Formulieren invullen
Verzamel en organiseer klantgegevens via consultatieformulieren. Leer hoe je de formulieren van je klant beheert vanaf één centrale plek binnen hun profiel.
In dit artikel
Hoe klantformulieren worden gebruikt
Met formulieren kun je belangrijke klantinformatie verzamelen en opslaan, hetzij door ze te koppelen aan afspraken, hetzij door ze rechtstreeks toe te voegen aan het profiel van een klant. Zodra een formulier is aangemaakt en geactiveerd, kan het worden gekoppeld aan specifieke services en automatisch worden verzonden wanneer die services worden geboekt.
Wanneer een formulier automatisch wordt verzonden, ontvangen klanten een melding waarin ze worden gevraagd het in te vullen. Als ze het niet hebben ingevuld, kun je ervoor kiezen om handmatig een herinnering te verzenden om op te volgen.
Eenmaal ingevuld, wordt het formulier opgeslagen op het tabblad Formulieren in het profiel van de klant, waar jij en je team het op elk moment kunnen bekijken.
Een herinnering aan het formulier verzenden
Herinneringen helpen ervoor te zorgen dat klanten alle verzonden formulieren voor hun afspraak invullen.
- Open een bestaande afspraak vanuit je kalender.
- Selecteer in het linkerdeelvenster van de afspraakweergave Acties (drie stippen) naast een formulier en selecteer Herinnering verzenden.
- Selecteer in de pop-up Herinnering verzenden om te bevestigen.
Eenmaal verzonden, ontvangt de klant een melding met het verzoek om het formulier online in te vullen vóór de afspraak.
Een formulier in de winkel invullen
Klanten die hun formulier niet voor de afspraak hebben ingevuld, kunnen het in de winkel invullen.
- Open een bestaande afspraak vanuit uw kalender.
- Selecteer in het linkerdeelvenster van de afspraakweergave Acties (drie stippen) naast een formulier en selecteer Formulier invullen.
- In de weergave Formulier kunt u de details invullen of het apparaat aan klanten geven, zodat ze het zelf kunnen invullen.
- Klik op de knop Ondertekenen om een handtekening toe te voegen.
- Voer in de pop-up hun naam en titel in en kies vervolgens om een handtekening te tekenen of te typen. Klik opnieuw op de knop Ondertekenen om het op te slaan.
- Klik op de knop Voltooien rechtsboven om het formulier op te slaan.
Het ingevulde formulier wordt opgeslagen bij de afspraak en toegevoegd aan het profiel van de klant voor toekomstig gebruik.
Formulier toevoegen aan een afspraak
- Open een bestaande afspraak vanuit uw kalender.
- Klik in het rechterpaneel van de afspraakweergave op Acties (drie stippen) en selecteer Formulier toevoegen.
- Selecteer in het linkerdeelvenster van de formulierweergave een formulier uit de lijst.
- Klik rechtsboven op Opties en kies een van de volgende opties:
- Naar klant verzenden: Er wordt een verzoek naar de klant verzonden om het formulier vóór de afspraak in te vullen.
- Invullen en ondertekenen: Open het formulier in de klantmodus, zodat de klant het in de winkel kan invullen en ondertekenen.
- Opslaan als concept: Sla het formulier op zonder het in te vullen, zodat het later kan worden voltooid.
- Resetten: Verwijder alle ingevoerde gegevens en zet het formulier terug in de oorspronkelijke staat.
Een formulier downloaden of afdrukken
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Instellingen.
-
Klik op de categorie Formulieren om alle formuliersjablonen te bekijken.
-
Zoek en selecteer het relevante formuliersjabloon om alle daaraan gekoppelde verzoekformulieren van klanten weer te geven. Je kunt ook alle door klanten aangevraagde formulieren voor een sjabloon bekijken door op Acties te klikken en vervolgens Overzicht te selecteren.
-
Zoek de klant die je wilt bekijken, klik op de drie stippen en selecteer vervolgens Reactie van klant bekijken om het reactieformulier van de klant te openen.
-
Klik rechtsboven op Opties en selecteer vervolgens Afdrukken om het afdrukvoorbeeld te openen.
-
Klik in het veld Bestemming op Opslaan als PDF om een kopie naar je apparaat te downloaden, of kies de naam van je printer als je het wilt afdrukken.
-
Voltooi het opslaan of afdrukken door de instructies op je apparaat te volgen.
Veelgestelde vragen
- Als de afspraak in de toekomst ligt maar vroegtijdig als voltooid is gemarkeerd, is het formulier vergrendeld.
- Als de Afspraak in het verleden ligt en nog niet als voltooid is gemarkeerd, kan de klant het Formulier nog steeds invullen.
Ingevulde of onvolledige formulieren kunnen niet worden verwijderd, maar conceptformulieren kunnen wel worden verwijderd.
Je kunt een overzicht van deze Herinneringen zien in je Berichtengeschiedenis, onder Marketing.
Ja, klanten hoeven alleen maar in te loggen op hun Fresha-klantaccount om het formulier veilig te openen en in te vullen.
Klanten kunnen het formulier op elk moment invullen voordat de afspraak als voltooid is gemarkeerd.
Antwoordformulieren van klanten kunnen afzonderlijk worden opgeslagen of afgedrukt, waardoor je volledige controle hebt over welke formulieren je wilt downloaden of delen.
Wanneer klanten een bevestiging of herinnering voor een afspraak per e-mail of SMS ontvangen, kunnen ze Afspraak beheren selecteren. Hiermee wordt de Fresha-app geopend, waar ze hun boeking kunnen bekijken en eventuele aan hen toegewezen klantformulieren kunnen invullen.
Klantformulieren zijn niet verplicht om in te vullen. Als een formulier niet is ingevuld, kun je vóór de afspraak een herinnering verzenden om het in te vullen.