Gérer les absences de votre équipe
Dans ce guide, vous apprendrez à créer, ajouter et gérer les absences pour votre équipe, y compris les vacances, les arrêts maladie et les jours personnels.
Dans cet article
Fonctionnement de la programmation des absences
La planification des absences vous permet de bloquer les jours où un membre de l'équipe n'est pas disponible pour prendre des réservations. Une fois ajouté, ce créneau apparaît sur le calendrier afin que vous puissiez facilement voir qui est disponible lors de la programmation des rendez-vous.
Si l'ensemble de votre entreprise n'est pas disponible, par exemple pendant les jours fériés ou en cas de maintenance, vous pouvez à la place définir une période de fermeture, ce qui bloque les réservations pour tous les membres de l'équipe en même temps.
Ajouter une absence via les quarts programmés
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Équipe.
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Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Plages horaires programmées.
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Ajoutez une absence en utilisant l'une des méthodes suivantes :
- Cliquez sur un jour et sélectionnez Ajouter une absence dans les Options.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite et sélectionnez Absence dans le panneau.
- Cliquez sur un jour et sélectionnez Ajouter une absence dans les Options.
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Dans la fenêtre contextuelle Ajouter une absence, sélectionnez le membre de l'équipe et le type d'absence.
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Définissez la Date de début, l'Heure de début et l'Heure de fin. Le total des heures de congé s'affichera.
- Pour plusieurs jours, cochez la case Répéter et choisissez une date de fin.
- Pour plusieurs jours, cochez la case Répéter et choisissez une date de fin.
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Utilisez la rubrique Description pour ajouter toute information supplémentaire pour votre équipe.
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Cochez la case Approuvé si les absences sont confirmées.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter l'absence à l'horaire du membre de votre équipe.
L'absence apparaîtra dans les plages horaires programmées du membre de l'équipe et contribuera à maintenir votre calendrier à jour.
Ajouter une absence via votre calendrier
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Calendrier.
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Ajoutez un créneau horaire bloqué bloqué en cliquant sur un membre de l'équipe et en sélectionnant Ajouter une absence dans le panneau.
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Dans la fenêtre contextuelle Ajouter une absence, sélectionnez le membre de l'équipe et le type d'absence.
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Définissez la Date de début, l'Heure de début et l'Heure de fin. Le total des heures de congé s'affichera.
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Pour plusieurs jours, cochez la case Répéter et choisissez une date de fin.
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Utilisez la rubrique Description pour ajouter toute information supplémentaire pour votre équipe.
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Cochez la case Approuver si les absences sont confirmées.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter l'absence à l'horaire du membre de votre équipe.
L'absence apparaîtra dans les périodes de travail programmées du membre de l'équipe et vous aidera à tenir votre calendrier à jour.
Lorsque vous utilisez un smartphone, vous pouvez également ajouter une absence à partir du menu principal en bas de votre écran en appuyant sur l'icône Plus (+) et en sélectionnant Ajouter une absence dans les Options.
Mettre à jour ou supprimer une absence
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Équipe.
- Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Plages horaires programmées.
- Sélectionnez une absence programmée et choisissez l'une des options suivantes :
- Modifier : mettez à jour l'absence et cliquez sur le bouton Enregistrer pour la mettre à jour.
- Supprimer : supprimez définitivement l'absence du calendrier des membres de votre équipe. Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra, vous demandant de confirmer la suppression. Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.
FAQ
Lorsque vous modifiez une absence, vous pouvez ajuster ses renseignements. Si vous supprimez une période d'absence, les plages horaires initialement programmées du membre de l'équipe seront restaurées pour ces dates.
Le total des absences est calculé sur la base des Heures de quart programmé pour le jour. Si aucune plage horaire n'est programmée, le système affichera zéro heure.
Pour bloquer des jours ouvrables entiers, comme les jours fériés, utilisez Périodes de fermeture de l'entreprise. Cela permet de conserver les horaires programmés de l'équipe tout en empêchant les clients de réserver en ligne.