Konfigurer e-fakturering
Lær hvordan du aktiverer og administrerer Freshas e-fakturaintegrasjon, som automatisk sender salgsfakturaer direkte til systemer for avgiftsoppkreving og regulering.
I denne artikkelen
Slik fungerer e-fakturering
E-fakturering registrerer automatisk en elektronisk faktura som overholder kravene, for hver transaksjon bedriften din foretar. Disse fakturaene sendes direkte til skattemyndighetene i regionen din. Avgifter beregnes basert på satsene som er angitt på Fresha-kontoen din. For å overholde reglene må du sørge for at du forstår avgiftskravene i landet eller delstaten din.
Hver faktura inneholder et unikt løpenummer, et systemgenerert prefiks og bedriftsstedet der salget fant sted.
Landspesifikk e-fakturering
- Fra hovedmenyen til venstre på skjermen går du til Tillegg.
- Under Integrasjoner velger du Vis-knappen på E-fakturering.
- I oversikten over e-fakturering klikker du på Fortsett-knappen for å se gjennom betalingsmåten og faktureringsinformasjonen din.
- I trinnet Aktiver integrasjon av e-fakturering gjennomgår du informasjonen din og klikker på knappen Aktiver øverst til høyre.
- I trinnet Før du begynner kan du se gjennom de oppførte kravene til e-fakturering og klikke på knappen Fortsett øverst til høyre.
- I Konfigurer-trinnet klikker du på Hent koden min for å åpne FATOORA-portalen og hente engangskoden din (OTP).
- På FATOORA-portalen klikker du på alternativet Fatoora-plattformen.
- Skriv inn kontoopplysningene dine og klikk på Logg inn.
- Klikk på Onboard new solution unit/device for å hente OTP-koden din.
- Generer og kopier OTP-koden din, og gå deretter tilbake til Fresha-kontoen din.
- I trinnet **Engangskode **skriver du inn bedriftens navn, limer inn OTP-koden og klikker på Bekreft-knappen øverst til høyre.
- Tillat at e-fakturering synkroniseres med ZATCA. Når den er aktivert, klikker du på Lukk-knappen.
- Fra hovedmenyen til venstre på skjermen går du til Tillegg.
- Under Integrasjoner velger du Visning-knappen på E-fakturering.
- På Sammendrag av e-fakturering klikker du på Fortsett-knappen for å konfigurere e-fakturering.
- Under Aktiver integrasjon for e-fakturering ser du gjennom betalingsmåten og faktureringsinformasjonen din.
- Legg til informasjonen din og avgiftsinformasjonen slik den vises i de offisielle offentlige registrene.
- Klikk på aktiver-knappen øverst til høyre for å fortsette gjennom stegene for å konfigurere.
- Se gjennom bedriftens faktureringsinformasjon og klikk på Bekreft-knappen øverst til høyre for å åpne VeriFactu-portalen og se gjennom opplysningene dine. Klikk deretter på Fortsett-knappen nederst.
- Klikk på knappen Last ned avtalen for å laste ned og signere avtalen.
- Velg Fortsett-knappen nederst og velg om du har signert avtalen ved hjelp av en av følgende signaturer:
- Digital signatur med sertifikat for juridisk representasjon: Ingen ekstra dokumenter er nødvendige
- Håndskrevet signatur: Du må laste opp den signerte avtalen sammen med et dokument for juridisk representasjon og legitimasjonen din.
- Under Last opp den signerte avtalen velger du Velg fil for å laste opp avtalen fra enheten din.
- Klikk på Fortsett-knappen nederst for å få en oversikt over informasjonen din, og velg deretter Bekreft for å sende dokumentasjonen din til VeriFactu.
Når den er synkronisert og aktivert, vises Aktiv-merket i oversikten over e-fakturering. En e-faktura blir sendt automatisk til myndighetenes plattform ved betaling. Kvitteringssekvenser eller prefikser opprettes for deg hvis de ikke allerede er konfigurert, og alle fakturaer viser den samme faktureringsadressen.
Visning av e-faktureringsaktivitet
- Fra hovedmenyen til venstre på skjermen går du til Tillegg.
- Under Integrasjoner velger du Vis-knappen på E-fakturering for å se fakturaene dine.
- Øverst i sammendraget for e-fakturering klikker du på fanen Aktivitet.
- Over listen over fakturaer bruker du søk og filtre for å finne en bestemt e-faktura.
- Velg en e-faktura for å åpne salgsvisningen og se all fakturainformasjonen.
- I panelet til venstre klikker du på Aktivitet for å få en visning av salgsaktiviteten fordelt på hendelser.
Oversikten over e-fakturaer vil forbli under fanen Aktivitet. Derfra kan du dele, skrive ut eller laste ned fakturaen, som inneholder en signert QR-kode fra skattemyndighetene. Når QR-koden skannes, vises all fakturainformasjon.
Administrer e-faktureringsintegrasjonen din
- Fra hovedmenyen til venstre på skjermen går du til Tillegg.
- Under Integrasjoner velger du Vis-knappen på E-fakturering for å administrere integrasjonen.
- Klikk på Alternativer-knappen øverst til høyre og velg ett av følgende alternativer fra panelet:
- Deaktiver tillegg: Gå gjennom vilkårene for å deaktivere e-fakturering og velg en begrunnelse. Klikk på knappen Deaktiver nå for å bekrefte.
- Aktiver igjen: Se gjennom betalingsmåten og faktureringsinformasjonen, og klikk på knappen «Aktiver» øverst til høyre for å aktivere e-fakturering på nytt.
Når tillegget er deaktivert, blir ikke fakturaer sendt til skattemyndighetene. Hvis du aktiverer e-fakturering igjen, vil innsendingene fortsette, men eventuelle fakturaer som er opprettet i den inaktive perioden, blir ikke sendt.
Vanlige spørsmål
- E-fakturering-tillegget er aktivt, inkludert avbestillingsperioden.
- Det er en aktiv tilkobling til skattemyndighetenes plattform.
E-fakturering er for øyeblikket tilgjengelig i Saudi-Arabia og Spania.
Du kan se e-fakturaene dine fra fanen Aktivitet i e-fakturering under Tillegg eller fra den enkelte aktivitets-fanen for salget. Åpne en hvilken som helst e-faktura, klikk på Handlinger (tre prikker) øverst til høyre, og velg å dele, skrive ut eller laste den ned som PDF.
Du kan også finne en detaljert oversikt over hver e-faktura under Salgslisterapport.
Når e-fakturering er aktivert, er kvitteringssekvens og prefikser låst, selv om du senere deaktiverer integrasjonen.
Hvis du konfigurerer kvitteringsnummerering og prefikser før du aktiverer e-fakturering, brukes den konfigurasjonen. Hvis ikke, blir både sekvenseringen og prefiksene automatisk generert for deg.
Alle e-fakturaer bruker faktureringsadressen fra Fresha-kontoen din. Du kan oppdatere denne adressen under bedriftsinnstillingene. Bedriftsstedet der salget fant sted, vises også under faktureringsinformasjonen.
E-fakturaer sendes inn til myndighetenes plattform når:
Dersom tilkoblingen utløper, blir tilbakekalt av den offentlige plattformen eller aldri ble fullført, blir ikke fakturaene sendt.
Bedriftens registreringsnummer som kreves for e-fakturering i Saudi-Arabia, er en handelsregistreringskode utstedt av handelsdepartementet ved registrering. Du finner den under QR-koden på den første siden i registreringsdokumentet ditt.
Hvis e-fakturering er aktivert, mottar kunder en kopi av fakturaen på Fresha-kontoen sin når den er klar.
Etter at en e-faktura er sendt til myndighetsplattformen din, kan det gjøres endringer ved refusjon av salget. E-fakturaer kan ikke annulleres når de har blitt sendt.
Hvis tilkoblingen til den offentlige plattformen mislykkes eller tilbakekalles, mottar du et varsel om at e-fakturering ikke lenger er tilkoblet. For å koble til på nytt må du oppdatere OTP-en din (kun Saudi-Arabia) eller oppdatere bedriftsinformasjonen din.
For å sikre at fakturaene dine blir godkjent av VeriFactu, må du dobbeltsjekke at avtalen din er signert og at all informasjon er korrekt før du fullfører verifisering og registrering. Selv om den første verifiseringen er vellykket, kan fakturaer bli avvist dersom avtalen er ufullstendig eller inneholder feil.