Tối ưu hóa lịch trống để đặt lịch hẹn trực tuyến
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách quản lý lịch trống cho đặt lịch trực tuyến bằng cách chọn cách cung cấp các khung giờ cho khách hàng, giúp giảm khoảng trống trong lịch.
Trong bài viết này
Cách thức tối ưu hóa lịch
Lịch trống trực tuyến được tối ưu hóa giúp bạn tận dụng tối đa lịch trình của đội ngũ bằng cách kiểm soát cách thức cung cấp các khung giờ cho khách hàng khi đặt lịch trực tuyến. Bằng cách điều chỉnh tùy chọn, bạn có thể giảm khoảng trống trong lịch và đảm bảo Lịch trống của đội ngũ hiệu quả hơn. Bạn có thể quản lý các cài đặt này bằng cách chọn cách hiển thị lịch trống, cụ thể là cung cấp Khung giờ Thông thường, Giảm khoảng trống hoặc Loại bỏ khoảng trống.
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Cài đặt.
- Nhấp vào danh mục Lên lịch, sau đó chọn Đặt lịch trực tuyến từ bảng menu bên trái.
- Bên cạnh Tối ưu hóa lịch, nhấp vào nút Chỉnh sửa để cập nhật cài đặt.
- Trong phần Khung giờ nội bộ, hãy chỉ định thời lượng giữa mỗi khung giờ trống dành cho cuộc hẹn, ví dụ: 30 phút.
- Trong mục Khung giờ thông minh, chọn cách bạn muốn quản lý các khung giờ mà khách hàng có thể đặt lịch hẹn:
- Khung giờ thông thường: Hiển thị tất cả các khung giờ trống dựa trên khoảng thời gian giữa các khung giờ của bạn. Điều này có thể tạo ra khoảng trống trong lịch của bạn.
- Giảm khoảng trống trên lịch: Hiển thị một cách thông minh nhiều khung giờ cho khách hàng trong khi ngăn họ tạo ra các khoảng trống khó lấp đầy.
- Loại bỏ khoảng trống trên lịch: Chỉ hiển thị các khung giờ trước và sau các cuộc hẹn hiện có và thời gian bị chặn. Điều này có thể giới hạn Lịch trống trực tuyến của bạn.
- Nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để cập nhật Cài đặt của bạn.
Sau khi cập nhật, Lịch trống để đặt lịch hẹn trực tuyến của bạn sẽ phản ánh Cài đặt mới của bạn. Bạn có thể cập nhật thông tin này bằng cách sử dụng các bước tương tự.
Câu hỏi thường gặp
- Nhân viên không có ca làm việc đã lên lịch trong thời gian đó.
- Dịch vụ đã chọn không thể nhận lịch hẹn trực tuyến.
- Nhân viên không cung cấp dịch vụ đã chọn.
- Nhân viên có thời gian bị chặn hoặc thời gian nghỉ.
- Thời gian phục vụ không phù hợp với khung thời gian còn trống.
- Dịch vụ yêu cầu có trang thiết bị (ví dụ: phòng hoặc ghế) mà hiện không có sẵn.
- Cài đặt tối ưu hóa lịch hẹn trực tuyến đang giới hạn các khung giờ hiển thị.
- Nếu cả ngày đều trống, tất cả các khung giờ có sẵn sẽ được hiển thị dựa trên khoảng thời gian bạn đã chọn.
- Nếu có các cuộc hẹn hoặc thời gian bị chặn vào giữa ngày, thì chỉ các khung giờ vào cuối ngày, cũng như trước và sau các đặt chỗ hiện có đó, mới được đề xuất.
Giảm khoảng trống trên lịch: Cài đặt này cố gắng giảm thiểu khoảng trống giữa các Cuộc hẹn nhưng vẫn cho phép khách hàng linh hoạt lựa chọn trong phạm vi khung giờ rộng hơn.
Loại bỏ khoảng trống trên lịch: Cài đặt này tuyệt đối tránh mọi khoảng trống giữa các Cuộc hẹn. Khách hàng sẽ chỉ thấy các khung giờ khớp chính xác sau hoặc trước các lịch hẹn hiện có, giúp đảm bảo lịch trình được sắp xếp gọn gàng và hiệu quả nhất có thể.
Fresha tính đến Thời gian xử lý khi hiển thị các khung giờ có sẵn. Ví dụ: nếu một dịch vụ kéo dài 1 giờ với 15 phút thời gian xử lý, hệ thống sẽ coi đó là 1 giờ 15 phút khi đề xuất các khung giờ.
Điều này có thể tạo ra một khoảng trống ngắn trước lần đặt hẹn tiếp theo, đặc biệt là khi gần kết thúc ca làm việc của nhân viên. Ví dụ: nếu ca làm việc của nhân viên kết thúc lúc 9:30 tối, khung giờ còn trống cuối cùng có thể được hiển thị là 8:15 tối thay vì 8:30 tối để nhân viên có thời gian hoàn tất cuộc hẹn, tiễn khách hàng và đóng cửa đúng quy trình.
Nếu một số khung giờ nhất định không hiển thị, có thể là do một hoặc nhiều lý do sau:
Khi sử dụng Loại bỏ khoảng trống trên lịch, các Tùy chọn dưới đây sẽ có hiệu lực:
Điều này giúp đảm bảo lịch trình suôn sẻ bằng cách tránh các khoảng trống giữa các lịch hẹn.