Gérer les plages horaires programmées des membres de l'équipe
Dans ce guide, vous apprendrez à gérer les plages horaires programmées pour les membres de votre équipe, notamment à définir des plages horaires répétitives et à mettre à jour ou supprimer des plages horaires individuelles.
Dans cet article
Fonctionnement des plages horaires programmées
La planification des périodes de travail vous aide à gérer les horaires de chaque membre de l'équipe, afin que vous sachiez toujours qui est disponible pour les rendez-vous. Les créneaux apparaissent sur votre calendrier, ce qui facilite la programmation de rendez-vous manuellement ou la prise de rendez-vous en ligne par les clients.
Ajouter des plages horaires programmées
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Équipe.
- Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Quarts programmés pour gérer les quarts de votre équipe.
- Cliquez sur l'icône Modifier à côté du nom d'un membre de l'équipe et sélectionnez Définir des plages de travail récurrentes pour ouvrir la vue de ses plages de travail.
- Dans le panneau de gauche de la page des plages horaires récurrentes, sous Type de planning, choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que le modèle de plages horaires se répète. Vous pouvez choisir entre Toutes les semaines, Toutes les 2 semaines, Toutes les 3 semaines et Toutes les 4 semaines.
- Définissez les Dates de début et de fin de ces périodes de travail :
- Vous pouvez sélectionner Jamais pour conserver un horaire en cours ou choisir une Date spécifique à laquelle l'horaire se termine.
- Vous pouvez sélectionner Jamais pour conserver un horaire en cours ou choisir une Date spécifique à laquelle l'horaire se termine.
- Sur le côté droit de la page des périodes de travail répétées, cochez la case à côté de chaque jour de la semaine où le membre de l'équipe travaillera.
- Pour chaque jour programmé, modifiez les heures de début et de fin de la plage horaire.
- Sélectionnez le bouton Ajouter à côté de l'heure de fin pour intégrer des pauses et ajoutez une autre plage horaire le même jour.
- Sélectionnez le bouton Ajouter à côté de l'heure de fin pour intégrer des pauses et ajoutez une autre plage horaire le même jour.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour définir la plage horaire du membre de l'équipe.
Le modèle de période de travail répétée du membre de l'équipe sera maintenant mis à jour en fonction de vos modifications, et ses disponibilités seront reflétées dans le calendrier. Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour apporter d'autres mises à jour à leurs plages horaires programmées.
Lorsqu'un membre de l'équipe travaille dans plusieurs de vos établissements, toutes les réservations qu'il a dans d'autres établissements apparaissent sur le calendrier sous la forme d'un bloc grisé portant le nom de l'établissement. Vous pouvez gérer cela dans vos Paramètres du calendrier.
Mettre à jour ou supprimer une seule plage horaire
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Ouvrez Plages horaires programmées depuis Équipe.
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Cliquez sur la plage horaire d'un membre de l'équipe et choisissez l'une des options suivantes dans le panneau :
- Modifier ce jour : mettez à jour l'heure de début et de fin de la plage horaire dans la fenêtre contextuelle. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.
- Supprimer cette plage horaire : supprimer définitivement la plage horaire de l'horaire du membre de l'équipe. Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra, vous demandant de confirmer la suppression.
Vous pouvez également modifier une plage horaire en sélectionnant le membre de l'équipe dans votre calendrier et en sélectionnant Modifier la plage horaire.
FAQ
Les plages horaires programmées sont modifiées individuellement pour chaque membre de l'équipe, ce qui vous donne un contrôle total sur les disponibilités de chaque personne.
Fresha évite les doubles réservations en bloquant automatiquement les heures d'indisponibilité dans tous les établissements afin d'éviter les conflits. Cependant, vous pouvez passer outre en magasin et vous recevrez un avertissement si le membre de l'équipe a déjà un rendez-vous à ce moment-là. Si vos établissements sont éloignés les uns des autres, nous vous recommandons de définir des plages horaires programmées fixes pour éviter les chevauchements et garantir un temps de déplacement entre les Rendez-vous.
Les heures d'ouverture de l'entreprise et les plages horaires des membres de l'équipe sont gérées séparément, ce qui vous donne la flexibilité de définir des heures d'ouverture générales tout en adaptant les disponibilités de chaque membre de l'équipe. Les clients peuvent uniquement prendre rendez-vous durant une plage horaire programmée d'un membre de l'équipe, ce qui garantit que les rendez-vous correspondent aux Disponibilités réelles.
Si vos plages horaires programmées commencent avant vos heures d'ouverture ou se prolongent au-delà, vous pouvez utiliser les heures bloquées pour vous assurer que les clients ne prennent rendez-vous que lorsque vous êtes disponible.
Si un(e) employé(e) quitte l'entreprise et que vous souhaitez arrêter les futures réservations en ligne, vous pouvez supprimer ses plages horaires programmées à partir d'une date spécifique. Accédez à la page des plages horaires programmées, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de son Nom, sélectionnez Supprimer toutes les plages horaires et choisissez la Date à partir de laquelle il ne doit plus être disponible pour les réservations.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 plages horaires par jour pour chaque membre de l'équipe, ce qui vous donne une grande flexibilité pour personnaliser les plages horaires.
Pour que les membres de l'équipe n'apparaissent pas comme ayant des rendez-vous lorsqu'ils sont programmés dans un autre établissement, ouvrez la catégorie Planification dans Paramètres, puis sélectionnez Heures et calendrier. Sous Paramètres du calendrier, sélectionnez Modifier, puis décochez Afficher lorsque les membres de l'équipe ont des rendez-vous dans un autre établissement.
