Een basisformuliersjabloon aanmaken
In deze handleiding leer je hoe je aanpasbare formulieren kunt maken waarmee je belangrijke klantgegevens kunt verzamelen vóór of tijdens afspraken.
Hoe formulieren werken
Er zijn twee typen consultatieformulieren die je kunt maken en koppelen aan afspraken of klantprofielen: automatisch en handmatig. Automatische formulieren zijn gekoppeld aan specifieke services en worden voorafgaand aan een afspraak naar klanten verzonden. Handmatige formulieren kunnen indien nodig aan elke afspraak of elk klantprofiel worden toegevoegd. Zodra een formulier is aangemaakt en geactiveerd, kun je bepalen hoe en wanneer het met klanten wordt gedeeld.
Als een klant vóór de afspraak geen formulier heeft ingevuld, kun je een herinnering verzenden of de klant het formulier in de winkel laten invullen.
Een basisformuliersjabloon aanmaken
- Ga vanuit het menu aan de linkerkant van je scherm naar Instellingen.
- Selecteer de categorie Formulieren voor toegang tot je formuliersjablonen.
- Klik op de knop Toevoegen rechtsboven om een nieuw formulier aan te maken.
- Selecteer in de stap Secties toevoegen Klantgegevens in het menu aan de linkerkant.
- Voeg in de pop-up een Titel en een Beschrijving toe en selecteer de vooraf gedefinieerde Details die je je klanten wilt geven.
- Je kunt ook een aangepaste sectie toevoegen aan het formulier.
- Klik op de knop Sectie toevoegen. Je nieuwe sectie wordt weergegeven in de formuliercreatie.
- Om nog een Sectie toe te voegen, klikt u op de knop Sectie toevoegen onderaan. Selecteer bovenaan het tabblad Preview tonen om te zien hoe je formulier eruit zal zien.
- Om nog een Sectie toe te voegen, klikt u op de knop Sectie toevoegen onderaan. Selecteer bovenaan het tabblad Preview tonen om te zien hoe je formulier eruit zal zien.
- Klik op de knop Volgende stap rechtsboven om details aan het formulier toe te voegen.
- Voer in het linkerdeelvenster van de stap Formulierdetails de Naam formulier in zoals deze door klanten wordt gezien. Het rechterpaneel toont een preview van hoe het formulier er voor hen uitziet.
- Kies onder het linkerdeelvenster hoe je je formulier wilt laten verzenden:
- Voorafgaand aan de afspraak: stel het formulier zo in dat het automatisch wordt verzonden wanneer een afspraak is geboekt. Kies of klanten het elke keer of slechts één keer invullen. Klik op Bewerken om de services die voor het formulier zijn geactiveerd, aan te passen.
- Handmatig: kies wanneer je het formulier naar je klanten wilt verzenden door het aan hun afspraak toe te voegen.
- Kies of een handtekening vereist is wanneer klanten het formulier invullen.
- Klik op de knop Opslaan rechtsboven om het formulier aan te maken.
- Kies uit de volgende opties wanneer je je formulier wilt activeren:
Later activeren: Het formulier kan pas naar klanten worden verzonden als het is geactiveerd. Nu activeren: Het formulier is klaar om naar klanten te worden verzonden. Als je hebt ingesteld dat het automatisch wordt verzonden, ontvangen klanten meldingen om het formulier in te vullen. Om klanten met aankomende afspraken op te nemen, vink je het selectievakje aan en selecteer je vervolgens Activeren.
Zodra de sjabloon is opgeslagen, verschijnt deze in je lijst met Formulieren.
De sectie Klantgegevens van je formulieren wordt automatisch ingevuld met de persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen onder het profiel van de klant.
Formuliersjablonen beheren
- Open Formulieren vanuit Instellingen.
- Klik op de knop Acties naast het formulier en selecteer een van de volgende opties:
- Overzicht: Bekijk een overzicht van formulieractiviteit, clientformulierverzoeken en consultatieformuliergegevens.
- Bewerken: Breng wijzigingen aan in de secties, vragen of titel van het formulier.
- Preview tonen: Bekijk hoe het formulier aan klanten wordt weergegeven voordat u het activeert.
- Deactiveren: Het formulier uitschakelen om te voorkomen dat het wordt verzonden of handmatig wordt toegevoegd.
- Activeren (alleen zichtbaar als het formulier is gedeactiveerd): Activeer het formulier om het automatisch te verzenden bij het boeken of om het handmatig toe te voegen aan afspraken en profielen.
Veelgestelde vragen
Formulieren worden automatisch verzonden wanneer ze zijn geactiveerd en gekoppeld aan een service op het moment van boeking. Formulieren die achteraf worden toegevoegd, worden opgenomen in de herinnering van de klant, zolang de service er een vereist.
Formulieren kunnen niet worden verwijderd. In plaats daarvan kun je het formulier deactiveren.
Gedeactiveerde formulieren worden niet meer automatisch verzonden en moeten indien nodig handmatig opnieuw worden toegevoegd. Alle niet-voltooide conceptformulieren worden verwijderd en de inhoud ervan wordt niet langer opgeslagen.
Wijzigingen in een formuliersjabloon hebben geen voorrang op formulieren die al door klanten zijn ondertekend. Dit behoudt de integriteit van ingevulde formulieren.