Quản lý các khoản bồi hoàn

Cơ chế hoạt động của việc bồi hoàn

Việc bồi hoàn là do chủ thẻ khởi xướng với sự phối hợp của ngân hàng của họ. Khách hàng có thể yêu cầu bồi hoàn vì nhiều lý do, trong đó những lý do chính là:

• Dịch vụ/sản phẩm bị lỗi, không đúng như mô tả: 
  Chủ thẻ báo cáo rằng dịch vụ hoặc sản phẩm mà họ nhận được không khớp với mô tả được cung cấp tại thời điểm mua hàng.
• Dịch vụ/sản phẩm đã hủy: 
  Chủ thẻ cho biết đã trả lại sản phẩm hoặc hủy dịch vụ, nhưng chưa nhận được khoản tiền hoàn lại tương ứng.
• Giao dịch không được phép: 
  Khoản phí không được chủ thẻ ủy quyền.
• Không giao hàng: 
  Chủ thẻ đã thanh toán cho một dịch vụ hoặc sản phẩm mà họ chưa nhận được.
• Hoàn tiền chậm trễ: 
  Chủ thẻ đã yêu cầu hoàn tiền, nhưng quá trình này mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Hiểu về quy trình

Trong quá trình khiếu nại, mục tiêu của chúng tôi là hỗ trợ bạn trình bày bằng chứng liên quan cho ngân hàng của chủ thẻ, nhằm tối đa hóa cơ hội bảo vệ doanh số của bạn.

Đây là những gì xảy ra khi khách hàng yêu cầu bồi hoàn:

1. Chủ thẻ liên hệ với ngân hàng phát hành thẻ của họ để khiếu nại.
2. Ngân hàng xác định giao dịch bị khiếu nại và tiến hành hoàn tiền ngay số tiền của giao dịch bị khiếu nại vào tài khoản ngân hàng của chủ thẻ.
3. Đồng thời, thao tác này sẽ kích hoạt việc khấu trừ số tiền tranh chấp và phí phạt đối với Fresha.
4. Fresha sẽ gửi cho bạn một email để thông báo về yêu cầu bồi hoàn được đưa ra đối với doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ có 5 ngày để gửi thông tin mà ngân hàng của chủ thẻ đã yêu cầu. Ngân hàng đang tìm kiếm bất kỳ bằng chứng hỗ trợ nào mà bạn có thể cung cấp liên quan đến giao dịch, bao gồm nhưng không giới hạn ở hợp đồng, hóa đơn, email đã trao đổi hoặc tài liệu chứng minh việc giao hàng.
5. Nếu thắng tranh chấp, số tiền sẽ được gửi lại cho Fresha. Tuy nhiên, nếu bạn thua kiện, số tiền đó sẽ vẫn thuộc về chủ thẻ và sẽ được tự động khấu trừ vào ví Fresha của bạn.

Ngăn chặn tình trạng bị bồi hoàn

Bồi hoàn là điều phổ biến khi xử lý thanh toán bằng thẻ và, trong hầu hết các trường hợp, nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Phản hồi nhanh chóng và một số nỗ lực chủ động ngăn chặn bồi hoàn là phương tiện hiệu quả nhất để bảo vệ tiền của bạn.

Dưới đây, chúng tôi đã nêu ra một số biện pháp hữu ích có thể giúp giảm bớt số lần lặp lại của tình trạng bồi hoàn:

• Chọn phương thức thanh toán an toàn: 
  Chọn thanh toán trực tiếp, trong đó khách hàng trực tiếp chạm, cắm hoặc quẹt thẻ của họ tại hệ thống quản lý bán hàng (POS), giúp giảm rủi ro gian lận. Thay vì sử dụng Nhập thẻ thủ công, hãy sử dụng các phương thức như liên kết thanh toán, Mã QR, ghi lại chi tiết thẻ hoặc yêu cầu tiền đặt cọc trước. Các phương thức này cần có sự tham gia của khách hàng, đồng thời loại bỏ chi phí xử lý thanh toán bổ sung phát sinh khi nhập thẻ thủ công.
• Đảm bảo các chính sách của bạn rõ ràng:
  Đảm bảo gói hội viên, bảng giá, chính sách hủy và chính sách hoàn trả của bạn đầy đủ và khách hàng có thể truy cập mọi lúc. Hãy thử truyền đạt các chính sách này bằng cách:  
  • Đặt các chính sách đó hiển thị rõ ràng trên trang web của bạn.
  • Làm nổi bật các chính sách đó trong tin nhắn biên lai tùy chỉnh của bạn.
  • Tạo một mẫu đơn nêu rõ các chính sách cho khách hàng lần đầu.
• Duy trì hồ sơ khách hàng chính xác:
  Bảo vệ doanh nghiệp của bạn bằng cách cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên. Cân nhắc chụp ảnh các dịch vụ đã cung cấp. Đây có thể là một cách tuyệt vời để giới thiệu tác phẩm xuất sắc của bạn và cung cấp bằng chứng nếu khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ đã nhận được.

Ngăn chặn gian lận

Việc chú ý đến bất kỳ hoạt động bất thường nào là rất quan trọng để phát hiện và xử lý hành vi gian lận có thể xảy ra. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn phát hiện các Giao dịch đáng ngờ:

• Cảnh giác với những khách hàng có thông tin liên hệ bất thường trong tài khoản của họ, bao gồm tên hoặc địa chỉ email. Nếu bạn không chắc chắn về danh tính của một người nào đó, hãy yêu cầu họ cung cấp giấy tờ tùy thân và 4 chữ số cuối của thẻ để kiểm tra lại.
• Nếu một khách hàng mới bắt đầu thực hiện nhiều giao dịch mua trong một khoảng thời gian ngắn, hãy xác minh danh tính của họ và xác nhận rằng họ sở hữu Thẻ đã sử dụng.
• Khi có người muốn thêm chi tiết thẻ theo cách thủ công, hãy yêu cầu họ cung cấp giấy tờ tùy thân. Bằng cách đó, bạn có thể đối chiếu tên trên Thẻ với giấy tờ tùy thân của họ.
• Nếu khách hàng đang sử dụng thẻ quà tặng không thuộc về họ và không thể cung cấp tên của người mua, hãy liên hệ với người đã mua thẻ quà tặng để xác minh.