:
- Prenotato: lo stato predefinito per qualsiasi nuovo appuntamento creato nel calendario dal tuo Team. Se un cliente prenota online e non vengono applicati Termini di pagamento, l'appuntamento verrà creato con questo Stato.
- Confermati: applicato quando un cliente conferma la sua prenotazione. Può essere impostato dal tuo Team o automaticamente se il cliente conferma accettando i tuoi Termini di pagamento.
- Completato: impostato quando viene effettuato il pagamento di un appuntamento tramite il punto vendita. Avrà sempre una vendita collegata, ma il pagamento potrebbe essere ancora non effettuato o parzialmente pagato.
- Cancellato: impostato quando un appuntamento viene cancellato. Gli appuntamenti possono essere annullati solo se l'ora di inizio è nei prossimi giorni (non specificato). I clienti possono anche annullare online, a seconda delle tue Impostazioni di prenotazione online.
Puoi gestire il tuo flusso di lavoro aggiornando manualmente gli stati degli appuntamenti usando:
- Stati personalizzati: crea stati su misura per le esigenze della tua attività, ad esempio "Arrivato" o "Iniziato" per indicare che l'appuntamento è in corso.
- Mancata presentazione: imposta manualmente se il cliente non si presenta all'appuntamento all'ora in cui inizia. Puoi applicarlo solo dopo che l'ora di inizio dell'appuntamento è trascorsa.
Aggiorna lo Stato di un Appuntamento
Puoi aggiornare lo Stato dell'appuntamento in qualsiasi momento dal calendario.
- Apri un appuntamento.
- Clicca sullo Stato attuale in alto a destra nella visualizzazione dell'appuntamento.
- Seleziona un nuovo Stato dal menu a discesa per aggiornare l'appuntamento.
Le modifiche allo Stato hanno effetto immediatamente e aggiorneranno il Colore dell'appuntamento nel tuo calendario.
Crea stati personalizzati per gli appuntamenti
Se hai un flusso di lavoro specifico, puoi creare stati personalizzati che rispecchino le tue esigenze aziendali.
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Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Impostazioni.
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Clicca su Pianificazione per creare stati di appuntamento personalizzati.
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Nel pannello del menu a sinistra, seleziona Stati appuntamenti.
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Clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra per creare un nuovo Stato.
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Nella pagina del nuovo stato dell'appuntamento, inserisci i seguenti dettagli:
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Nome: aggiungi un titolo per lo stato. Ad esempio, "Consulenza" o "Pre-trattamento".
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Icona: clicca sull'icona e selezionane una nuova che rifletta il motivo dello Stato. Questa verrà visualizzata sull'appuntamento nel calendario.
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Colore: scegli un colore che rifletta lo Stato sull'appuntamento nel calendario.
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Clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra per salvare il nuovo Stato dell'appuntamento.
Una volta creati, gli stati personalizzati appariranno come Opzioni quando aggiorni lo stato di un Appuntamento.
Modifica o elimina gli stati degli Appuntamenti
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Dall'elenco degli stati degli appuntamenti, clicca sul pulsante Attività accanto allo Stato che vuoi gestire.
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Scegli una delle seguenti Opzioni dal pannello:
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Modifica: aggiorna i dettagli dell'orario dello stato, inclusi Nome, Icona e Colore.
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Elimina: rimuovi definitivamente il tipo di fascia oraria bloccata. Apparirà un pop-up di conferma che ti chiederà di riconfermare l'eliminazione.
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Sposta in alto o Sposta in basso: modifica la posizione dello Stato nell'elenco per controllare dove appare quando si aggiorna lo Stato di un Appuntamento.
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Eventuali modifiche apportate a uno Stato si rifletteranno immediatamente in tutti gli Appuntamenti associati. Se elimini uno stato che è in uso, ti verrà chiesto di selezionare un nuovo stato per riassegnare quegli Appuntamenti.
Alcuni stati sono predefiniti dal sistema e non possono essere modificati, riordinati o eliminati. Tra questi, troviamo Prenotato, Confermato, Completato, Cancellato e Mancata presentazione.
Domande frequenti
Gli stati personalizzati degli appuntamenti sono solo per uso interno. I clienti vedranno comunque aggiornamenti standard come conferme e promemoria.
Quando elimini uno stato, questo verrà eliminato immediatamente se non è in uso. Se è in uso, dovrai riassegnare quegli appuntamenti a un altro stato personalizzato. Non potrai selezionare Completato, Cancellato o Mancata presentazione.
Sì, ogni appuntamento all'interno di un appuntamento di gruppo può avere il proprio Stato. Puoi aggiornare lo Stato individualmente per ogni prenotazione all'interno del gruppo.
Gli stati degli appuntamenti verranno visualizzati su ogni singolo appuntamento, inclusi quelli all'interno di un appuntamento di gruppo. Vedrai lo Stato anche nell'Elenco degli appuntamenti sotto Vendite e nel Profilo di ciascun cliente sotto la cronologia degli appuntamenti.
