Configurer la réattribution des rendez-vous pris
Découvrez comment configurer la réattribution des rendez-vous réservés pour donner aux clients une meilleure chance de réserver avec le membre de l'équipe de leur choix.
Dans cet article
À propos de la réaffectation des rendez-vous pris
Si un client a demandé un membre de l'équipe spécifique lors de la prise d'un rendez-vous en ligne, Fresha vérifie si des rendez-vous existants (pour lesquels le client n'a pas de préférence en ce qui a trait aux membres de l'équipe) peuvent être réattribués à un autre membre de l'équipe disponible. L'échange est effectué automatiquement, ce qui réduit le nombre de réservations refusées.
Pour qu'un rendez-vous soit réattribué, le nouveau membre de l'équipe doit offrir le même service au même prix et pour la même durée, afin que vos clients ne soient jamais surpris par des changements inattendus au moment de l'encaissement. Il n'y a pas de limite au nombre de réaffectations d'un rendez-vous.
Par exemple, une cliente a pris rendez-vous pour une coupe de cheveux à 14 h avec N'importe quel membre de l'équipe, et le rendez-vous est automatiquement attribué à la styliste Wendy. Si un nouveau client demande le même créneau et la styliste Wendy, le rendez-vous du premier client est automatiquement réattribué à un autre styliste disponible.
Configurer la réaffectation des rendez-vous réservés
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Paramètres.
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Cliquez sur la catégorie **Programmation **, puis sélectionnez **Réservations en ligne **dans le ** **panneau de menu de gauche.
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À côté de Réattribution dynamique, cliquez sur le bouton Modifier pour mettre à jour les paramètres.
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Choisissez les rendez-vous qui peuvent être attribués automatiquement en cochant les cases à côté des types de rendez-vous que vous souhaitez inclure :
- Rendez-vous pris en ligne : Tous les rendez-vous que les clients ont pris en ligne, lorsque le client a sélectionné N'importe quel membre de l'équipe au moment de la prise de rendez-vous, peuvent être réattribués automatiquement.
- Rendez-vous pris par votre équipe : Toute réservation programmée en salon peut être automatiquement réaffectée à un autre membre de l'équipe.
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Sous Délai avant le rendez-vous, utilisez la liste déroulante pour choisir jusqu'à quel moment avant l'heure de début du rendez-vous les rendez-vous peuvent être réattribués.
- Les rendez-vous prévus dans ce délai ne seront pas réassignés automatiquement.
- Les rendez-vous prévus dans ce délai ne seront pas réassignés automatiquement.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour appliquer les modifications.
Une fois les paramètres enregistrés, tous les rendez-vous pris après cette mise à jour pourront être automatiquement déplacés afin de libérer de la place pour les clients qui demandent un membre de l'équipe en particulier. Un enregistrement de chaque réaffectation apparaît dans le journal des activités du rendez-vous.
Vérifier les activités de réaffectation
Lorsqu'un rendez-vous est automatiquement réaffecté, une entrée horodatée est ajoutée au journal des activités du rendez-vous afin que vous ayez toujours un enregistrement clair de ce qui a changé et pourquoi.
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez à Calendrier.
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Cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez consulter.
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Dans le panneau de droite de la vue du rendez-vous, cliquez sur Actions (trois points) et sélectionnez **Historique du rendez-vous **pour afficher un historique complet des modifications, y compris toutes les réaffectations effectuées par la réaffectation dynamique.
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Une mise à jour du rendez-vous indiquera que le rendez-vous a été automatiquement réattribué à un nouveau membre de l'équipe pour faire de la place à un nouveau rendez-vous.
Chaque entrée de réaffectation indique le membre de l'équipe initial, le nouveau membre de l'équipe et le motif du changement.
FAQ
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Pour les réservations au calendrier, l'icône en forme de cœur n'est pas sélectionnée sur le rendez-vous
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Il se situe en dehors de la période de délai avant le rendez-vous. Il s'agit du délai minimum requis avant le début d'un rendez-vous pour qu'il soit automatiquement réattribué à un autre membre de l'équipe.
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Un autre membre de l'équipe approprié est disponible et offre le même service au même prix et pour la même durée
Les clients ne sont pas informés du changement lorsque la réaffectation des rendez-vous réservés transfère un rendez-vous à un nouveau membre de l'équipe. L'heure du rendez-vous, le service et le prix restent tous exactement les mêmes, de sorte qu'il n'y a rien d'inattendu pour le client à son arrivée.
Les membres de l'équipe reçoivent une notification lorsqu'un rendez-vous leur est attribué par le biais de la réaffectation des rendez-vous réservés, de la même manière qu'ils sont informés de tout autre nouveau rendez-vous s'ils ont activé les notifications de rendez-vous dans leurs paramètres.
La réaffectation des rendez-vous confirmés n'annule ni ne supprime jamais une réservation. Elle ne fait que transférer un rendez-vous admissible à un autre membre de l'équipe disponible. Chaque client conserve son rendez-vous à la même heure, pour le même service et au même prix.
Vous pouvez choisir les rendez-vous admissibles à la réaffectation de rendez-vous : les rendez-vous pris en ligne, les rendez-vous pris par votre équipe. Si ces deux options sont sélectionnées, tous les rendez-vous programmés en magasin peuvent être réattribués, ainsi que tous les rendez-vous pris en ligne par les clients lorsque l'option N'importe quel membre de l'équipe a été sélectionnée.
Vous pouvez désactiver la réaffectation des rendez-vous pris dans vos Paramètres de réservation en ligne en décochant les deux cases Rendez-vous pris en ligne et Rendez-vous pris par votre équipe.
Un rendez-vous peut être réattribué à l'aide de la réattribution des rendez-vous réservés si tous les critères suivants sont remplis :
* Aucune préférence de membre de l'équipe n'est définie
* Pour les réservations en ligne, le client a sélectionné Aucune préférence
Dès que la réaffectation des rendez-vous réservés est activée, elle peut s'appliquer aux rendez-vous existants et aux nouveaux rendez-vous. Cela inclut tous les rendez-vous déjà inscrits dans votre calendrier, même s'ils ont été réservés avant l'activation de la fonctionnalité.
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