Gérer l'accès aux rapports pour les membres de l'équipe
Dans ce guide, vous apprendrez à contrôler l'accès à vos rapports d'entreprise en définissant des niveaux d'autorisation personnalisés pour les membres de votre équipe, afin de garantir la sécurité de vos données et de veiller à ce qu'elles ne soient partagées qu'avec les bonnes personnes.
Dans cet article
Fonctionnement des autorisations d'accès aux rapports
Pour consulter les rapports, un membre de l'équipe doit disposer d'un niveau d'autorisation qui a été activé pour accéder aux rapports dans vos paramètres d'autorisation de l'espace de travail.
Une fois qu'un membre de l'équipe a accès aux Rapports, vous pouvez personnaliser ses autorisations pour chaque Rapport, en veillant à ce que vos données restent sécurisées et disponibles uniquement pour ceux qui en ont besoin.
Les Rapports offrent 4 niveaux d'accès qui peuvent être accordés aux membres de l'équipe :
- Accès complet :
Peut modifier les Rapports et les partager avec d'autres personnes. - Peut modifier :
L'utilisateur peut modifier les Rapports, mais il ne peut pas les partager avec d'autres personnes. - Visualiser seulement :
L'utilisateur peut consulter les Rapports, mais ne peut pas les modifier ni les partager. - Aucun accès :
Accès aux Rapports non autorisé, ni affichage.
Activer l'accès aux rapports pour les membres de l'équipe
Accordez aux membres de l'équipe l'accès à des rapports spécifiques en attribuant les droits appropriés à chaque personne.
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Paramètres.
- Cliquez sur la catégorie Équipe pour accéder aux Paramètres d'autorisation.
- Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Autorisations pour définir les niveaux d'autorisation pour votre espace de travail.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Rapports pour définir les niveaux d'autorisation pour les rapports :
- Accéder aux Rapports :
Activé : si cette option est cochée, les membres de l'équipe disposant de ce niveau d'autorisation peuvent accéder à vos Rapports standard.
Désactivé : si cette option n'est pas cochée, le membre de l'équipe avec ce niveau d'autorisation ne peut accéder à aucun rapport. - Accès aux Rapports et aux Données :
Activé : si cette option est cochée, le membre de l'équipe disposant de ce niveau d'autorisation peut accéder à la fois aux rapports personnalisés et aux rapports standard.
Désactivé : si cette option n'est pas cochée, le membre de l'équipe avec ce niveau d'autorisation ne peut pas accéder aux rapports personnalisés nouvellement créés, mais il peut toujours consulter les rapports existants ou ceux créés avant la désactivation de ce paramètre.
Si un niveau d'autorisation n'est pas coché, les membres de l'équipe ayant ce niveau n'auront pas accès aux rapports et ne pourront pas recevoir de rapports partagés.
Envoyer des rapports aux membres de l'équipe
Envoyez des rapports à des membres spécifiques de l'équipe, en utilisant les niveaux d'accès afin que vos données soient toujours entre de bonnes mains.
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Rapports.
- Utilisez la barre de recherche en haut pour saisir le nom ou la description du rapport et cliquez pour ouvrir le rapport.
- Cliquez sur le bouton Options en haut à droite de votre écran, puis sélectionnez Partager.
- Dans la fenêtre contextuelle, utilisez la barre de recherche en haut pour effectuer une recherche par nom de membre de l'équipe ou de groupe.
- Cliquez sur le bouton de niveau d'accès (par exemple, « Lecture seule ») à côté du nom du membre de l'équipe, puis sélectionnez le niveau d'accès que vous souhaitez accorder parmi les options répertoriées :
- Accès complet :
L'utilisateur peut modifier et partager avec d'autres personnes. - Peut modifier :
L'utilisateur peut modifier, mais il ne peut pas partager avec d'autres personnes. - Visualiser seulement :
L'utilisateur ne peut pas modifier ou partager avec d'autres personnes, mais peut consulter. - Aucun accès :
Accès et affichage non autorisés.
- Accès complet :
- Le niveau d'autorisation sera automatiquement enregistré une fois sélectionné.
Une fois que vous avez partagé l'accès avec un membre de l'équipe, le rapport apparaîtra dans ses Rapports, avec les fonctionnalités que vous avez accordées.
Les membres de l'équipe dont le niveau de permission est défini sur Aucun accès dans leur profil n'apparaîtront pas comme options lors du partage de rapports.
FAQ
Pour partager un dossier de rapports spécifique avec un membre de l'équipe, ouvrez le dossier dans Rapports, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite et sélectionnez le membre de l'équipe auquel vous souhaitez accorder l'accès.
Les membres de l'équipe dont le niveau d'autorisation est Aucun accès ne peuvent pas recevoir de Rapports dans Fresha. Cependant, vous pouvez exporter le rapport et le partager avec eux manuellement.
Les Tarifs de tous les Modules complémentaires de Fresha, y compris Données, sont disponibles sur notre page des tarifs.