Hantera återkrav
Ett återkrav uppstår när en kund bestrider en transaktion och begär att deras bank ska utfärda en återbetalning. Läs mer om hur återkrav fungerar och vad du kan göra för att hjälpa till att förhindra dem.
Så här fungerar återkrav
Återkrav initieras av kortinnehavaren i samarbete med dennes bank. En kund kan initiera ett återkrav av olika anledningar, varav dessa är de främsta:
- Tjänster/produkter är defekta och inte som beskrivna:
Kortinnehavaren rapporterar att den tjänst eller produkt hen fick inte stämde överens med den beskrivning som gavs vid tidpunkten för köpet. - Avbokade tjänster/produkter:
Kortinnehavaren hävdar att hen har returnerat produkter eller avbokat tjänster, men att hen inte har fått motsvarande återbetalning. - Obehörig transaktion:
Debiteringen godkändes inte av kortinnehavaren. - Ej levererat:
Kortinnehavaren har betalat för en tjänst eller produkt som hen inte har fått. - Försenad återbetalning:
Kortinnehavaren begärde en återbetalning, men processen tog längre tid än väntat.
Återkrav är tidskänsliga, därför behöver vi ditt snabba samarbete för att hantera dem så snabbt som möjligt.
Förstå processen
Under tvisteprocessen är vårt mål att hjälpa dig att presentera relevanta bevis för kortinnehavarens bank, vilket maximerar dina chanser att skydda din försäljning.
Det här händer när en kund initierar ett återkrav:
- Kortinnehavaren kontaktar sin kortutgivande bank för att lämna in ett klagomål.
- Banken identifierar den bestridda transaktionen och går vidare med att göra en omedelbar återbetalning av det bestridda transaktionsbeloppet till kortinnehavarens bankkonto.
- Samtidigt utlöser denna åtgärd ett avdrag av det omtvistade beloppet och en straffavgift från Freshas sida.
- Fresha skickar ett e-postmeddelande för att meddela dig om den återbetalning som begärts mot ditt företag. Du har 5 dagar på dig att skicka in den information som begärts av din kortinnehavares bank. Banken vill ha alla styrkande handlingar som du kan tillhandahålla avseende transaktionen, inklusive men inte begränsat till avtal, fakturor, e-postkonversationer eller dokumenterat leveransbevis.
- Om tvisten vinns skickas pengarna tillbaka till Fresha. Men om tvisten förloras stannar pengarna hos kortinnehavaren och dras automatiskt av från din Fresha-plånbok.
Förhindra återkrav
Återkrav är vanliga när du hanterar kortbetalningar och ligger i de flesta fall utanför din kontroll. Din snabba respons och några proaktiva åtgärder för att förhindra återkrav är dina mest effektiva sätt att skydda dina medel.
Nedan har vi beskrivit några praktiska metoder som kan bidra till att minska förekomsten av återkrav:
- Välj säkra betalningsmetoder:
Välj betalningar på plats, där kunderna fysiskt håller sina kort mot, sätter in eller drar sina kort i kassan, vilket minskar risken för bedrägeri. Istället för att använda Kort som angetts manuellt kan du använda metoder som betalningslänkar, QR-koder, registrering av kortuppgifter eller att begära depositioner i förskott. Dessa metoder involverar kundens deltagande samtidigt som de extra kostnaderna för betalningshantering som uppstår vid manuell inmatning av kort elimineras. - Se till att dina policyer är tydliga:
Se till att dina medlemskap, din prissättning, dina avbokningspolicyer och dina returpolicyer är heltäckande och alltid tillgängliga för kunderna. Försök att kommunicera dessa policyer genom att:- Ha dem lätt tillgängliga på din webbplats.
- Genom att lyfta fram dem i ditt anpassade kvittomeddelande.
- Skapa ett formulär som beskriver policyerna för förstagångskunder.
- Håll kundregistren korrekta:
Skydda ditt företag genom att uppdatera kundinformation regelbundet. Överväg att ta foton av de tillhandahållna tjänsterna. Detta kan vara ett fantastiskt sätt att visa upp ditt enastående arbete och tillhandahålla bevis om en kund bestrider kvaliteten på de tjänster som tillhandahållits.
Fresha fungerar som en mellanhand och underlättar kommunikationen mellan dig och kortinnehavarens bank. Fresha har inte beslutsbefogenhet i detta sammanhang.
Förebygga bedrägerier
Att hålla utkik efter ovanlig aktivitet är viktigt för att upptäcka och hantera eventuella bedrägerier. Här är några tips som kan hjälpa dig att upptäcka misstänkta transaktioner:
- Håll utkik efter kunder med ovanliga kontaktuppgifter i sina konton, inklusive namn eller e-postadresser. Om du är osäker på någons identitet ska du be om en ID-handling och de sista fyra siffrorna på kortet för att dubbelkolla.
- Om en ny kund börjar göra flera köp under en kort tidsperiod, ska du verifiera kundens identitet och bekräfta att kunden äger det kort som används.
- När någon vill lägga till sina kortuppgifter manuellt, be om legitimation. På så sätt kan du matcha namnet på kortet med deras ID.
- Om en kund använder ett presentkort som inte tillhör hen och inte kan uppge köparens namn ska du kontakta personen som köpte presentkortet för verifiering.