Gérer les motifs d'annulation de rendez-vous
Dans ce guide, vous apprendrez comment créer et gérer des motifs d’annulation que votre équipe peut utiliser lorsqu’elle annule des rendez-vous avec des clients.
Dans cet article
Fonctionnement des motifs d'annulation
Les motifs d'annulation sont des options personnalisées que votre entreprise propose aux clients lorsqu'ils annulent un rendez-vous. Les motifs d'annulation fournissent à votre entreprise des données précieuses sur le comportement des clients et peuvent être utilisés pour orienter les décisions commerciales, par exemple en mettant en place des paiements à l'avance pour les services ayant un taux d'annulation élevé.
Pour obtenir un rapport récapitulatif basé sur les motifs d'annulation de rendez-vous, vous pouvez utiliser le rapport récapitulatif des annulations de rendez-vous et des rendez-vous manqués.
Créer des motifs d'annulation de rendez-vous
- Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Paramètres en haut de la page et cliquez sur Programmation.
- Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Motifs d'annulation pour afficher et gérer votre liste de motifs d'annulation.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau motif d'annulation.
- Sur la page Ajouter un motif d'annulation, ajoutez un nom pour le motif. Par exemple, «** Rendez-vous en double » ou « Urgence familiale **».
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour enregistrer le motif d'annulation.
Le motif d'annulation sera ajouté à la liste et les membres de votre équipe pourront le choisir lorsqu'ils annuleront des rendez-vous avec des clients.
Modifier, supprimer ou réorganiser les motifs d'annulation
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Ouvrez vos Motifs d'annulation à partir des Paramètres de planification.
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Cliquez sur Actions à côté d'un motif d'annulation et choisissez l'une des options suivantes dans le panneau :
- Modifier : Modifiez le motif d'annulation et touchez le bouton Enregistrer en haut à droite.
- Supprimer : supprimez définitivement le motif d'annulation. Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra, vous demandant de confirmer la suppression.
- Déplacer vers le haut : Déplacez le motif d'annulation plus haut dans la liste pour ajuster son ordre d'affichage.
- Déplacer vers le bas : Déplacez le motif d'annulation plus bas dans la liste pour modifier son ordre d'affichage.
FAQ
Une fois qu'un rendez-vous est annulé dans Fresha, il est enregistré dans votre historique de rendez-vous et ne peut pas être modifié.
Pour conserver des dossiers exacts et assurer une communication claire avec les clients, il est important de sélectionner le bon motif d'annulation au moment de l'annulation. Si vous avez oublié cette étape, vous pouvez ajouter une note au profil du client ou aux dossiers internes pour consigner le motif à titre de référence future.
Le choix d'un motif d'annulation vous aide à tenir des registres exacts et à comprendre pourquoi les rendez-vous sont annulés. Cela vous permet de suivre les tendances, comme les rendez-vous manqués fréquents ou l'indisponibilité de l'équipe, et contribue à améliorer les rapports pour optimiser les performances de l'équipe et de l'entreprise.
Cela garantit également une communication claire avec les clients en cas de besoin, réduit les erreurs et favorise la responsabilisation de toute votre équipe. Sélectionner un motif au moment de l'annulation permet d'obtenir des données plus fiables et de faciliter les opérations quotidiennes.
Pour obtenir un aperçu détaillé, utilisez le Rapport sur les rendez-vous et filtrez-le par le statut Annulé pour afficher la liste complète des rendez-vous annulés.
Si vous recherchez un récapitulatif basé sur les motifs d'annulation, nous vous recommandons le rapport récapitulatif des annulations et des rendez-vous manqués. Ce rapport comprend également le nombre de rendez-vous manqués, ce qui vous donne une vue d'ensemble plus large des réservations manquées.
Les membres de l'équipe peuvent sélectionner un motif d'annulation lorsqu'ils annulent un rendez-vous sur la plateforme Fresha. Cependant, les clients ne peuvent pas sélectionner de motif d'annulation lorsqu'ils annulent en ligne.