Administrer tilbakeføringer

Slik fungerer tilbakeføringer

Tilbakeføringer initieres av kortinnehaveren i samarbeid med banken. En kunde kan iverksette en tilbakeføring av ulike begrunnelser, og disse er de viktigste:

• Tjenestene/produktene er mangelfulle og ikke som beskrevet: 
  Kortinnehaveren rapporterer at tjenesten eller produktet vedkommende mottok, ikke stemte overens med beskrivelsen som ble gitt ved kjøp.
• Avbestilte tjenester/produkter: 
  Kortinnehaveren hevder å ha returnert produkter eller avbestilt tjenester, men har likevel ikke mottatt den tilhørende refusjonen.
• Uautorisert transaksjon: 
  Belastningen ble ikke godkjent av kortinnehaveren.
• Manglende levering: 
  Kortinnehaveren har betalt for en tjeneste eller et produkt som vedkommende ikke har mottatt.
• Forsinket refusjon: 
  Kortinnehaveren forespurte en refusjon, men prosessen tok lengre tid enn forventet.

Forstå prosessen

Under tvisteprosessen er målet vårt å hjelpe deg med å fremlegge relevant bevis for kortinnehaverens bank, slik at du får størst mulig sjanse til å sikre salget ditt.

Dette skjer når en kunde initierer en tilbakeføring:

1. Kortinnehaveren kontakter banken som har utstedt kortet, for å sende inn en klage.
2. Banken identifiserer den omstridte transaksjonen og gir deretter en umiddelbar refusjon av det omstridte transaksjonsbeløpet til kortinnehaverens bankkonto.
3. Samtidig utløser denne handlingen et fratrekk av det omstridte beløpet og et straffegebyr fra Freshas side.
4. Fresha sender deg en e-post for å varsle deg om tilbakeføringen som er reist mot bedriften din. Du har 5 dager på deg til å sende inn informasjonen som er forespurt av kortinnehaverens bank. Banken ønsker å motta eventuelle støttedokumenter du kan fremlegge vedrørende transaksjonen, inkludert, men ikke begrenset til, kontrakter, fakturaer, e-postutvekslinger eller dokumentert leveringsbevis.
5. Hvis tvisten vinnes, sendes midlene tilbake til Fresha. Hvis dere derimot taper tvisten, blir midlene værende hos kortinnehaveren og trekkes automatisk fra Fresha-lommeboken din.

Forebygging av tilbakeføringer

Tilbakeføringer er vanlige når man behandler kortbetalinger, og i de fleste tilfeller ligger de utenfor din kontroll. Rask respons og noen få proaktive tiltak for å forhindre tilbakeføringer er de mest effektive måtene å beskytte midlene dine på.

Nedenfor har vi skissert noen praktiske tiltak som kan bidra til å redusere forekomsten av tilbakeføringer:

• Velg sikre betalingsmåter: 
  Velg betalinger på stedet, der kunder fysisk trykker, setter inn eller sveiper kortene sine på kasseløsningen, noe som reduserer risikoen for svindel. I stedet for å bruke Manuell kortregistrering, kan du bruke metoder som betalingslenker, QR-koder, registrering av kortinformasjon eller forespørsel om forhåndsinnskudd. Disse metodene involverer kundens deltakelse, samtidig som de ekstra kostnadene for betalingsbehandling ved manuell kortregistrering elimineres.
• Sørg for at retningslinjene dine er tydelige:
  Sørg for at medlemskap, priser, avbestillingsvilkår og retningslinjer for retur er omfattende og tilgjengelige for kundene til enhver tid. Prøv å kommunisere disse reglene ved å:  
  • Gjør dem lett tilgjengelige på Ditt nettsted.
  • Fremhev dem i egendefinert kvitteringsmelding.
  • Opprette et skjema som beskriver vilkårene for førstegangskunder.
• Oppretthold nøyaktige kunderegistre:
  Beskytt bedriften din ved å oppdatere kundeinformasjonen regelmessig. Vurder å ta bilder av tjenestene som tilbys. Dette kan være en fantastisk måte å vise frem det eksepsjonelle arbeidet ditt på og gi bevis dersom en kunde bestrider kvaliteten på tjenestene som er mottatt.

Forebygging av svindel

Det er viktig å holde et øye med eventuell uvanlig aktivitet for å oppdage og håndtere mulig svindel. Her er noen tips som kan hjelpe deg med å oppdage mistenkelige transaksjoner:

• Vær på vakt overfor kunder med uvanlig kontaktinformasjon på kontoene sine, inkludert navn eller e-postadresser. Hvis du er usikker på noens identitet, kan du be vedkommende om legitimasjon og de siste fire sifrene på kortet for å dobbeltsjekke.
• Hvis en ny kunde starter med å foreta flere kjøp i løpet av kort tid, verifiser identiteten deres og bekreft at de eier kortet som brukes.
• Når noen ønsker å legge til kortinformasjonen sin manuelt, be om ID. På den måten kan du sammenligne navnet på kortet med navnet på ID-en.
• Hvis en kunde bruker et gavekort som ikke tilhører vedkommende og ikke kan oppgi navnet på kjøperen, må du ta kontakt med personen som kjøpte gavekortet for å få bekreftelse.