Nhắn tin và cộng tác trong Kênh nội bộ
Tìm hiểu cách Kênh nội bộ giúp đội ngũ của bạn luôn đồng bộ thông tin với tính năng nhắn tin trực tiếp, trò chuyện nhóm và chia sẻ thông tin cập nhật, tất cả ở cùng một nơi.
Trong bài viết này
Giới thiệu về Kênh nội bộ
Kênh nội bộ là một trong những tính năng mạnh mẽ đã bao gồm trong Fresha Connect, đưa tính năng nhắn tin và cộng tác của đội ngũ trực tiếp vào Fresha. Gửi tin nhắn trực tiếp, bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm, chia sẻ thông tin cập nhật và giúp đội ngũ của bạn luôn kết nối mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Cho dù bạn đang điều phối lịch hẹn, chia sẻ các cập nhật quan trọng hay quản lý các cuộc trò chuyện hằng ngày, mọi thứ đều được kết nối cùng với các cuộc hẹn, lịch, khách hàng và lịch đặt hẹn của bạn, để đội ngũ của bạn luôn có thể tìm thấy thông tin họ cần.
Kênh nội bộ là một tiện ích bổ sung trả phí. Để kích hoạt tính năng này cho Workspace của bạn, hãy xem Thiết lập Kênh nội bộ cho Workspace của bạn.
Gửi tin nhắn trực tiếp cho đội ngũ của bạn
Tin nhắn trực tiếp là cuộc trò chuyện riêng tư giữa hai người. Hãy sử dụng tính năng này cho các câu hỏi nhanh, bàn giao hoặc bất kỳ nội dung nào bạn không cần chia sẻ với toàn bộ đội ngũ.
- Từ thanh công cụ ở trên cùng bên phải màn hình, nhấp vào biểu tượng Tin nhắn để mở hộp thư đến của bạn.
- Chọn biểu tượng Kênh nội bộ trong menu ở bên trái.
- Nhấp vào nút Tin nhắn mới (biểu tượng dấu cộng) trong bảng menu bên trái.
- Dùng thanh tìm kiếm để tìm nhân viên mà bạn muốn nhắn tin, sau đó chọn họ trong kết quả.
- Nhập tin nhắn của bạn vào ô văn bản.
- Nhấp vào nút Gửi (biểu tượng mũi tên).
Cuộc trò chuyện xuất hiện trong Danh sách tin nhắn của bạn và nhân viên nhận được thông báo qua ứng dụng và email rằng họ có tin nhắn mới.
Nhấp vào tên hoặc ảnh đại diện của một nhân viên trong cuộc trò chuyện trên Kênh nội bộ để nhanh chóng xem thông tin của họ. Từ hồ sơ của họ, bạn có thể nhắn tin trực tiếp cho họ hoặc mở hồ sơ nhân viên đầy đủ của họ.
Bắt đầu trò chuyện nhóm với đội ngũ của bạn
Tính năng trò chuyện nhóm cho phép bạn trò chuyện với hai hoặc nhiều nhân viên cùng một lúc. Chúng rất hữu ích cho việc điều phối ngắn hạn mà không cần kênh riêng.
- Trong Fresha Connect, mở Kênh nội bộ.
- Nhấp vào nút Tin nhắn mới (biểu tượng dấu cộng) trong bảng menu bên trái.
- Dùng thanh tìm kiếm để tìm từng nhân viên bạn muốn thêm, sau đó chọn họ trong kết quả.
- Nhập tin nhắn của bạn vào ô văn bản.
- Nhấp vào nút Gửi (biểu tượng mũi tên) để bắt đầu cuộc trò chuyện.
Cuộc trò chuyện xuất hiện trong Danh sách tin nhắn của bạn và mỗi nhân viên trong nhóm nhận được thông báo qua ứng dụng và email rằng họ có tin nhắn mới. Mọi người trong nhóm đều có thể xem và trả lời, và bạn có thể bỏ qua nhóm khỏi hộp thư đến của mình bất cứ lúc nào bằng cách sử dụng nút “x” trong danh sách Tin nhắn của bạn.
Trả lời tin nhắn trong một chuỗi
Sử dụng chuỗi tin nhắn để giữ cho các tin nhắn trả lời được kết nối với tin nhắn ban đầu, giúp dễ dàng theo dõi và theo sát các cuộc trò chuyện liên quan trong các cuộc trò chuyện và kênh.
- Trong Kênh nội bộ, hãy mở cuộc trò chuyện hoặc kênh có chứa tin nhắn bạn muốn trả lời.
- Nhập câu trả lời của bạn vào hộp văn bản được cung cấp trong bảng chuỗi tin nhắn ở bên phải.
- Nhấp vào nút Gửi (biểu tượng mũi tên) để đăng câu trả lời của bạn.
- Để thoát khỏi cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào nút Đóng ở góc trên bên phải màn hình.
Chuỗi tin nhắn hiển thị số lượng câu trả lời bên dưới tin nhắn ban đầu. Bất kỳ ai trong cuộc trò chuyện đều có thể mở chuỗi tin nhắn để đọc hoặc thêm tin nhắn vào đó.
Chia sẻ tệp, ảnh và biểu tượng cảm xúc trong cuộc trò chuyện của đội ngũ
Chia sẻ ảnh, tài liệu và biểu tượng cảm xúc để làm phong phú thêm cuộc trò chuyện của bạn. Bạn có thể đính kèm nhiều hình ảnh cùng một lúc, cho dù đó là nội dung bàn giao, ảnh sản phẩm hay thông tin cập nhật trực quan nhanh.
- Trong Kênh nội bộ, mở cuộc trò chuyện mà bạn muốn chia sẻ nội dung.
- Chọn biểu tượng Dấu cộng hoặc Biểu tượng cảm xúc trong hộp văn bản để thêm tệp, ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc.
- Nhấp vào nút Gửi (biểu tượng mũi tên) để gửi tin nhắn của bạn.
- Để thoát khỏi cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào nút Đóng ở góc trên bên phải màn hình.
Để mở ảnh toàn màn hình, hãy nhấp hoặc chạm vào ảnh đó trong cuộc trò chuyện. Sử dụng nút Tải xuống trong trình xem hình ảnh để lưu một bản sao vào thiết bị của bạn.
Đề cập đến nhân viên trong cuộc trò chuyện
Gắn thẻ một nhân viên trong một cuộc trò chuyện trên kênh hoặc nhóm để họ nhận được thông báo, ngay cả khi họ không mở cuộc trò chuyện.
- Trong Kênh nội bộ, mở cuộc trò chuyện hoặc kênh mà bạn muốn nhắn tin.
- Trong hộp văn bản, nhập "@" rồi nhập tên của nhân viên.
- Chọn nhân viên từ các gợi ý hiển thị.
- Hoàn tất tin nhắn của bạn, sau đó nhấp vào nút Gửi **(biểu tượng mũi tên).
- Để thoát khỏi cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào nút Đóng ở góc trên bên phải màn hình.
Nhân viên được đề cập sẽ nhận được thông báo và số lượng tin nhắn chưa đọc sẽ xuất hiện cho kênh mà họ được đề cập.
Câu hỏi thường gặp
Tin nhắn trực tiếp trong Kênh nội bộ được bảo mật và chỉ hiển thị cho những người trong cuộc trò chuyện. Quản trị viên và các chủ sở hữu Workspace không thể đọc tin nhắn trực tiếp của bạn, ngay cả khi họ có toàn quyền đối với đội ngũ.
Kênh nội bộ được thiết kế để nhắn tin cho nhân viên trong workspace của bạn. Để nhắn tin cho khách hàng, hãy sử dụng Kênh khách hàng thay vì Team Connect.
Tin nhắn và câu trả lời từ một nhân viên đã bị hủy kích hoạt trong Kênh nội bộ vẫn còn trong cuộc trò chuyện, kèm theo nhãn cho biết họ không còn hoạt động. Người dùng đã bị hủy kích hoạt vẫn có thể đọc các tin nhắn trước đây, nhưng không thể gửi tin nhắn trực tiếp mới.
Khi có người đang nhập tin nhắn trong Kênh nội bộ, một dấu hiệu cho biết đang nhập tin nhắn sẽ xuất hiện ở cuối cuộc trò chuyện, để bất kỳ ai đang xem cuộc trò chuyện đều biết là sắp có người trả lời.
Biểu tượng Tin nhắn có thể không xuất hiện nếu Kênh nội bộ chưa được kích hoạt cho Workspace của bạn hoặc nếu quyền của đội ngũ bạn không bao gồm quyền truy cập. Trao đổi với quản trị viên hoặc chủ sở hữu Workspace để cài đặt tính năng này.
Hồ sơ của nhân viên có thể hiển thị vai trò, thông tin liên hệ, địa điểm, ca làm việc sắp tới, ngày bắt đầu và ngày sinh của họ. Bạn cũng có thể nhắn tin trực tiếp cho họ hoặc mở hồ sơ nhân viên đầy đủ của họ nếu bạn có quyền truy cập vào phần Đội ngũ.
Thông tin được hiển thị phụ thuộc vào những gì đã được thêm vào hồ sơ đầy đủ của nhân viên. Ví dụ: nếu chưa thêm ngày sinh của họ, thông tin này sẽ không hiển thị trên hồ sơ Kênh nội bộ của họ.
Nếu bạn có quyền truy cập vào phần Đội ngũ, hãy chọn Xem hồ sơ từ hồ sơ của nhân viên trong Kênh nội bộ để mở hồ sơ đầy đủ của nhân viên đó. Liên hệ với chủ sở hữu workspace của bạn để xem lại các quyền truy cập của bạn trong mục Đội ngũ.