Συμπλήρωση και υπογραφή φορμών
Μάθετε πώς να προσθέτετε φόρμες μη αυτόματα στα ραντεβού των πελατών, να τις συμπληρώνετε στο κατάστημα και να ζητάτε από τα μέλη της ομάδας να ελέγχουν και να υπογράφουν τις φόρμες.
Σε αυτό το άρθρο
Σχετικά με τη συμπλήρωση και την υπογραφή φορμών
Οι φόρμες πελατών σάς βοηθούν να συλλέγετε σημαντικές πληροφορίες πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά τα ραντεβού, με την επιλογή να τις ελέγχει και να τις υπογράφει η ομάδα σας, όταν απαιτείται.
Οι φόρμες μπορούν να προστίθενται αυτόματα με βάση τις ρυθμίσεις που έχετε επιλέξει ή μη αυτόματα σε ατομικά ραντεβού και προφίλ πελατών. Οι πελάτες ειδοποιούνται όταν προστίθεται μια φόρμα, ώστε να μπορούν να τη συμπληρώσουν εκ των προτέρων. Εναλλακτικά, μπορείτε να συμπληρώσετε τις φόρμες μαζί ή να αφήσετε τους πελάτες να τις συμπληρώσουν ιδιωτικά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία πελάτη στο κατάστημα.
Μόλις ένας πελάτης υποβάλει μια φόρμα, η ομάδα σας μπορεί να ελέγξει τις απαντήσεις του και να προσθέσει τυχόν απαιτούμενες υπογραφές. Οι συμπληρωμένες φόρμες αποθηκεύονται στα αρχεία του πελάτη για μελλοντική αναφορά.
Προσθήκη φόρμας σε ένα ραντεβού
- Ανοίξτε ένα υπάρχον ραντεβού.
- Στην προβολή του ραντεβού, κάντε κλικ στις Ενέργειες (τρεις τελείες) και επιλέξτε Προσθήκη φόρμας.
- Για να προσθέσετε μια υπάρχουσα φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη δίπλα σε αυτήν ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας φόρμας για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα πελάτη.
- Για να δείτε πώς είναι η φόρμα πριν την επιλέξετε, κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση για να την ανοίξετε και κάντε κλικ στις σελίδες της φόρμας.
Η φόρμα εμφανίζεται στην ενότητα Αρχεία στην προβολή ραντεβού, έτοιμη να τη συμπληρώσει ο πελάτης σας.
Συμπλήρωση φόρμας στο κατάστημα
Μπορείτε να συμπληρώσετε μια φόρμα αυτοπροσώπως με τον πελάτη σας απευθείας από το ραντεβού ή το προφίλ του πελάτη.
-
Δίπλα στη φόρμα που θέλετε να συμπληρώσετε, επιλέξτε Ενέργειες (τρεις τελείες) και επιλέξτε πώς θέλετε να συμπληρώσετε τη φόρμα:
- Συμπλήρωση φόρμας: Συμπληρώστε τη φόρμα με τον πελάτη σας και κάντε κλικ στην επιλογή Ολοκλήρωση φόρμας για να την αποθηκεύσετε.
- Λειτουργία πελάτη: Δώστε τη συσκευή σας στον πελάτη, ώστε να μπορέσει να συμπληρώσει τη φόρμα ιδιωτικά, χωρίς να βλέπει το ημερολόγιό σας ή άλλες λεπτομέρειες. Ο πελάτης κάνει κλικ στην επιλογή Έναρξη φόρμας για να τη συμπληρώσει και, στη συνέχεια, στην επιλογή **Ολοκλήρωση φόρμας **για να την αποθηκεύσει. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή **Τέλος **για να κλείσετε τον τρόπο λειτουργίας πελάτη.
Η φόρμα εμφανίζεται ως Ολοκληρωμένη και αποθηκεύεται στο προφίλ του πελάτη για μελλοντική αναφορά. Εάν η φόρμα χρειάζεται την υπογραφή ενός μέλους της ομάδας, εμφανίζεται ως Εν αναμονή ελέγχου από την ομάδα μέχρι να υπογραφεί.
Ζητήστε από ένα μέλος της ομάδας να ελέγξει και να υπογράψει μια φόρμα
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια συμπληρωμένη φόρμα από ένα ραντεβού, από το προφίλ του πελάτη ή από την καρτέλα Υποβολές της φόρμας.
- Δίπλα στη φόρμα που θέλετε να ελέγξετε, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες και επιλέξτε Έλεγχος και υπογραφή.
- Ελέγξτε τις απαντήσεις και τις υπογραφές του πελάτη σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή φόρμας για να προσθέσετε τυχόν απαραίτητες υπογραφές μελών της ομάδας.
- Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε Σχεδίαση ή Πληκτρολόγηση για να προσθέσετε την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή και ολοκλήρωση για να αποθηκεύσετε τη φόρμα.
Η φόρμα εμφανίζεται ως Ελεγμένη και αποθηκεύεται με την υπογραφή της ομάδας σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι. Στην προβολή ραντεβού, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες δίπλα στη φόρμα και επιλέξτε Αποστολή υπενθύμισης. Ο πελάτης σας λαμβάνει μια ειδοποίηση με την οποία του ζητείται να συμπληρώσει τη φόρμα.
Η λειτουργία πελάτη κλειδώνει τη συσκευή σας στη φόρμα, ώστε ο πελάτης σας να μπορεί να τη συμπληρώσει και να την υπογράψει ο ίδιος χωρίς να βλέπει το ημερολόγιό σας, άλλους πελάτες ή τα στοιχεία της επιχείρησής σας. Όταν τελειώσει, σας επιστρέφει τη συσκευή.
Εάν έχετε ενεργοποιήσει την εναλλαγή λογαριασμών μέσω PIN, εισαγάγετε το PIN σας για να επιστρέψετε στον λογαριασμό σας και να βγείτε από τη λειτουργία πελάτη, μόλις ο πελάτης σας επιστρέψει τη συσκευή σας. Εάν η φόρμα απαιτεί υπογραφή από μέλος της ομάδας, ανοίγει έτοιμη για να την ελέγξετε και να την υπογράψετε μόλις βγείτε από τη λειτουργία πελάτη.
Οι απαντήσεις του πελάτη σας αποθηκεύονται μόλις υποβάλει τη φόρμα. Εάν η φόρμα κλείσει πριν γίνει κλικ στην επιλογή Ολοκλήρωση φόρμας ή παραμείνει ανενεργή για 5 λεπτά πριν υποβληθεί, οι απαντήσεις δεν αποθηκεύονται και ο πελάτης σας πρέπει να ξεκινήσει ξανά.
Εάν μια φόρμα έχει την ένδειξη «Μερικώς ελεγμένη», χρειάζεται περισσότερες από μία υπογραφές μελών της ομάδας και δεν έχουν προστεθεί ακόμη όλες. Μόλις υπογράψουν όλα τα απαιτούμενα μέλη της ομάδας, η φόρμα εμφανίζεται ως Ελεγμένη.
Μόνο οι φόρμες που περιλαμβάνουν την υπογραφή ενός μέλους της ομάδας πρέπει να ελεγχθούν. Οι φόρμες χωρίς υπογραφές μελών της ομάδας ολοκληρώνονται μόλις τις συμπληρώσει ο πελάτης σας.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια φόρμα πριν από τη συμπλήρωσή της. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες δίπλα στη φόρμα και επιλέξτε Επεξεργασία υποβολής. Μόλις ένας πελάτης ή ένα μέλος της ομάδας υπογράψει μια φόρμα, δεν είναι πλέον δυνατή η αλλαγή της. Εάν χρειάζεται να αλλάξετε κάτι, προσθέστε μια νέα φόρμα για να τη συμπληρώσει ο πελάτης σας.
Ναι, εάν ένας πελάτης έχει πολλές φόρμες προς συμπλήρωση, μπορείτε να τις επιλέξετε όλες, ώστε να μπορεί να τις συμπληρώσει και να τις υπογράψει με μία κίνηση, αντί να ανοίξει κάθε φόρμα ξεχωριστά.