Διαχείριση των φορμών καταχώρησης ωρών εργασίας της ομάδας
Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να παρακολουθείτε την παρουσία και το ωράριο εργασίας της ομάδας σας με φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας σε πραγματικό χρόνο, στις οποίες περιλαμβάνονται τα διαλείμματα και οι ενημερώσεις βάρδιας, όλα σε ένα μέρος.
Σε αυτό το άρθρο
Πώς λειτουργούν οι φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας
Οι φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας δημιουργούνται αυτόματα όταν ένα μέλος της ομάδας κάνει έναρξη εργασίας για μια βάρδια χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό του. Καθώς ξεκινά την εργασία, κάνει διαλείμματα και ολοκληρώνει την εργασία, όλες οι δραστηριότητες καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο και προστίθενται στη φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας του. Αυτές οι καταγραφές χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των μισθών και τροφοδοτούν απευθείας τις εκτελέσεις πληρωμής.
Μπορείτε να προβάλετε, να φιλτράρετε και να επεξεργαστείτε τις φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας ανάλογα με τις ανάγκες σας, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση του ωραρίου εργασίας, των διαλειμμάτων που χάθηκαν και της παρουσίας σε όλη την ομάδα σας.
Προβολή φορμών καταχώρησης ωρών εργασίας
Θα δείτε μια λίστα με όλες τις φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας, στις οποίες περιλαμβάνονται αυτές που βρίσκονται σε εξέλιξη και αυτές που έχουν ήδη ολοκληρωθεί.
-
Από το κύριο μενού στα αριστερά της οθόνης σας, μεταβείτε στην Ομάδα.
-
Στο αριστερό πλαίσιο του μενού, επιλέξτε Φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας για τη διαχείριση του ωραρίου εργασίας της ομάδας σας.
-
Στο επάνω μέρος της λίστας με τις φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας, χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης ή τα φίλτρα για γρήγορη εύρεση συγκεκριμένων καταχωρήσεων με βάση το μέλος της ομάδας, την ημερομηνία ή την κατάσταση. Για παράδειγμα Έναρξη εργασίας, Έγκαιρα, Μη έγκαιρα.
-
Κάντε κλικ σε μια καταχώρηση Φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας για να ανοίξετε και να ελέγξετε ολόκληρη τη φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας.
Στην προβολή της φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας, θα δείτε ένα πλήρες χρονοδιάγραμμα της βάρδιας του μέλους της ομάδας, στο οποίο περιλαμβάνονται οι ώρες έναρξης και λήξης εργασίας, οι ώρες έναρξης και λήξης των διαλειμμάτων και οι συνολικές αμειβόμενες δεδουλευμένες ώρες. Στο κάτω μέρος της φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας, υπολογίζονται με σαφήνεια οι συνολικές δεδουλευμένες ώρες. Αυτά τα δεδομένα θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στις εκτελέσεις πληρωμής και στις Αναφορές.
Μπορείτε να δείτε ένα πλήρες ιστορικό των αλλαγών που έγιναν σε μια φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας ανοίγοντας την καταχώρηση και κάνοντας κλικ στην Δραστηριότητα στο αριστερό πλαίσιο. Θα δείτε ένα χρονοδιάγραμμα με χρονική σήμανση όλων των Ενεργειών, συμπεριλαμβανομένων των καταχωρίσεων εισόδου, των επεξεργασιών και των προσαρμογών.
Επεξεργασία φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας
-
Από το κύριο μενού στα αριστερά της οθόνης σας, μεταβείτε στην Ομάδα.
-
Στο αριστερό πλαίσιο του μενού, επιλέξτε Φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας.
-
Επιλέξτε ένα μέλος της ομάδας για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας του.
-
Στην προβολή Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας, κάντε κλικ στις Ενέργειες (τρεις τελείες) επάνω δεξιά και επιλέξτε Επεξεργασία από τον πίνακα.
-
Στη προβολή Επεξεργασία φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας, ενημερώστε τις ακόλουθες πληροφορίες για το μέλος της ομάδας:
-
Ώρα έναρξης εργασίας: Προσαρμογή της ώρας και της ημερομηνίας έναρξης της βάρδιας του μέλους της ομάδας.
-
Διαλείμματα: Προσαρμογή της ώρας έναρξης και λήξης ή ορισμός σταθερής διάρκειας για το διάλειμμα. Κάντε κλικ στις Ενέργειες για να διαγράψετε το διάλειμμα ή επιλέξτε μεταξύ του ορισμού διάρκειας ή συγκεκριμένης ώρας λήξης. Για να προσθέσετε άλλο διάλειμμα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη διαλείμματος.
-
Ώρα λήξης εργασίας: Προσαρμογή της ώρας και της ημερομηνίας λήξης της βάρδιας του μέλους της ομάδας.
-
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο κάτω μέρος για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σας.
Η ενημερωμένη Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας θα εφαρμοστεί αμέσως και θα αντικατοπτρίζεται στην εκτέλεση πληρωμής και στις Αναφορές ομάδας.
Λήξη εργασίας για βάρδιες και διαλείμματα για λογαριασμό των μελών της ομάδας
Αν ένα μέλος της ομάδας ξεχάσει να κάνει λήξη εργασίας, μπορείτε να το κάνετε εσείς.
- Από το κύριο μενού στα αριστερά της οθόνης σας, μεταβείτε στην Ομάδα.
- Στο αριστερό πλαίσιο του μενού, επιλέξτε Φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας.
- Επιλέξτε ένα μέλος της ομάδας για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας του.
- Στη προβολή Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Λήξη εργασίας ή Λήξη διαλείμματος επάνω δεξιά για να τερματίσετε τη βάρδια του μέλους της ομάδας.
Η βάρδια ή το διάλειμμα θα λήξει και η φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας θα ενημερωθεί αναλόγως.
Διαγραφή φορμών καταχώρησης ωρών εργασίας
-
Από το κύριο μενού στα αριστερά της οθόνης σας, μεταβείτε στην Ομάδα.
-
Στο αριστερό πλαίσιο του μενού, επιλέξτε Φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας.
-
Επιλέξτε ένα μέλος της ομάδας για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας του.
-
Στην προβολή Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες (τρεις τελείες) επάνω δεξιά και επιλέξτε Διαγραφή φόρμας καταχώρησης ωρών εργασίας από τον πίνακα.
-
Κάντε κλικ στο Διαγραφή στο αναδυόμενο παράθυρο για να καταργήσετε τη Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Η Φόρμα καταχώρησης ωρών εργασίας θα αντικατοπτρίζει τις πραγματικές ώρες έναρξης και λήξης εργασίας, ακόμη και αν αυτές διαφέρουν από τη βάρδια που είχε προγραμματίσει.
Ναι, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας ανά πάσα στιγμή. Ωστόσο, οι αλλαγές που γίνονται μετά την επεξεργασία μιας εκτέλεσης πληρωμής δεν θα ενημερώσουν αυτήν την προηγούμενη εκτέλεση πληρωμής. Θα πρέπει να κάνετε προσαρμογή χειροκίνητα, αν χρειαστεί.
Ναι, οποιεσδήποτε αλλαγές στις ώρες βάρδιας ή στα διαλείμματα θα ενημερώσουν αυτόματα τα σχετικά σύνολα εκτέλεσης πληρωμής και θα εμφανιστούν στις αναφορές μισθοδοσίας σας.
