Ajoutez du temps supplémentaire aux services et aux rendez-vous
Découvrez comment prolonger les services et les rendez-vous afin que votre calendrier reflète la durée complète de chaque rendez-vous.
Dans cet article
Fonctionnement du temps supplémentaire
Le temps supplémentaire garantit que votre calendrier indique automatiquement quand votre équipe est occupée à préparer un rendez-vous, à ranger ensuite ou est libre de prendre un autre rendez-vous.
Le temps supplémentaire est défini par service, et tout rendez-vous réservé pour ce service l'inclura automatiquement.
Vous pouvez choisir parmi les types de temps supplémentaire suivants :
- Heures bloquées : Le client n'est pas présent et le membre de l'équipe n'est pas disponible pour de nouvelles réservations. Cette option est couramment utilisée pour des tâches comme le nettoyage après un service. Les clients ne peuvent pas voir les heures bloquées, mais votre équipe les verra dans le calendrier et dans le rendez-vous.
- Temps de traitement : Le client est toujours présent pendant que le membre de l'équipe est disponible pour prendre un autre rendez-vous. C'est idéal pour les soins qui ont besoin de temps pour agir ou prendre, comme la coloration des cheveux, et cela apparaît sur le calendrier comme un créneau partiellement ouvert. Vous pouvez également ajouter du temps de service supplémentaire si le membre de l'équipe doit revenir auprès du client.
Ajouter du temps supplémentaire à un service
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à menu.
- Sélectionnez Menu de services dans le panneau de menu de gauche.
- Cliquez sur un service dans le menu de services pour le modifier.
- Dans la Vue du service, cliquez sur le bouton Ajouter du temps supplémentaire sous Tarifs et durée et choisissez d'ajouter soit En traitement, Bloqué ou Temps de service supplémentaire.
- À côté du Temps supplémentaire ajouté, utilisez le menu déroulant pour définir la Durée du temps supplémentaire.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour mettre à jour le service, ou continuez à ajouter d'autres options de temps supplémentaire en sélectionnant le bouton Ajouter du temps supplémentaire.
Une fois qu'un temps supplémentaire est ajouté à un service, il s'applique aux nouveaux rendez-vous réservés pour ce service.
Lorsque vous configurez le temps supplémentaire, la durée initiale du service apparaît en grisé pour vous aider à ajouter du temps supplémentaire avant ou après le service. Vous pouvez ajouter plusieurs types de temps supplémentaire qui peuvent être réorganisés, modifiés ou supprimés en cliquant sur Actions (trois points).
Personnaliser le temps supplémentaire pour un rendez-vous
Le temps supplémentaire est automatiquement ajouté en fonction de vos paramètres de service, mais il peut aussi être ajouté manuellement aux rendez-vous.
- Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez à Agenda.
- Cliquez sur un rendez-vous existant pour ouvrir la vue du rendez-vous.
- Sélectionnez un service dans le panneau de droite.
- Cliquez sur le bouton Ajouter du temps supplémentaire et choisissez d'ajouter Traitement, Bloqué ou Temps de service supplémentaire.
- À côté du Temps supplémentaire ajouté, utilisez le menu déroulant pour définir la Durée du temps supplémentaire.
- Cliquez sur le bouton Appliquer en bas pour ajouter le temps supplémentaire au service.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas pour mettre à jour le rendez-vous dans votre calendrier.
Une fois modifié, tout temps supplémentaire ajouté au rendez-vous sera inclus dans la durée totale du rendez-vous.
Modifier les paramètres d'affichage du temps supplémentaire dans le calendrier
Si du temps supplémentaire est ajouté à un service ou à un rendez-vous, vous pouvez choisir de mettre en évidence visuellement les différents segments de temps supplémentaire affichés dans un créneau de rendez-vous de votre calendrier.
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Paramètres.
- Sélectionnez la catégorie Programmation pour accéder à vos paramètres Heure et calendrier.
- Sous Paramètres du calendrier, sélectionnez le bouton Modifier.
- Dans la vue Paramètres du calendrier, cochez les cases pour modifier l'affichage du temps supplémentaire pour les rendez-vous dans votre calendrier :
- Afficher les segments de temps de traitement dans le créneau de rendez-vous : le temps de traitement supplémentaire sera affiché sous la forme d'un segment estompé de la même couleur que le créneau de rendez-vous.
- Mettre en évidence les segments de temps bloqué dans le créneau de rendez-vous : le temps bloqué supplémentaire sera affiché sous la forme d'un segment gris dans le créneau de rendez-vous.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour mettre à jour les paramètres d'affichage du temps supplémentaire.
Une fois les paramètres d'affichage du temps supplémentaire activés, tout temps supplémentaire ajouté aux rendez-vous sera mis en évidence dans le calendrier en fonction de son emplacement dans le rendez-vous.
FAQ
- Le temps de service supplémentaire apparaît dans la même couleur que le créneau du rendez-vous.
- Le temps de traitement apparaît sous la forme d'un segment de cette couleur, mais plus pâle.
- Le temps bloqué apparaît sous la forme d'un segment gris dans le rendez-vous.
Les couleurs affichées sur les rendez-vous dans votre calendrier reflètent les paramètres que vous avez activés dans vos Paramètres du calendrier :
Lorsqu'un service complémentaire comprend du temps supplémentaire, il prolonge la durée du service principal plutôt que de créer un bloc de temps supplémentaire distinct.
