Toegang tot rapporten voor teamleden beheren
In deze handleiding leer je hoe je de toegang tot je bedrijfsrapporten kunt beheren door aangepaste machtigingsniveaus voor je teamleden in te stellen, zodat je gegevens veilig zijn en alleen met de juiste mensen worden gedeeld.
In dit artikel
Hoe rapportrechten werken
Om rapporten te bekijken, moet een teamlid een machtigingsniveau krijgen dat is geactiveerd voor toegang tot rapporten in uw machtigingsinstellingen voor de werkruimte.
Zodra een teamlid toegang heeft tot rapporten, kun je de machtigingen voor elk rapport aanpassen, zodat je gegevens veilig blijven en alleen beschikbaar zijn voor degenen die ze nodig hebben.
Rapporten bieden 4 toegangsniveaus die aan teamleden kunnen worden toegekend:
- Volledige toegang:
Kan Rapporten bewerken en delen met anderen. - Kan bewerken:
Kan Rapporten bewerken, maar kan ze niet delen met anderen. - Alleen weergeven:
Kan Rapporten bekijken, maar kan ze niet bewerken of delen. - Geen toegang:
Geen toegang tot of inzage in Rapporten.
Toegang tot rapporten voor teamleden activeren
Geef teamleden toegang tot specifieke rapporten door de juiste rechten toe te wijzen voor elk individu.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Instellingen.
- Klik op de categorie Team om toegang te krijgen tot de machtigingsinstellingen.
- Selecteer in het linkermenu Machtigingen om machtigingsniveaus voor je werkruimte te definiëren.
- Scrol omlaag naar Rapporten om de machtigingsniveaus voor rapporten in te stellen:
- Toegang tot rapporten:
Geactiveerd: indien aangevinkt, hebben teamleden met dat machtigingsniveau toegang tot je Standaard rapporten.
Uitgeschakeld: als dit niet is aangevinkt, heeft het teamlid met dat machtigingsniveau geen toegang tot rapporten. - Toegang tot Rapporten en Premium rapportages:
Geactiveerd: indien aangevinkt, heeft het teamlid met dat machtigingsniveau toegang tot zowel aangepaste als standaard rapporten.
Uitgeschakeld: Als dit niet is aangevinkt, heeft het teamlid met dat machtigingsniveau geen toegang tot nieuw gemaakte aangepaste rapporten, maar kan het teamlid nog steeds bestaande rapporten bekijken of rapporten die zijn gemaakt voordat deze instelling werd uitgeschakeld.
Als een rechtenniveau niet wordt aangevinkt, hebben teamleden met dat niveau geen toegang tot rapporten en kunnen er geen rapporten met hen worden gedeeld.
Deel rapporten met teamleden
Deel rapporten met specifieke teamleden met behulp van de toegangsniveaus, zodat uw gegevens altijd in de juiste handen zijn.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Rapporten.
- Gebruik de zoekbalk bovenaan om de naam of beschrijving van het rapport in te voeren en klik om het rapport te openen.
- Klik op de knop Opties in de rechterbovenhoek van je scherm en selecteer vervolgens Delen.
- Gebruik in de pop-up de zoekbalk bovenaan om te zoeken op de namen van teamleden of groepen.
- Klik op de toegangsniveauknop (bijvoorbeeld 'Alleen bekijken') naast de naam van het teamlid en selecteer het toegangsniveau dat je wilt verlenen uit de vermelde opties:
- Volledige toegang:
Kan bewerken en delen met anderen. - Kan bewerken:
Kan bewerken maar niet delen met anderen. - Alleen weergeven:
Kan niet bewerken of delen met anderen, maar kan wel bekijken. - Geen toegang:
Geen toegang of weergave.
- Volledige toegang:
- Het machtigingsniveau wordt automatisch opgeslagen zodra het is geselecteerd.
Zodra je toegang deelt met een teamlid, wordt het rapport weergegeven in hun Rapporten, met de functionaliteiten die je hebt verleend.
Teamleden die in hun profiel zijn ingesteld op Geen toegang, verschijnen niet als opties bij het delen van rapporten.
Veelgestelde vragen
Om een specifieke rapportenmap met een teamlid te delen, open je de map in Rapporten, klik je op de knop Delen rechtsboven en selecteer je het teamlid waaraan je toegang wilt geven.
Teamleden met het machtigingsniveau Geen toegang kunnen geen Rapporten ontvangen in Fresha. Je kunt het rapport echter exporteren en handmatig met hen delen.
De kosten voor alle add-ons van Fresha, inclusief Premium rapportages, zijn te vinden op onze Tarievenpagina.