Buat formulir klien
Pelajari cara membuat formulir yang mengumpulkan informasi klien yang Anda butuhkan, mulai dari templat yang sudah jadi atau membuat sendiri dari awal.
Dalam artikel ini
Tentang formulir klien
Formulir klien membantu Anda mengumpulkan dan menata informasi spesifik yang Anda butuhkan dari klien, mulai dari detail pribadi dan riwayat medis hingga persetujuan perawatan dan umpan balik. Cukup pilih templat yang sudah jadi untuk memulai dengan cepat, atau buat sendiri dari awal agar sesuai dengan layanan dan bisnis Anda.
Kemudian, pilih kapan setiap formulir dikirim agar klien mengisinya dan membubuhkan tanda tangan tepat saat Anda membutuhkannya - baik sebelum, selama, atau setelah janji temu mereka. Formulir dapat ditambahkan secara otomatis untuk layanan yang Anda pilih, atau ditambahkan ke janji temu individu dan profil klien kapan pun Anda butuhkan.
Buat formulir klien
-
Dari menu di sebelah kiri layar, buka Pengaturan.
-
Di bagian Pengaturan ruang kerja, klik **Formulir **untuk membuka daftar formulir klien Anda.
-
Klik tombol Buat formulir di kanan atas.
-
Pilih Formulir klien dari opsi yang ada.
-
Pilih cara yang Anda inginkan untuk membuat formulir baru guna melanjutkan:
- Buat formulir kosong: Klik Buat baru untuk membuat halaman dan pertanyaan Anda sendiri dari awal.
- Gunakan template: Pilih dari template siap pakai, termasuk formulir yang sebelumnya Anda buat. Klik Pratinjau untuk melihat tampilan templat dan Gunakan templat untuk menyesuaikannya.
-
Masukkan Nama yang akan dilihat klien saat mereka diminta untuk mengisi formulir. Tambahkan Deskripsi dan Kategori opsional untuk membantu tim Anda menemukan dan menggunakan formulir yang tepat.
- Anda dapat memilih dari kategori yang sebelumnya telah Anda buat atau membuat kategori baru dengan memilih Buat kategori baru.
- Anda dapat memilih dari kategori yang sebelumnya telah Anda buat atau membuat kategori baru dengan memilih Buat kategori baru.
-
Di tab Buat, pilih halaman untuk membuka panel Edit Halaman guna menambahkan Judul dan **Deskripsi **opsional untuk formulir Anda.
-
Untuk membuat formulir Anda, pilih komponen dari panel di sebelah kiri. Klik komponen untuk menambahkannya, atau seret ke halaman yang Anda inginkan:
- Kustom: Pilih jenis kolom yang ingin Anda tambahkan ke formulir Anda, termasuk berbagai pertanyaan, kotak teks, dan tanda tangan.
- Detail klien: Tambahkan kolom untuk informasi spesifik yang Anda inginkan tentang klien Anda pada formulir. Ini diisi secara otomatis dari profil klien, dan perubahan apa pun yang mereka masukkan akan diperbarui di profil mereka saat formulir selesai diisi.
- Kustom: Pilih jenis kolom yang ingin Anda tambahkan ke formulir Anda, termasuk berbagai pertanyaan, kotak teks, dan tanda tangan.
-
Di panel Edit komponen, ketik pertanyaan yang ingin Anda ajukan dan isi opsi lain dari komponen tersebut, seperti pilihan jawaban.
-
Centang kotak untuk memilih kapan klien harus menjawab pertanyaan:
- Wajibkan kolom ini: Klien harus menjawab pertanyaan ini sebelum dapat melengkapi formulir.
- Logika bersyarat: Tampilkan pertanyaan berdasarkan jawaban klien sebelumnya. Di bagian Tampilkan pertanyaan jika, pilih pertanyaan sebelumnya, lalu pilih jawaban mana yang memicu pertanyaan ini untuk ditampilkan.
-
Di tab Pengaturan, aktifkan Tambahkan secara otomatis ke janji temu untuk menambahkan formulir secara otomatis ke janji temu untuk layanan yang dipilih. Atau, biarkan opsi ini nonaktif untuk menambahkan formulir ke janji temu individu sesuai kebutuhan. Jika diaktifkan, konfigurasikan kapan dan bagaimana formulir digunakan:
- Layanan: Klik Edit untuk memilih layanan mana yang akan ditambahkan formulir. Untuk menetapkan aturan yang berbeda untuk masing-masing layanan, klik Pengaturan lanjutan, lakukan perubahan, lalu klik Terapkan.
- Lokasi: Pilih lokasi yang menggunakan formulir.
- Siapa yang mengisi formulir: Pilih apakah klien Anda mengisi formulir secara online atau selama janji temu di tempat Anda.
- Kapan formulir harus diisi?: Pilih kapan klien menerima formulir. Misalnya, segera setelah pemesanan.
- Seberapa sering klien diharuskan mengisi formulir ini?: Pilih apakah klien melengkapi formulir pada setiap janji temu atau hanya sekali dalam waktu tertentu.
- Segmen klien: Pilih grup klien mana yang menerima formulir.
-
Aktifkan Isi jawaban sebelumnya dari pengajuan sebelumnya agar klien yang kembali dapat memulai dengan jawaban sebelumnya dari terakhir kali mereka mengisi formulir ini.
-
Klik tombol Buat formulir di kanan atas untuk menyimpannya.
Formulir Anda disimpan dan ditampilkan dalam daftar formulir klien Anda. Jika Anda mengaktifkan Tambahkan secara otomatis ke janji temu, formulir akan ditambahkan ke janji temu baru yang sesuai dengan pengaturan Anda.
Anda dapat mengetik langsung ke formulir kapan saja, menyeret dan meletakkan komponen dan halaman untuk mengatur ulang, dan menggunakan ikon di samping masing-masing untuk menduplikatkan atau menghapusnya.
FAQ
Ya, saat membuat formulir Anda, klik tombol Pratinjau di kanan atas. Formulir Anda akan dibuka seperti yang akan dilihat klien, termasuk setiap halaman dan pertanyaan apa pun yang ditampilkan oleh logika bersyarat. Klik Tutup untuk kembali ke pembuat formulir dan membuat perubahan.
Ya, di samping formulir yang ingin Anda perbarui, klik **Tindakan **(tiga titik) dan pilih Edit untuk memperbaruinya. Klik Simpan untuk menerapkan perubahan Anda. Perubahan berlaku untuk formulir yang belum dilengkapi oleh klien. Formulir yang telah diisi akan mempertahankan pertanyaan dan jawaban dari saat formulir dikirimkan.
Pertanyaan bersyarat dibuat berdasarkan jawaban klien sebelumnya dalam formulir, sehingga Anda dapat menambahkan logika bersyarat ke pertanyaan mana pun setelah pertanyaan pertama. Misalnya, tanyakan “Apakah Anda sedang hamil?” terlebih dahulu, lalu atur pertanyaan lanjutan Anda agar hanya ditampilkan ketika klien menjawab Ya.
Untuk mengatur pertanyaan Anda di beberapa halaman, klik Tambahkan halaman baru di bagian bawah formulir. Setiap halaman harus berisi setidaknya satu komponen sebelum Anda dapat menambahkan halaman lain.
Detail klien, seperti nama, nomor telepon, alamat, dan alergi, diisi secara otomatis menggunakan informasi yang disimpan di profil klien mereka. Klien yang kembali hanya perlu meninjau detail mereka, bukan memasukkannya lagi.
Jika klien memperbarui detail mereka dalam formulir, profil mereka akan diperbarui secara otomatis saat mereka mengirimkannya. Klien harus mengonfirmasi setiap perubahan pada alamat email atau nomor ponsel mereka sebelum mengirimkan. Jika klien membiarkan kolom kosong, informasi apa pun yang sudah disimpan di profil mereka tidak akan diubah.
Ya. Anda dapat menambahkan beberapa kolom tanda tangan Klien, seperti satu untuk persetujuan dan satu untuk perawatan lanjutan, serta kolom tanda tangan Anggota tim. Klien menandatangani saat melengkapi formulir, dan anggota tim menandatangani setelahnya sebagai bagian dari ulasan mereka.
Ya. Saat Anda menggunakan templat, templat tersebut disalin ke akun Anda sebagai formulir Anda sendiri, sehingga Anda dapat mengubah pertanyaan, kata-kata, dan pengaturan agar sesuai dengan bisnis Anda. Mengedit salinan Anda tidak akan mengubah templat aslinya.
Ya. Anda dapat menambahkan formulir klien apa pun langsung ke janji temu atau profil klien kapan saja, meskipun Tambahkan secara otomatis ke janji temu dinonaktifkan.
Anda dapat Mengarsipkan formulir yang sudah tidak Anda gunakan. Pengarsipan menyimpan semua pengiriman yang sebelumnya sudah diisi, tetapi menghentikan penambahannya ke janji temu baru. Formulir yang belum pernah diisi juga dapat dihapus secara permanen.