E-Rechnungen einrichten
Nützliche Informationen, wie du die E-Rechnungs-Integration von Fresha aktivierst und verwaltest, die Umsatzrechnungen automatisch direkt an Steuererhebungs- und Regulierungssysteme sendet.
In diesem Artikel
So funktionieren E-Rechnungen
E-Rechnungen zeichnen automatisch eine rechtskonforme elektronische Rechnung pro Transaktion auf, die dein Unternehmen durchführt. Diese Rechnungen werden direkt an die Steuerbehörde deiner Region übermittelt. Steuern werden auf Basis der in deinem Fresha Konto festgelegten Steuersätze berechnet. Um die Vorschriften einzuhalten, vergewissere dich, dass du die steuerlichen Anforderungen in deinem Land oder Bundesstaat verstehst.
Jede Rechnung enthält eine eindeutige laufende Nummer, ein vom System generiertes Präfix und den Unternehmensstandort, an dem der Umsatz stattgefunden hat.
Länderspezifische E-Rechnungen
- Gehe im Hauptmenü auf der linken Seite deines Bildschirms zu Add-ons.
- Wähle unter Integrationen die Schaltfläche Anzeigen bei E-Rechnungen aus.
- Klicke in der Zusammenfassung für E-Rechnungen auf die Schaltfläche Weiter, um deine Zahlungsmethode und Rechnungsdaten zu überprüfen.
- Überprüfe im Schritt E-Rechnungs-Integration aktivieren deine Angaben und klicke oben rechts auf die Schaltfläche Aktivieren.
- Prüfe im Schritt Bevor du beginnst die aufgeführten Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und klicke oben rechts auf die Schaltfläche Weiter.
- Klicke im Schritt Einrichten auf Meinen Code abrufen, um das FOOTRA-Portal zu öffnen und deinen einmaligen Passcode (OTP) abzurufen.
- Klicke im FATOORA-Portal auf die Option FATOORA-Plattform.
- Gib deine Konto-Anmeldedaten ein und klicke auf Anmelden.
- Klicke auf Neue Lösungseinheit/neues Gerät einbinden, um dein Einmalkennwort (OTP) abzurufen.
- Generiere und kopiere deinen OTP und kehre dann zu deinem Fresha Konto zurück.
- Gib im Schritt Einmaliger Passcode deinen Firmennamen ein, füge deinen OTP-Code ein und klicke oben rechts auf die Schaltfläche Bestätigen.
- Erlaube die Synchronisierung von E-Rechnungen mit ZATCA. Klicke nach der Aktivierung auf die Schaltfläche Schließen.
- Gehe im Hauptmenü auf der linken Seite deines Bildschirms zu Add-ons.
- Wähle unter Integrationen die Schaltfläche Anzeigen bei E-Rechnungen aus.
- Klicke in der Zusammenfassung zu E-Rechnungen auf die Schaltfläche Weiter, um E-Rechnungen einzurichten.
- Überprüfe unter Integration für E-Rechnungen aktivieren deine Zahlungsmethode und Rechnungsdaten.
- Füge deine Details und Steuerinformationen so hinzu, wie sie in deinen offiziellen behördlichen Unterlagen erscheinen.
- Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Aktivieren, um mit den Schritten zur Einrichtung fortzufahren.
- Überprüfe deine geschäftlichen Rechnungsdaten und klicke auf die Schaltfläche Bestätigen oben rechts, um das VeriFactu-Portal zu öffnen und deine Daten zu überprüfen. Klicke dann unten auf die Schaltfläche Weiter.
- Klicke auf die Schaltfläche Vereinbarung herunterladen, um die Vereinbarung herunterzuladen und zu unterzeichnen.
- Wähle unten die Schaltfläche Weiter aus und gib an, ob du die Vereinbarung mit einer der folgenden Unterschriften unterzeichnet hast:
- Digitale Unterschrift mit Bescheinigung über die rechtliche Vertretung: Es werden keine zusätzlichen Dokumente benötigt
- Handschriftliche Unterschrift: Du musst deine unterzeichnete Vereinbarung zusammen mit einem Dokument zur rechtlichen Vertretung und deinem Ausweis hochladen.
- Wähle unter Unterzeichnete Vereinbarung hochladen Datei auswählen, um die Vereinbarung von deinem Gerät hochzuladen.
- Klicke unten auf die Schaltfläche Weiter, um eine Zusammenfassung deiner Details anzuzeigen, und wähle dann Bestätigen aus, um deine Unterlagen an VeriFactu zu senden.
Sobald die Synchronisierung und Aktivierung abgeschlossen ist, wird das Tag Aktiv in deiner Übersicht für E-Rechnungen angezeigt. Eine E-Rechnung wird bei der Zahlung automatisch an die Regierungsplattform gesendet. Quittungssequenzen oder Präfixe werden für dich erstellt, falls sie nicht bereits eingerichtet sind, und auf allen Rechnungen wird dieselbe Rechnungsadresse angezeigt.
E-Rechnungsaktivitäten anzeigen
- Gehe im Hauptmenü auf der linken Seite deines Bildschirms zu Add-ons.
- Wähle unter Integrationen die Schaltfläche Anzeigen bei E-Rechnungen aus, um deine Rechnungen anzuzeigen.
- Klicke oben in der Übersicht über die E-Rechnungen auf die Registerkarte Aktivitäten.
- Wende über der Rechnungsliste die Suche und Filter an, um eine bestimmte E-Rechnung zu finden.
- Wähle eine E-Rechnung aus, um die Umsatzansicht zu öffnen und die vollständigen Rechnungsdetails anzuzeigen.
- Klicke im linken Bereich auf Aktivitäten, um die Umsatzaktivitäten nach Ereignissen aufgeschlüsselt anzuzeigen.
Deine Liste der E-Rechnungen bleibt unter der Registerkarte Aktivitäten erhalten. Von dort aus kannst du die Rechnung teilen, drucken oder herunterladen. Sie enthält einen unterzeichneten QR-Code deiner staatlichen Steuerbehörde. Beim Scannen zeigt der QR-Code alle Rechnungsdetails an.
Verwalte deine Integration für E-Rechnungen
- Gehe im Hauptmenü auf der linken Seite deines Bildschirms zu Add-ons.
- Wähle unter Integrationen die Schaltfläche Anzeigen bei E-Rechnungen aus, um die Integration zu verwalten.
- Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Optionen und wähle eine der folgenden Optionen aus dem Bedienfeld aus:
- Add-on deaktivieren: Überprüfe die Bedingungen für die Deaktivierung von E-Invoicing und wähle einen Grund aus. Klicke zur Bestätigung auf die Schaltfläche Jetzt deaktivieren.
- Erneut aktivieren: Überprüfe die Zahlungsmethode und Rechnungsdaten und klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Aktivieren“, um E-Rechnungen erneut zu aktivieren.
Solange das Add-on deaktiviert ist, werden keine Rechnungen an deine Steuerbehörde übermittelt. Wenn du E-Rechnungen erneut aktivierst, wird das Senden fortgesetzt. Die während des inaktiven Zeitraums erstellten Rechnungen werden jedoch nicht gesendet.
Häufig gestellte Fragen
- Das E-Rechnungs-Add-on ist aktiv, einschließlich der Widerrufsfrist.
- Es besteht eine aktive Verbindung zur Plattform deiner Steuerbehörde.
E-Rechnungen sind derzeit in Saudi-Arabien und Spanien verfügbar.
Du kannst deine E-Rechnungen auf der Registerkarte Aktivitäten in den E-Rechnungen unter Add-ons oder auf der Registerkarte Aktivitäten des Einzelkontos des Umsatzes einsehen. Öffne eine beliebige E-Rechnung, klicke oben rechts auf Aktionen (drei Punkte) und wähle aus, ob du sie teilen, drucken oder als PDF herunterladen möchtest.
Eine detaillierte Aufzeichnung jeder E-Rechnung findest du auch unter dem Umsatzlisten-Report.
Sobald E-Rechnungen aktiviert sind, sind die Quittungsnummerierung und die Präfixe gesperrt, auch wenn du die Integration später deaktivierst.
Wenn du die Quittungsnummerierung und Präfixe vor dem Aktivieren von E-Rechnungen einrichtest, wird diese Einstellung angewendet. Andernfalls werden sowohl die Sequenzierung als auch die Präfixe automatisch für dich generiert.
Für alle E-Rechnungen wird die Rechnungsadresse aus deinem Fresha-Konto angewendet. Du kannst diese Adresse in deinen Unternehmenseinstellungen aktualisieren. Der Unternehmensstandort, an dem der Umsatz stattgefunden hat, wird ebenfalls unter den Rechnungsdaten angezeigt.
E-Rechnungen werden erfolgreich an deine behördliche Plattform übermittelt, wenn:
Wenn die Verbindung abläuft, von deiner Regierungsplattform widerrufen wird oder nie hergestellt wurde, werden keine Rechnungen gesendet.
Die für E-Rechnungen in Saudi-Arabien erforderliche Unternehmensregistrierungsnummer ist ein Handelsregistrierungscode, der vom Handelsministerium bei der Registrierung ausgestellt wird. Du findest ihn unter dem QR-Code auf der ersten Seite deines Registrierungsdokuments.
Wenn E-Rechnungen aktiviert sind, erhalten Kunden eine Kopie der Rechnung in ihrem Fresha Konto, sobald sie fertig ist.
Nachdem eine E-Rechnung an deine Regierungsplattform gesendet wurde, können Änderungen durch Rückerstattung des Umsatzes vorgenommen werden. E-Rechnungen können nicht storniert werden, sobald sie gesendet wurden.
Wenn die Verknüpfung mit deiner Regierungsplattform fehlschlägt oder aufgehoben wird, erhältst du eine Benachrichtigung, dass E-Rechnungen nicht mehr verknüpft sind. Um die Verbindung wiederherzustellen, aktualisiere dein OTP (nur Saudi-Arabien) oder aktualisiere deine Unternehmensdaten.
Um sicherzustellen, dass deine Rechnungen von VeriFactu angenommen werden, überprüfe noch einmal, ob deine Vereinbarung unterzeichnet ist und alle Details korrekt sind, bevor du die Verifizierung und das Onboarding abschließt. Auch wenn die erste Verifizierung erfolgreich ist, können Rechnungen abgelehnt werden, wenn die Vereinbarung unvollständig ist oder Fehler enthält.