Zarządzaj obciążeniami zwrotnymi

Jak działają obciążenia zwrotne

Obciążenia zwrotne są inicjowane przez posiadacza karty we współpracy z jego bankiem. Klient może zainicjować obciążenie zwrotne z różnych powodów, z których główne to:

• Wybrane usługi/produkty są wadliwe i niezgodne z opisem: 
  Posiadacz karty zgłasza, że otrzymana usługa lub produkt nie odpowiadały opisowi podanemu w momencie zakupu.
• Odwołane usługi / odwołane produkty: 
  Posiadacz karty twierdzi, że zwrócił produkty lub odwołał wybrane usługi, ale nie otrzymał odpowiedniego zwrotu.
• Transakcja bez autoryzacji: 
  Obciążenie nie zostało autoryzowane przez posiadacza karty.
• Brak dostawy: 
  Posiadacz karty dokonał płatności za usługę lub produkty, których nie otrzymał.
• Opóźniony zwrot: 
  Posiadacz karty poprosił o zwrot, ale proces trwał dłużej niż oczekiwano.

Objaśnienie procesu

Podczas procesu rozstrzygania sporu naszym celem jest pomoc w przedstawieniu odpowiednich dowodów bankowi posiadacza karty, co maksymalizuje Twoje szanse na zabezpieczenie sprzedaży.

Oto, co dzieje się, gdy Klient inicjuje obciążenie zwrotne:

1. Posiadacz karty kontaktuje się z bankiem, który wydał kartę, w celu złożenia reklamacji.
2. Bank identyfikuje kwestionowaną Transakcję i dokonuje natychmiastowego zwrotu kwoty kwestionowanej Transakcji na konto bankowe posiadacza karty.
3. Jednocześnie ta czynność wyzwala potrącenie spornej kwoty i opłatę karną po stronie Fresha.
4. Fresha wyśle Ci e-maila z powiadomieniem o obciążeniu zwrotnym wniesionym przeciwko Twojej firmie. Będziesz mieć 5 dni na przesłanie informacji, o które prosi bank posiadacza karty. Bank poszukuje wszelkich dowodów potwierdzających, które możesz dostarczyć w związku z transakcją, w tym między innymi umów, faktur, wymiany e-maili lub udokumentowanego dowodu dostawy.
5. W przypadku wygrania sporu środki zostaną wysłane z powrotem do Fresha. Jeśli jednak spór zostanie przegrany, środki pozostaną u posiadacza karty i zostaną automatycznie odliczone z Twojego portfela Fresha.

Zapobieganie obciążeniom zwrotnym

Obciążenia zwrotne są częste przy przetwarzaniu płatności Kartami płatniczymi i w większości przypadków znajdują się poza Twoją kontrolą. Szybka reakcja i kilka proaktywnych działań zapobiegających obciążeniom zwrotnym to najskuteczniejsze sposoby ochrony Twoich środków.

Poniżej przedstawiamy kilka przydatnych praktyk, które mogą pomóc zmniejszyć liczbę obciążeń zwrotnych:

• Wybierz bezpieczne metody płatności: 
  Wybierz płatności w salonie, w których Klienci fizycznie przykładają, wkładają lub przeciągają swoje Karty płatnicze w systemie POS, co zmniejsza ryzyko oszustwa. Zamiast korzystać z Ręcznego wprowadzania danych karty, użyj metod takich jak linki do płatności, Kody QR, rejestrowanie szczegółów karty lub prośba o zaliczkę. Metody te wymagają udziału Klienta, a jednocześnie eliminują dodatkowe koszty przetwarzania płatności związane z ręcznym wprowadzaniem danych karty.
• Upewnij się, że Twoje zasady są jasne:
  Zadbaj o to, by Twoje subskrypcje, cennik, Warunki odwoływania rezerwacji i Warunki zwrotów były kompleksowe i przez cały czas dostępne dla Klientów. Spróbuj przekazać te zasady w następujący sposób:  
  • Udostępnij je łatwo na Twojej stronie.
  • Wyróżnienie ich w niestandardowej treści wiadomości na dowodzie sprzedaży.
  • Utworzenie formularza przedstawiającego zasady dla nowych klientów.
• Prowadź dokładne rejestry Klientów:
  Chroń swoją firmę, regularnie aktualizując dane Klientów. Rozważ zrobienie zdjęć wybranych usług. To może być świetny sposób na zaprezentowanie swojej wyjątkowej pracy i dostarczenie dowodów, jeśli Klient zakwestionuje jakość wybranych usług.

Zapobieganie oszustwom

Zwracanie uwagi na wszelkie nietypowe aktywności jest ważne, aby wykrywać ewentualne oszustwa i z nimi postępować. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wykryć podejrzane Transakcje:

• Zwracaj uwagę na klientów z nietypowymi danymi kontaktowymi na kontach, w tym na nazwy lub adresy e-mail. Jeśli nie masz pewności co do czyjejś tożsamości, poproś tę osobę o dokument tożsamości i cztery ostatnie cyfry Karty płatniczej, aby dokładnie to sprawdzić.
• Jeśli nowy klient zacznie dokonywać wielu zakupów w krótkim czasie, zweryfikuj jego tożsamość i potwierdź, że jest właścicielem wykorzystanej karty płatniczej.
• Gdy ktoś chce ręcznie dodać szczegóły swojej karty płatniczej, poproś o dokument tożsamości. W ten sposób możesz porównać imię i nazwisko na karcie płatniczej z danymi w dokumencie tożsamości.
• Jeśli klient wykorzystuje kartę podarunkową, która do niego nie należy i nie może podać nazwy kupującego, skontaktuj się z osobą, która kupiła kartę podarunkową, w celu weryfikacji.