إدارة أسباب إلغاء المواعيد
في هذا الدليل، ستتعلم كيفية إنشاء وإدارة أسباب الإلغاء التي يمكن للفريق استخدامها عند إلغاء مواعيد العملاء.
في هذه المقالة
طريقة عمل أسباب الإلغاء
أسباب الإلغاء هي خيارات مخصصة توفرها أعمالك للعملاء للاختيار من بينها عند إلغاء موعد. تمنح أسباب الإلغاء شركتك تحليلات رائعة لسلوك العميل ويمكن استخدامها لتشكيل القرارات التجارية - على سبيل المثال، تطبيق الدفعات المقدمة للخدمات ذات معدلات الإلغاء المرتفعة.
للحصول على تقرير موجز بناءً على أسباب إلغاء المواعيد، يمكنك استخدام تقرير موجز عن إلغاءات المواعيد وعدم الحضور.
إنشاء أسباب إلغاء الموعد
- من القائمة الرئيسية على يسار الشاشة، انتقل إلى الإعدادات.
- حدد علامة التبويب الإعدادات من الأعلى وانقر على الجدولة.
- في لوحة القائمة اليسرى، حدد أسباب الإلغاء لعرض وإدارة قائمة أسباب الإلغاء الخاصة بك.
- انقر على زر إضافة في أعلى اليمين لإنشاء سبب إلغاء جديد.
- في صفحة إضافة سبب الإلغاء، أضف اسمًا للسبب. على سبيل المثال، «موعد مكرر» أو «حالة طوارئ عائلية».
- انقر على زر إضافة في أعلى اليمين لحفظ سبب الإلغاء.
ستتم إضافة سبب الإلغاء إلى القائمة ليتمكن أعضاء فريقك من الاختيار منه عند إلغاء مواعيد العملاء.
تعديل أسباب الإلغاء أو حذفها أو إعادة ترتيبها
-
افتح أسباب الإلغاء من إعدادات الجدولة.
-
انقر على الإجراءات بجوار سبب الإلغاء واختر أحد الخيارات التالية من اللوحة:
- تعديل: حدّث سبب الإلغاء وانقر على زر حفظ في أعلى اليمين.
- حذف: إزالة سبب الإلغاء نهائيًا. ستظهر نافذة منبثقة للتأكيد، تطلب منك تأكيد الحذف.
- تحريك للأعلى: تحريك سبب الإلغاء لأعلى في القائمة لتعديل ترتيب عرضه.
- تحريك للأسفل: تحريك سبب الإلغاء إلى أسفل القائمة لتعديل ترتيب عرضه.
الأسئلة الشائعة
بمجرد إلغاء موعد في فريشا، يتم تسجيل ذلك في سجل المواعيد الخاص بك ولا يمكن تعديله.
للحفاظ على سجلات دقيقة وتواصل واضح مع العميل، من المهم تحديد سبب الإلغاء الصحيح في وقت الإلغاء. إذا فاتتك هذه الخطوة، فيمكنك إضافة ملاحظة إلى الملف الشخصي للعميل أو السجلات الداخلية لتوثيق السبب للرجوع إليه في المستقبل.
يساعدك اختيار سبب الإلغاء على الاحتفاظ بسجلات دقيقة وفهم سبب إلغاء المواعيد. يتيح لك ذلك تتبع الاتجاهات، مثل حالات عدم الحضور المتكررة أو عدم توفر الفريق، ويساعد في تحسين التقارير لتحسين أداء الفريق والأعمال.
كما يضمن التواصل الواضح مع العملاء عند الحاجة، ويقلل من الأخطاء، ويعزز المساءلة عبر فريقك. يؤدي تحديد السبب في وقت الإلغاء إلى بيانات أكثر موثوقية وعمليات يومية أكثر سلاسة.
للحصول على عرض مفصل، استخدم تقرير المواعيد وقم بتصفيته حسب الحالة تم الإلغاء لرؤية قائمة كاملة بالمواعيد التي تم إلغاؤها.
إذا كنت تبحث عن ملخص بناءً على أسباب الإلغاء، فنوصي باستخدام تقرير ملخص إلغاءات المواعيد وعدم الحضور. يتضمن هذا التقرير أيضًا عدد المواعيد التي لم يتم حضورها، مما يمنحك نظرة عامة أوسع على الحجوزات الفائتة.
يمكن لأعضاء الفريق تحديد سبب الإلغاء عند إلغاء موعد من خلال منصة فريشا، ومع ذلك، لا يمكن للعملاء تحديد سبب الإلغاء عند الإلغاء عبر الإنترنت.