Envoyer des rappels de rendez-vous
Dans ce guide, vous apprendrez à configurer et à gérer les notifications automatiques par texto, WhatsApp et courriel qui rappellent aux clients leurs rendez-vous à venir.
Dans cet article
Fonctionnement des rappels de rendez-vous
Les rappels de rendez-vous sont des messages automatiques envoyés aux clients avant leurs rendez-vous pour leur en rappeler. Deux rappels sont configurés par défaut, et vous pouvez en créer un supplémentaire.
Modifier les rappels de rendez-vous
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Marketing.
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Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Automatisations pour afficher et gérer les rappels de rendez-vous.
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Cliquez sur une automatisation de rappel pour ouvrir sa vue d'ensemble.
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Dans la vue d'ensemble de l'automatisation des rappels, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez Modifier dans le panneau.
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Sous Déclencheur, cliquez sur le bouton Modifier et définissez combien de temps à l'avance le rappel doit être envoyé dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Appliquer.
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Sous Envoyer un courriel, cliquez sur le bouton Actions pour gérer les paramètres de vos rappels par courriel :
- Modifier le contenu : Sélectionnez Modifier le contenu pour ajouter des informations importantes à votre rappel. Vous pouvez cocher la case Afficher le prix du service et ajouter des informations supplémentaires dans le champ Informations importantes. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour appliquer vos modifications.
- Aperçu : Découvrez les courriels automatisés que vos clients recevront en vous envoyant un courriel test.
- Désactiver : Sélectionnez Désactiver si vous ne voulez pas que ce rappel soit envoyé par courriel.
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Sous Envoyer un message, choisissez d'envoyer le rappel via WhatsApp, texto ou les deux.
- Pour gérer chaque canal, cliquez sur le bouton Actions à côté de WhatsApp ou des textos pour Prévisualiser le message ou Désactiver ce canal.
- Pour gérer chaque canal, cliquez sur le bouton Actions à côté de WhatsApp ou des textos pour Prévisualiser le message ou Désactiver ce canal.
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Utilisez le bouton Et/Ou pour basculer entre WhatsApp et texto afin de contrôler la façon dont le message est envoyé :
- Et : Le rappel sera envoyé à la fois par WhatsApp et par texto, ce qui garantit que le client le recevra par les deux canaux.
- Ou : Le rappel tentera d'abord d'être envoyé par WhatsApp. Si le client n'a pas WhatsApp ou si le message ne peut pas être livré, il sera automatiquement envoyé sous forme de message texte. Vous ne serez facturé que pour le message envoyé avec succès. Si le message WhatsApp échoue et qu’un texto est envoyé à la place, seuls les frais du texto vous seront facturés.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour créer le rappel de rendez-vous.
Le rappel de rendez-vous sera automatiquement envoyé aux clients en fonction du moment que vous avez choisi et de vos préférences de notification. Vous pouvez mettre à jour un rappel à tout moment en suivant les mêmes étapes et en cliquant dessus pour ouvrir la vue de modification.
Vous avez également la possibilité de créer un nouveau rappel de rendez-vous en sélectionnant Créer un nouveau dans votre liste de rappels de rendez-vous.
Gérer les rappels de rendez-vous
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Ouvrez un rappel existant à partir de vos automatisations.
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Dans la vue d'ensemble du rappel de rendez-vous, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez l'une des options suivantes dans le panneau :
- Désactiver : empêchez le déclenchement du rappel de rendez-vous sans le supprimer en cliquant sur le bouton Désactiver dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
- Supprimer : supprimez définitivement le rappel de rendez-vous en cliquant sur le bouton Supprimer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
- Réinitialiser : Rétablissez les paramètres par défaut du rappel de rendez-vous en cliquant sur le bouton Réinitialiser dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
Prévisualiser les rappels de rendez-vous
Avant d'envoyer des rappels automatisés, vous pouvez prévisualiser l'apparence de chaque message pour vos clients.
- Ouvrez un rappel existant à partir de vos Automatisations.
- Dans la vue d'ensemble des automatisations de rappels, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez Modifier dans le panneau.
- Cliquez sur le bouton Aperçu en haut à droite.
- Dans l'aperçu, cliquez sur chaque type de canal pour vérifier comment votre message apparaîtra dans les Courriels, les Messages textes et WhatsApp.
- En haut à droite, cliquez sur l'une des options suivantes :
- Envoyer un courriel test : dans la fenêtre contextuelle, entrez une adresse de courriel et cliquez sur Envoyer pour voir exactement comment le courriel s'affichera pour les clients avant d'activer l'automatisation.
- Terminé : fermez l'aperçu du message.
FAQ
Vous pouvez choisir d'exclure le prix du service et d'ajouter des informations supplémentaires pour les clients en utilisant le champ Informations importantes lors de la modification des messages automatisés par courriel. Cela vous permet d'ajouter des notes utiles sur la visite du client et ces notes sont affichées uniquement dans les Courriels. Les messages texte et WhatsApp ne peuvent pas être personnalisés et utilisent un format standard pour garantir une communication claire et cohérente.
Tout autre contenu des messages automatisés est ajouté en fonction des informations du rendez-vous. Les conditions d'annulation et de rendez-vous manqué sont générées automatiquement à partir de la politique de paiement que vous avez configurée et ne peuvent pas être modifiées directement dans le rappel.
Oui, pour éviter de submerger les clients, vous pouvez envoyer jusqu'à trois rappel de rendez-vous par rendez-vous. Ces rappels peuvent être programmés à différents moments avant le rendez-vous pour s'assurer que les clients reçoivent des notifications en temps opportun.
Lorsqu'un client modifie ses préférences de notification, tous les rappels de rendez-vous ultérieurs suivront automatiquement ses derniers paramètres. S'il désactive les notifications par texto ou par courriel, les rappels de rendez-vous ne seront plus envoyés par ce moyen.
L'envoi des rappels par courriel est toujours gratuit avec Fresha. Cependant, les rappels par texto et par message WhatsApp sont déduits de votre solde de messagerie. Vous pouvez gérer votre solde de messages dans la section Facturation.
Tous les messages WhatsApp envoyés via Fresha proviendront d'un compte d'entreprise Fresha vérifié, avec le logo et le numéro de téléphone de Fresha. Actuellement, il n'est pas possible de personnaliser le nom de l'expéditeur, le numéro de téléphone ou l'image de marque sur WhatsApp.
Les communications par texto et WhatsApp via Fresha sont à sens unique seulement. Les clients ne pourront pas répondre à ces messages. Tous les messages comprendront une clause de non-responsabilité standard pour WhatsApp et les textos au bas du message.
Si un client bloque le numéro Fresha sur WhatsApp, il cessera de recevoir des notifications par ce canal. Pour recommencer à recevoir des messages, le client doit débloquer le numéro dans ses paramètres WhatsApp.
Les clients reçoivent un rappel par rendez-vous. Si plusieurs services sont réservés ensemble dans le cadre d'un seul rendez-vous, ils ne recevront qu'un seul rappel pour cette réservation. Si les services sont réservés sous forme de rendez-vous distincts, ils recevront un rappel distinct pour chacun d’entre eux.