Digitale facturatie activeren
Leer hoe je de integratie voor digitale facturatie van Fresha activeert en beheert, waarmee transactiefacturen automatisch rechtstreeks naar belastinginning- en reguleringssystemen worden verzonden.
In dit artikel
Hoe digitale facturatie werkt
Digitale facturatie registreert automatisch een conforme digitale factuur voor elke Transactie die je bedrijf uitvoert. Deze facturen worden rechtstreeks ingediend bij de belastingdienst van je regio. Belasting wordt berekend op basis van de tarieven die zijn ingesteld in je Fresha-account. Zorg ervoor dat je de belastingvereisten in je land of staat begrijpt om aan de regels te blijven voldoen.
Elke factuur bevat een uniek volgnummer, een door het systeem gegenereerd voorvoegsel en de vestiging waar de transactie plaatsvond.
Landenspecifieke digitale facturatie
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Add-ons.
- Selecteer onder Integraties de knop Bekijken bij Digitale facturatie.
- Klik in het overzicht van Digitale facturatie op de knop Doorgaan om je betaalmethode en factureringsgegevens te controleren.
- Controleer in de stap Integratie van digitale facturatie activeren uw gegevens en klik op de knop Activeren rechtsboven.
- Controleer in de stap Voordat u begint de vermelde vereisten voor e-facturering en klik op de knop Doorgaan rechtsboven.
- Klik in de stap Instellen op Mijn code ophalen om de FOOTRA-portaal te openen en je eenmalige toegangscode (OTP) op te halen.
- Klik op het FATOORA-portaal op de optie Fatoora-platform.
- Voer je accountgegevens in en klik op Inloggen.
- Klik op Onboard new solution unit/device om je eenmalige wachtwoord (OTP) op te halen.
- Genereer en kopieer je OTP en ga vervolgens terug naar je Fresha-account.
- Voer in de stap Eenmalige toegangscode je bedrijfsnaam in, plak je OTP-code en klik op de knop Bevestigen rechtsboven.
- Sta toe dat Digitale facturatie wordt gesynchroniseerd met ZATCA. Eenmaal geactiveerd, klikt u op de knop Sluiten.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Add-ons.
- Selecteer onder Integraties de knop Bekijken bij Digitale facturatie.
- Klik op de knop Doorgaan in het Overzicht digitale facturatie om Digitale facturatie in te stellen.
- Controleer onder Integratie van digitale facturatie activeren je betaalmethode en factureringsgegevens.
- Voeg je details en belastinginformatie toe zoals ze in je officiële overheidsdossiers staan.
- Klik op de knop Activeren rechtsboven om door te gaan met de stappen om het in te stellen.
- Controleer je zakelijke factureringsgegevens en klik op de knop Bevestigen rechtsboven om het VeriFactu-portaal te openen en je gegevens te controleren. Klik vervolgens op de knop Doorgaan onderaan.
- Klik op de knop Overeenkomst downloaden om de overeenkomst te downloaden en te ondertekenen.
- Selecteer de knop Doorgaan onderaan en kies of je de overeenkomst hebt ondertekend met een van de volgende handtekeningen:
- Digitale handtekening met certificaat van juridische vertegenwoordiging: er zijn geen extra documenten nodig
- Handgeschreven handtekening: Je moet je ondertekende overeenkomst uploaden, samen met een juridisch vertegenwoordigingsdocument en je legitimatiebewijs.
- Selecteer onder Ondertekende overeenkomst uploaden Bestand kiezen om de overeenkomst vanaf je apparaat te uploaden.
- Klik op de knop Doorgaan onderaan om een overzicht van je details te bekijken en selecteer vervolgens Bevestigen om je documentatie naar VeriFactu te verzenden.
Zodra het synchroniseren en activeren is voltooid, verschijnt de tag Actief in je overzicht voor Digitale facturatie. Bij het afrekenen wordt er automatisch een e-factuur verzonden naar het overheidsplatform. Er worden kassabonreeksen of -voorvoegsels voor je aangemaakt als deze nog niet zijn ingesteld, en op alle facturen staat hetzelfde factureringsadres.
Activiteit Digitale facturatie bekijken
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Add-ons.
- Selecteer onder Integraties de knop Bekijken op Digitale facturatie om je facturen te bekijken.
- Klik bovenaan het overzicht van Digitale facturatie op het tabblad Activiteit.
- Gebruik boven de lijst met facturen de zoekopdracht en filters om een specifieke e-factuur te vinden.
- Selecteer een e-factuur om het transactievenster te openen en de volledige factuurdetails te bekijken.
- Klik in het linkerdeelvenster op Activiteit om de transactieactiviteit uitgesplitst in gebeurtenissen te bekijken.
Je overzicht van e-facturen blijft op het tabblad Activiteit staan. Van daaruit kun je de factuur delen, afdrukken of downloaden. De factuur bevat een ondertekende QR-code van je belastingdienst. Wanneer de QR-code wordt gescand, worden alle factuurdetails weergegeven.
Je integratie voor digitale facturatie beheren
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Add-ons.
- Selecteer onder Integraties de knop Bekijken bij Digitale facturatie om de integratie te beheren.
- Klik op de knop Opties rechtsboven en selecteer een van de volgende opties in het paneel:
- Add-on uitschakelen: Controleer de voorwaarden voor het uitschakelen van E-invoicing en selecteer een reden. Klik op de knop Nu uitschakelen om te bevestigen.
- Opnieuw inschakelen: Controleer de betaalmethode en factureringsgegevens en klik op de knop Activeren in de rechterbovenhoek om digitale facturatie opnieuw te activeren.
Zolang de add-on is uitgeschakeld, worden er geen facturen ingediend bij je belastingdienst. Als je digitale facturatie opnieuw inschakelt, wordt het verzenden hervat, maar facturen die tijdens de inactieve periode zijn aangemaakt, worden niet verzonden.
Veelgestelde vragen
- De add-on voor digitale facturatie actief is, inclusief de annuleringsperiode.
- Er een actieve verbinding is met het platform van je belastingdienst.
Digitale facturatie is momenteel beschikbaar in Saoedi-Arabië en Spanje.
Je kunt je digitale facturen bekijken via het tabblad Activiteit in Digitale facturatie onder Add-ons of via het individuele tabblad Activiteit van de transactie. Open een e-factuur, klik op Acties (drie stippen) in de rechterbovenhoek en kies ervoor om deze te delen, af te drukken of als PDF te downloaden.
Je vindt ook een gedetailleerd overzicht van elke e-factuur onder het Rapport Lijst verkooptransacties.
Zodra Digitale facturatie is geactiveerd, zijn de volgorde van kassabonnen en de voorvoegsels vergrendeld, zelfs als je de integratie later uitschakelt.
Als je de kassabonnummering en -voorvoegsels instelt voordat je Digitale facturatie activeert, wordt die instelling gebruikt. Zo niet, dan worden zowel de nummering als de voorvoegsels automatisch voor je gegenereerd.
Alle e-facturen gebruiken het factureringsadres van je Fresha-account. Je kunt dit adres bijwerken onder je zakelijke instellingen. Het zakelijke adres waar de transactie plaatsvond, wordt ook weergegeven onder de factureringsgegevens.
E-facturen worden succesvol ingediend bij je overheidsplatform wanneer:
Als de verbinding verloopt, door je overheidsplatform wordt ingetrokken of nooit is voltooid, worden er geen facturen verzonden.
Het bedrijfsregistratienummer dat nodig is voor Digitale facturatie in Saoedi-Arabië, is een handelsregistratiecode die bij registratie wordt uitgegeven door het Ministerie van Handel. Je vindt deze onder de QR-code op de eerste pagina van je registratiedocument.
Als Digitale facturatie is geactiveerd, ontvangen klanten een kopie van de factuur in hun Fresha-account zodra deze gereed is.
Nadat een e-factuur naar je overheidsplatform is verzonden, kunnen wijzigingen worden aangebracht door de verkoop terug te betalen. E-facturen kunnen niet ongeldig worden verklaard nadat ze zijn verzonden.
Als de verbinding met je overheidsplatform mislukt of wordt ingetrokken, ontvang je een melding dat Digitale facturatie niet langer is verbonden. Om opnieuw verbinding te maken, werk je je OTP bij (alleen Saoedi-Arabië) of werk je je bedrijfsgegevens bij.
Om er zeker van te zijn dat je facturen door VeriFactu worden geaccepteerd, controleer je nogmaals of je overeenkomst is ondertekend en of alle details correct zijn voordat je de verificatie en onboarding voltooit. Zelfs als de eerste verificatie is gelukt, kunnen facturen worden afgewezen als de overeenkomst onvolledig is of fouten bevat.