Prenotimet e verës: Suksesi në verë për sallonet

Vera është stina për të cilën jeton çdo pronar salloni. Agjenda mbushet, të ardhurat vërshojnë dhe në sallon ka një gjallëri të vërtetë, që nuk ndihet në të njëjtën mënyrë në asnjë periudhë tjetër të vitit. Mundësia është reale dhe është aty gati për t'u kapur. E vetmja gjë që duhet të bësh është të jesh sa më i përgatitur që të mundesh. E thjeshtë, apo jo?

Të përfitosh sa më shumë nga vera nuk do të thotë thjesht të marrësh sa më shumë rezervime të jetë e mundur. Bëhet fjalë për të pranuar prenotimet e duhura, për të mbrojtur kapacitetin që ke dhe për të drejtuar një biznes që nuk shembet nën peshën e ngarkesës së vet. Sallonet që e bëjnë këtë mirë nuk janë domosdoshmërisht më të mëdhatë apo ato me stafin më të mirë. Janë ato që e kanë menduar mirë gjithçka para se të fillojë vrulli, në vend që të merren me zgjidhjen e problemeve kur situata tashmë ka nisur. Fresha ofron mjetet më të përparuara të menaxhimit dhe sistemet më të avancuara të prenotimeve në treg, duke të dhënë një dorë këtë verë.

Ky udhëzues mbulon pesë fushat që sjellin ndryshimin më të madh në praktikë: planifikimin e kapaciteteve, politikat e depozitave dhe të anulimeve, uljen e mosparaqitjeve, menaxhimin e listës së pritjes dhe mbajtjen e ekipit tuaj funksional gjatë periudhës së pikut. Të gjitha këto mund të vihen në zbatim që tani, para se sezoni të fillojë siç duhet.

Fox & Vamp, Londër

Planifikim efektiv i kapaciteteve

Gabimi më i zakonshëm gjatë verës është mbiprenotimi. Jo në kuptimin e dukshëm të rezervimit të dyfishtë, por në mënyrën më të heshtur dhe më të dëmshme, kur shtyn edhe nga një takim tjetër në çdo interval, shton kohë shtesë për klientët e rastit dhe i thua po çdo kërkese, derisa agjenda të duket teknikisht e mbushur, por operacionaleisht e pamundur.

Kapaciteti real nuk është numri maksimal i takimeve që mund të akomodohet në karriget tuaja. Është numri i shërbimeve që ekipi yt mund t'i kryejë mirë, në mënyrë të qëndrueshme, për disa javë rresht, pa rënë cilësia dhe pa u bërë stresi i papërballueshëm. Këto dy shifra shpesh janë mjaft të ndryshme.

Fillo me të dhënat e verës së kaluar

Nëse ke të dhëna prenotimesh nga vera e kaluar, ato janë mjeti më i dobishëm i planifikimit që ke. Shqyrto se cilat javë ishin vërtet nën kapacitet, cilat ishin të mbiprenotuara, cilat shërbime shkaktuan më shumë probleme me planifikimin e orareve dhe ku kishe më shumë anulime të minutës së fundit ose mosparaqitje. Ky model do të përsëritet këtë vit përafërsisht me të njëjtën formë, përveç nëse ndërmerrni hapa konkretë për të ndryshuar diçka.

Në Fresha, raportet dhe analizat tuaja tregojnë numrin e takimeve, shkallën e shfrytëzimit nga secili anëtar ekipi dhe modelet e anulimeve për çdo periudhë kohore; nëse dëshironi të dini më shumë, vizitoni qendrën tonë të ndihmës, ku do të gjeni një përmbledhje të detajuar të opsioneve tona të raportimit dhe analizave. Duke bërë një krahasim me periudhën qershor–gusht të vitit të kaluar, merrni një pikë referimi për të planifikuar kapacitetin e këtij viti para se të hapet sezoni, në vend që ta zbuloni se si paraqitet situata pasi të jeni tashmë brenda tij.

Parashiko kohë rezervë

Takimet gjatë verës zgjatin më shpesh sesa në periudhat e tjera të vitit. Klientët që vijnë për ngjyrosje kanë kërkesa më komplekse, klientët e rinj kanë nevojë për konsulta më të gjata, ose njerëzit janë në atmosferë pushimesh dhe kanë më pak nxitim për të vazhduar me punët e tyre. Të planifikosh takimet pa asnjë interval midis tyre funksionon mirë në një të martë të qetë të muajit shkurt. Në një të shtunë korriku plotësisht të rezervuar, një vonesë e vetme përhapet si reaksion zinxhir gjatë gjithë ditës.

Një rregull praktik: gjatë javëve të pikut, lër 10 deri në 15 minuta rezervë për çdo takim për ngjyrosje dhe për çdo orar të caktuar për klientë të rinj. Mund të duket si humbje e të ardhurave, por në të vërtetë është mbrojtje për të ardhurat që tashmë i ke. Një klient që pret 45 minuta pas orarit të takimit nuk rirezervon. Mjetet tona të përparuara të planifikimit të orareve mund t'ju ndihmojnë me këtë, duke e bërë procesin më të lehtë për çdo sezon.

Caktoni orare për shërbimet me kërkesë të lartë

Jo të gjitha shërbimet kanë të njëjtën kompleksitet në planifikimin e orareve. Kur planifikoni orarin e verës, takimet për ngjyrosje, përgatitjet për dasma dhe evente, si dhe çdo prenotim me shërbime të shumëfishta, duhet të trajtohen ndryshe nga një prerje standarde apo një tharje me tharëse. Konsideroni të rezervoni një pjesë të karrigeve tuaja të ngjyrosjes posaçërisht për takimet e ngjyrosjes të prenotuara paraprakisht gjatë javëve me ngarkesë maksimale, në vend që t'i lini të lira për klientët e rastit ose për prenotimet e së njëjtës ditë, të cilët mund të vijnë me një kërkesë shumë më të thjeshtë.

Iasmina Ionescu, Menaxhere e Marketingut të Përmbajtjes në Fresha, tha: "Vera është stina që i ndan sallonet që kanë planifikuar nga ato që janë kapluar nga paniku, dhe dallimi zakonisht qëndron te fakti nëse i ke pasur mjetet e duhura gati para se të fillojë periudha e ngarkuar." 

Fresha të heq barrën e punës nga supet;  depozita të automatizuara, rikujtesa, disponueshmëri në kohë reale, që të mund të përqendrohesh te klientët në karrigen tënde, e jo te kaosi prapa skenave."

Rregulloret e depozitave dhe të anulimeve me Fresha

Nëse nuk keni një politikë depozitash për prenotimet e verës, vera mund të jetë momenti i duhur për ta vendosur një të tillë. Jo sepse klientët e tu nuk janë të besueshëm, por sepse kostoja e një mosparaqitjeje në një ditë vere plotësisht të prenotuar është e konsiderueshme, dhe e vetmja mbrojtje efektive kundër saj është ajo financiare.

Një politikë depozitash ndryshon edhe cilësinë e prenotimeve tuaja. Klientët që kanë paguar një paradhënie për të siguruar një takim e trajtojnë atë ndryshe nga një klient që ka bërë një rezervim në mënyrë spekulative, pa asnjë angazhim. Një skemë depozitash është e rëndësishme, sidomos për opsione si anulimi deri në 24 ose 48 orë para, sepse kështu i jepni klientit fleksibilitet, ndërsa vetes siguri. E bëjmë jashtëzakonisht të lehtë ta bësh këtë. Mëso më shumë në qendrën tonë të ndihmës.

Sa të tarifosh dhe kur

Nivelet e depozitave ndryshojnë sipas shërbimit dhe tregut. Ja një kornizë e dobishme:

• Për shërbimet e ngjyrosjes, balayage dhe çdo takim që zgjat mbi 90 minuta: një depozitë prej 25 deri në 50 për qind të çmimit të shërbimit në momentin e prenotimit.
• Për prenotimet për dasma dhe për shoqërinë e nuses: depozitë prej 50 për qind e pakthyeshme, ndërsa pjesa e mbetur paguhet 48 orë para takimit.
• Për klientët e rinj që prenotojnë shërbime premium: një depozitë mbajtëse më e vogël, nga 25 deri në 45 dollarë,  mjafton për të përjashtuar prenotimet spekulative, pa u dukur si pengesë për klientët seriozë.
• Për prerje standarde dhe takime më të shkurtra: kaparet janë më pak të nevojshme, por një politikë e regjistrimit të kartës (ku aplikohet një tarifë për anulim të vonë ose mosparaqitje) jep një rezultat të ngjashëm me më pak vështirësi gjatë prenotimit.

Fox & Vamp, Londër

Si ta komunikosh politikën

Biseda për depozitën është e sikletshme vetëm nëse e trajtoni si të tillë. Kjo është një praktikë e zakonshme biznesi, dhe shumica e klientëve e presin atë për takimet premium ose ato me kohëzgjatje të madhe. Shpreheni thjesht: "Kërkojmë një depozitë për të siguruar prenotimin tuaj. Do të zbritet nga shuma totale në ditën e shërbimit." Në shumicën e rasteve, ky është i gjithë shpjegimi që nevojitet.

Specifikojeni qartë afatin tuaj të anulimit: zakonisht 24 deri në 48 orë që depozita të kthehet ose të transferohet për një takim tjetër. Klientët që anulojnë brenda kësaj periudhe e humbasin depozitën. Kjo nuk është një masë ndëshkuese, por thjesht pasqyron faktin se anulimi i vonë i një ore të rezervuar i kushton vërtet para biznesit.

Në Fresha, kërkesat për depozitë mund të caktohen sipas llojit të shërbimit dhe të zbatohen automatikisht në momentin e pagesës gjatë prenotimit online. Klientët e paguajnë depozitën kur bëjnë rezervimin, ndërsa pjesën e mbetur e paguajnë ditën e shërbimit, pa qenë nevoja për asnjë proces manual faturimi nga ana juaj. Mjetet e pagesës të Fresha mbështetin  gjithashtu politikat e kartës së regjistruar për anulimet e vonuara, gjë që ju ofron mbrojtje pa kërkuar parapagesë për çdo rezervim.

Zvogëlimi i mosparaqitjeve

Mosparaqitjet janë gjëja më e bezdisshme që ndodh në një sallon gjatë verës. Një klient që nuk paraqitet për një takim për ngjyrosje flokësh të shtunën në orën 10 të mëngjesit në korrik nuk është thjesht një rezervim i humbur. Është një boshllëk që nuk mund të mbushet me njoftim të shkurtër, një anëtar ekipi që rri pa punë gjatë periudhës suaj më të ngarkuar të biznesit dhe të ardhura që thjesht zhduken.

Lajmi i mirë është se shumica e mosparaqitjeve nuk janë me qëllim të keq. Këto ndodhin sepse klientët harrojnë, i ngatërrojnë datat ose mendojnë se mund të anulojnë në minutën e fundit pa asnjë pasojë. Të gjitha këto mund të zgjidhen me sistemet e duhura.

Kujtesa të automatizuara

Një kujtesë për takimin e dërguar 48 orë para rezervimit, e ndjekur nga një e dytë 24 orë para, zvogëlon ndjeshëm mosparaqitjet. Rikujtesa 48-orëshe u jep klientëve mjaft kohë paraprake për të anuluar dhe, nëse e bëjnë, ju jep edhe juve mjaft kohë për ta mbushur atë orar. Kujtesa 24-orëshe i kap klientët që e kanë marrë kujtesën e parë dhe nuk kanë bërë asgjë në lidhje me të.

Fresha dërgon automatikisht rikujtesa me SMS dhe email si pjesë e shërbimit standard. Mund të konfiguroni kohën dhe përmbajtjen e mesazhit përmes cilësimeve të biznesit tuaj, ndërsa sistemi e kryen dërgimin pa asnjë ndjekje manuale nga ekipi juaj. Për takimet me vlerë të lartë (kolorim, shërbime për nuse, çdo rezervim që zgjat mbi dy orë), ia vlen gjithashtu të shtohet një mesazh personal nga stilisti një ditë para. Kombinimi i kujtesës së automatizuar me një prekje personale është dukshëm më efektiv sesa secila prej tyre e përdorur vetëm.

Klikime për konfirmim

Një rikujtesë që u kërkon klientëve të konfirmojnë pjesëmarrjen e tyre (në vend që thjesht t'i informojë) ju paralajmëron herët për mosparaqitje të mundshme. Nëse një klient nuk e konfirmon brenda një afati të caktuar, mund të ndërmerrni hapa proaktivë për ta kontaktuar, në vend që ta zbuloni mungesën e tij kur nuk paraqitet.

Një politikë e qartë për anulimet e vonuara, e zbatuar në mënyrë të vazhdueshme

Faktori më i madh që shkakton mosparaqitje të përsëritura është paqëndrueshmëria. Nëse klientët mësojnë se rregullorja juaj e anulimit zbatohet vetëm herë pas here dhe se bëni përjashtim kur kanë një justifikim të arsyeshëm, ata do ta konsiderojnë atë si diçka opsionale. Kur politika zbatohet me mirësjellje, por në mënyrë të qëndrueshme që nga rasti i parë, ajo kuptohet dhe respektohet, në vend që të vihet në provë.

Kjo nuk do të thotë të jesh i/e ashpër me klientët kur ata përballen me emergjenca të vërteta. Do të thotë të mos i marrësh si rregull përsipër kostot e anulimeve të minutës së fundit që mund të shmangen, vetëm sepse biseda të duket e pakëndshme. Koha e ekipit tënd ka vlerë, dhe politika e mbron atë.

Annabelle Taurua, eksperte bukurie te Fresha: "Sallonet që e kalojnë më mirë verën zakonisht kanë dy gjëra të përbashkëta: një politikë depozitash që e zbatojnë vërtet dhe rikujtesa që dërgohen automatikisht, që asgjë të mos harrohet." Asnjëra nga këto gjëra nuk kërkon një operacion të madh. 

Mjafton t'i konfigurosh një herë dhe pastaj ta lësh sistemin të bëjë punën. Kjo e ndryshon vërtet atmosferën e një sezoni të ngarkuar veror."

Menaxhimi i listës së pritjes përmes Fresha 

Çdo anulim që merr gjatë verës është gjithashtu një mundësi për ta mbushur atë orar me një klient që tashmë dëshiron të vijë. Një listë pritjeje, e menaxhuar në mënyrë aktive, shndërron një pjesë të konsiderueshme të atyre boshllëqeve në të ardhura që përndryshe do të humbisnin. Mund madje të ofroni orare të lira me zbritje të minutës së fundit, për të mbushur më shumë oraret e kalendarit gjatë periudhave më të qeta.

Fjala kyçe është "në mënyrë aktive". Një listë pritjeje që ekziston në një fletore ose si një shënim mendor për të "kontrolluar nëse dikush dëshiron një orar të lirë" do të japë rezultate më të dobëta sesa një listë që menaxhohet në mënyrë sistematike. Ja se si ta bësh siç duhet.

• Mbaj një listë të përditësuar të klientëve që kanë kërkuar takime të cilat nuk ishin të disponueshme kur kanë telefonuar ose kanë bërë rezervim. Këta janë klientët e tu më të interesuar kur lirohet një orar i disponueshëm.
• Kur vjen një anulim, kontakto menjëherë personin e parë në listën e pritjes. Shpejtësia ka rëndësi, sepse klientët e verës shpesh kanë periudha të caktuara kur janë të disponueshëm. Një orar që lirohet të mërkurën duhet të plotësohet deri të mërkurën pasdite, përndryshe ka shumë të ngjarë të mbetet bosh.
• Jepu klientëve në listën e pritjes një afat të shkurtër për t'u përgjigjur (dy deri në katër orë për oraret e së njëjtës ditë ose të ditës tjetër) para se të kalosh te personi tjetër në listë. Ta lësh një orar të lirë pezull, duke pritur një përgjigje që mund të mos vijë, të kushton më shumë ty sesa klienti humbet nga presioni kohor.
• Konsideroni të krijoni një listë pritjeje të dedikuar për anëtarët e ekipit tuaj më të kërkuar. Klientët që duan pikërisht një stilist të caktuar shpesh janë të gatshëm të presin për atë orar të saktë, në vend që të zgjedhin një orar të ngjashëm me një stilist tjetër.

Sistemi i prenotimeve online të Fresha-s i regjistron dhe i menaxhon automatikisht kërkesat e listës së pritjes, duke sinjalizuar kur lirohet një orar që përputhet. Në vend që të merret me listën manualisht, platforma menaxhon procesin e njoftimeve dhe të rirezervimeve, kështu që stafi i pritjes nuk ka pse ta kalojë verën në telefon duke u përpjekur të mbushë vendet e lira nga anulimet.

Si ta mbash ekipin tënd funksional gjatë periudhës së pikut

Të ardhurat nuk janë e vetmja gjë që vihet në lojë gjatë verës. Është edhe ekipi yt. Sallonet që dalin nga muaji gusht në gjendje të mirë janë ato ku pronari e ka trajtuar kapacitetin e ekipit me të njëjtën rigorozitet që ka zbatuar për kapacitetin e klientëve. Një stilist që është rraskapitur deri në fund të korrikut nuk do të arrijë të ofrojë atë cilësi që justifikonte gushtin plotësisht të rezervuar që kishit planifikuar.

Planifikimi i pushimeve

Vera është koha kur ekipi yt e dëshiron më shumë pushimin dhe kur ti më së paku mund të lejosh të kesh mungesë personeli. Nuk ka zgjidhje të përsosur për këtë tension, por ka mënyra për ta menaxhuar atë që duken të drejta dhe funksionojnë në praktikë.

Caktoni që herët një periudhë kohore për kërkesat e pushimeve verore. Nëse i kërkoni të gjitha kërkesat për pushime deri në fund të prillit, mund të merrni vendime, t'i komunikoni ato qartë dhe të planifikoni zëvendësimet para se sezoni të fillojë, në vend që t'i menaxhoni gjërat në mënyrë reaktive në qershor. Zgjedhja midis parimit "kush vjen i pari, shërbehet i pari" dhe një sistemi me radhë për javët e kërkuara është një vendim politike që çdo biznes e merr ndryshe, por të kesh një politikë të qartë është më mirë sesa të marrësh vendime ad-hoc që krijojnë pakënaqësi. Sistemet tona të planifikimit janë liderë në treg dhe ju ndihmojnë të thjeshtoni proceset tuaja dhe të ekipit tuaj. Mësoni më shumë rreth menaxhimit të pushimeve në qendrën tonë të ndihmës.

Kur është e mundur, shpërndajeni në kohë mbulimin gjatë javëve me ngarkesë maksimale. Nëse keni katër stilistë dhe dy prej tyre duan të marrin pushim javën e fundit të korrikut, pyetja nuk është nëse duhet t'u thoni "po", por si të siguroheni që dy të tjerët të mos punojnë me 150 për qind të kapacitetit të tyre atë javë. Të angazhosh një profesionist të pavarur të besuar ose një stilist zëvendësues për javët e pikut është një alternativë reale, për të cilën ia vlen të parashikosh buxhet.

Fox & Vamp, Londër

Ritmi, jo vetëm sasia

Një ekip që punon me kapacitet të plotë për dymbëdhjetë javë rresht është një ekip që do të ketë performancë më të dobët në shtator dhe tetor, kur vjen periudha më e qetë pas verës. Të planifikosh qëllimisht ditë më të lehta në programin e verës nuk do të thotë humbje të ardhurash. Është mirëmbajtje.

Konkretisht: një ose dy orë të mbrojtura në javë për çdo stilist, pa klientë, për punë administrative, zhvillim profesional të vazhdueshëm (CPD) ose thjesht për një pushim dreke siç duhet. Një ditë pushimi e mbrojtur në javë, e cila nuk gërryhet dalëngadalë nga "vetëm edhe një rezervim". Orare të qarta të përfundimit të ditës që respektohen, e jo që trajtohen si sugjerime kur dita zgjatet.

Interesohu, jo vetëm për rezultatet

Biseda më e rëndësishme në ekip gjatë verës nuk është "a po i arrijmë objektivat?", por "si po ia kalon?". Lodja e tepruar nuk e bën veten të ditur me zë të lartë. Ka tendencë të shfaqet në mënyra të vogla: kohë më të gjata shërbimi, konsultime më të shkurtra, më pak shitje shtesë, më shumë mungesa për shkak të sëmundjes. Një menaxher që pyet rregullisht dhe me sinqeritet ka më shumë gjasa ta kapë problemin herët sesa një që e vëren vetëm kur të dhënat e performancës bien. Ja disa këshilla nga ekspertët tanë te Fresha:

Konfigurimi i llogarisë suaj në Fresha për verën

Pjesa më e madhe e asaj që përshkruhet në këtë artikull është shumë më e lehtë për t'u zbatuar nëse infrastruktura juaj e prenotimeve bën punën më të rëndë. Disa gjëra që ia vlen t'i kontrollosh ose t'i rregullosh para se sezoni të arrijë kulmin:

• Rregullat e depozitës zbatohen sipas llojit të shërbimit, kështu që për takimet e gjata depozita merret automatikisht në momentin e prenotimit, pa qenë nevoja për asnjë veprim manual.
• Mesazhe automatike rikujtuese të konfiguruara për t'u dërguar 48 orë dhe 24 orë para terminit, me një tekst që përfshin rregulloren e anulimit, në mënyrë që klientët të rikujtohen në çdo pikë kontakti.
• Prenotimet online janë të hapura për të gjithë menunë tuaj të verës, përfshirë çdo shërbim të ri sezonal që keni shtuar, në mënyrë që klientët të mund të prenotojnë vetë, në vend që të telefonojnë ose të dërgojnë mesazhe.
• Bllokimet e disponueshmërisë janë vendosur për periudhat e pushimeve të anëtarëve të ekipit, në mënyrë që sistemi i prenotimeve të pasqyrojë disponueshmërinë reale dhe të mos shfaqë orare që nuk mund të rezervohen.
• Raportet janë konfiguruar për të shqyrtuar shfrytëzimin javor gjatë verës, që të mund të dallosh një model mbingarkese para se të kthehet në problem, e jo pasi të jetë bërë i tillë.

Nëse ende nuk jeni në Fresha dhe i menaxhoni prenotimet duke kombinuar telefonatat, mesazhet direkte në Instagram dhe një agjendë letre, vera është koha kur kjo mënyrë pune bëhet vërtet e kushtueshme. Fresha për Biznes ka mbi 130 000 partnerë që na besojnë kohën e tyre, dhe koha e kursyer nga menaxhimi manual i prenotimeve gjatë një vere të ngarkuar e shpërblen veten pothuajse menjëherë. Klientët tuaj prenotojnë online. Depozitat mblidhen automatikisht. Kujtuesit dërgohen vetë, pa qenë nevoja që dikush t'i dërgojë. Dhe ke të dhënat për të marrë vendime më të mira se si ta menaxhosh sezonin.

Pyetje që pronarët e salloneve bëjnë rreth menaxhimit të prenotimeve gjatë verës

Sa kohë përpara duhet t'i hap rezervimet për verën?

Gjashtë deri në tetë javë para pikës së pritshme të ngarkesës është një pikënisje e mirë. Në sallonet me stilistë shumë të kërkuar, disa klientë do të duan të prenotojnë shumë më përpara. Nëse e hapni periudhën e prenotimeve tetë deri në dhjetë javë më parë për takimet e muajve qershor dhe korrik, i kapni këta klientë para se të shkojnë diku tjetër. Rreziku i hapjes së rezervimeve shumë përpara kohe është se orari yt mund të ndryshojë dhe të përfundosh me boshllëqe të pakëndshme. Prandaj, gjej një ekuilibër midis disponueshmërisë së hershme dhe një vlerësimi realist se sa e fiksuar është në të vërtetë disponueshmëria e ekipit tënd.

A është e paarsyeshme të kërkohet një depozitë për një prerje flokësh standarde?

Për një prerje standarde, një politikë e regjistrimit të kartës (ku tarifa aplikohet vetëm nëse klienti nuk paraqitet ose anulon brenda 24 orësh) është përgjithësisht më e arsyeshme sesa një depozitë paraprake. Kaparet paraprake për takime të shkurtra dhe me kosto më të ulët mund t'u duken të bezdisshme klientëve të rinj dhe janë më të vështira për t'u justifikuar kur rreziku financiar është i vogël. Mbajini kaparet paraprake për takimet që zgjasin mbi 90 minuta, për klientët e rinj që prenotojnë shërbime premium dhe për çdo prenotim për evente ose dasma, ku ora e lirë nuk mund të mbushet realisht me njoftim të shkurtër.

Si të sillem me një klient që nuk paraqitet dhe më pas kërkon të rirezervojë?

Aplikoje rregulloren tënde në mënyrë të qëndrueshme dhe shpjegoje me qetësi. Nëse depozita humbet sipas kushteve të mosparaqitjes, ajo humbet. Sigurisht që mund ta rirezervosh klientin, por nëse e bën këtë pa zbatuar rregulloren, jep mesazhin se rregullorja është e diskutueshme. Një përgjigje e thjeshtë si: "Depozita e mbuloi orarin që humbët. Jeni shumë të mirëpritur të rirezervoni, dhe do të marrim një depozitë të re për ta siguruar atë" është një përgjigje e arsyeshme dhe profesionale. Shumica e klientëve e pranojnë këtë pa ankesa, pasi t'u shpjegohet qartë.

Cila është mënyra më e mirë për t'i menaxhuar me drejtësi kërkesat për pushime në një ekip të vogël?

Përcaktojeni rregulloren para fillimit të sezonit dhe komunikojeni qartë te të gjithë, njëkohësisht. Pavarësisht nëse përdorni parimin “kush vjen i pari, shërbehet i pari”, një sistem radhësh për javët e kërkuara shumë ose një sistem ndarjeje pushimesh me bazë pikësh, drejtësia arrihet kur të njëjtat rregulla zbatohen për të gjithë, në vend që të merren vendime rast pas rasti, të cilat pashmangshëm duken të paqëndrueshme. Kërkoni që të gjitha kërkesat për pushimet verore të dorëzohen deri në një datë të caktuar në prill, konfirmoni vendimet shpejt dhe, pasi orari të jetë përcaktuar, përmbajuni atij, përveç rasteve kur ka një emergjencë të vërtetë.

Si ta kuptoj nëse kam tepër staf apo më mungon staf gjatë verës?

Nëse i ke të dhënat e shfrytëzimit, ato ta tregojnë këtë qartë. Nëse ekipi yt është vazhdimisht i zënë mbi 90 për qind për disa ditë rresht, ekziston rreziku i mbingarkesës. Nëse disa anëtarë të ekipit janë vazhdimisht në 60 për qind ose më poshtë, ndërsa të tjerët janë mbi 90 për qind, keni një problem shpërndarjeje, jo një problem kapaciteti. Nëse këto të dhëna i shikon çdo javë gjatë verës, në vend që t'i shqyrtosh çdo muaj, ke kohë të mjaftueshme për të bërë rregullime para se çekuilibri të kthehet në një problem të performancës ose të mirëqenies.

Vera është një provë. Kaloje tani, jo në shtator.

Vendimet që përcaktojnë se si do të shkojë vera jote merren kryesisht para muajit qershor. Politika e depozitave që ende nuk e keni vendosur, orari i pushimeve që ende po negociohet, sistemi i prenotimeve që ende mbështetet te rikujtesat manuale: këto janë gjërat që do t'ju kthehen si bumerang në korrik dhe gusht, kur nuk do të keni kohë t'i rregulloni në mes të sezonit.

Asgjë nga këto nuk është e ndërlikuar. Disa orë përgatitje në maj vlejnë sa javë të tëra duke shuar zjarre gjatë verës. Rregulloni rregullat e kapacitetit, vendosni në zbatim politikën e depozitave, sigurohuni që rikujtesat të jenë të automatizuara dhe bëjeni tani bisedën për pushimet me ekipin tuaj. Pastaj lëre sezonin të bëjë atë që bëjnë sezonet e verës, dhe dil prej tij me biznesin dhe ekipin ende të paprekur.

Nëse dëshiron të zbulosh se si Fresha mund të menaxhojë anën operacionale të një sezoni të ngarkuar veror – nga kaparet dhe rikujtesat e automatizuara deri te menaxhimi i listës së pritjes dhe raportimi i kapaciteteve në kohë reale – eksploro Fresha për Biznes këtu. Regjistrimi është falas, nuk ka tarifa abonimi dhe është krijuar posaçërisht për sallonet dhe bizneset e bukurisë.

👉 Nëse duhet të mbani mend një gjë nga ky artikull, le të jetë kjo: përcaktoni politikën tuaj të depozitave, automatizoni rikujtesat dhe hapni disponueshmërinë tuaj për verën para se të fillojë fluksi. Të treja janë të thjeshta për t'u bërë përmes Fresha për Biznes - politikat e kaparëve dhe të kartave të regjistruara zbatohen automatikisht në momentin e prenotimit, rikujtesat dërgohen vetë pa qenë nevoja që dikush t'i dërgojë, dhe të dhënat e kapacitetit në kohë reale janë aty sa herë t'i duhen, përmes mjeteve të raportimit të Fresha-s. 

Nëse ke pasur ndërmend të vendosësh një sistem të mirëfilltë prenotimesh para verës, ky është momenti i duhur.