Urenregistratie van het team beheren
In deze handleiding leer je hoe je de aanwezigheid en werktijden van je team kunt bijhouden met realtime urenregistraties, inclusief pauzes en dienstupdates, allemaal op één plek.
In dit artikel
Hoe urenregistratie werkt
Urenregistraties worden automatisch aangemaakt wanneer een teamlid via zijn of haar account voor een dienst inklokt. Terwijl ze inklokken, pauzes nemen en uitklokken, wordt alle activiteit in realtime geregistreerd en toegevoegd aan hun Urenregistratie. Deze gegevens worden gebruikt om salarissen te berekenen en worden rechtstreeks in de loonruns opgenomen.
Je kunt urenregistraties naar behoefte bekijken, filteren en bewerken, waardoor je gemakkelijk de gewerkte uren, gemiste pauzes en aanwezigheid van je hele team kunt beheren.
Urenregistraties bekijken
U ziet een lijst van alle urenregistraties, inclusief de urenregistraties die momenteel aan de gang zijn en de reeds voltooide urenregistraties.
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Team.
-
Selecteer in het linkermenu Urenregistratie om de werktijden van je team te beheren.
-
Gebruik bovenaan de lijst met urenregistraties de zoekbalk of filters om snel specifieke items te vinden op basis van teamlid, datum of status. Bijvoorbeeld Ingeklokt, Op tijd, Te laat.
-
Klik op een Urenregistratie-item om de volledige urenregistratie te openen en te controleren.
In de urenregistratieweergave zie je een volledige tijdlijn van de dienst van het teamlid, inclusief de in- en uitkloktijden, begin- en eindtijden voor pauzes en het totale aantal betaalde uren gewerkt. Onderaan de urenregistratie staat het totaal aantal gewerkte uren duidelijk berekend. Deze gegevens worden automatisch weergegeven in salarisadministratie en Rapporten.
Je kunt een volledige geschiedenis van wijzigingen in een Urenregistratie bekijken door het item te openen en op Activiteit in het linkerdeelvenster te klikken. Je ziet een tijdlijn met tijdstempels van alle acties, inclusief inklokmomenten, bewerkingen en aanpassingen.
Een Urenregistratie bewerken
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Team.
-
Selecteer in het linkermenu Urenregistratie.
-
Selecteer een teamlid om de details van de Urenregistratie te openen.
-
Klik in de weergave Urenregistratie op Acties (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer Bewerken in het paneel.
-
Werk in de weergave Urenregistratie bewerken de volgende informatie voor het teamlid bij:
-
Tijdstip inklokken: Pas de tijd en datum aan waarop het teamlid aan de dienst is begonnen.
-
Pauzes: Pas de begin- en eindtijd aan of stel een vaste duur in voor de pauze. Klik op Acties om de pauze te verwijderen of kies tussen het instellen van een duur of een specifieke eindtijd. Om nog een pauze toe te voegen, klik je op Pauze toevoegen.
-
Uitkloktijd: Pas de tijd en datum aan waarop het teamlid de dienst heeft beëindigd.
-
-
Klik onderaan op de knop Opslaan om je wijzigingen toe te passen.
De bijgewerkte Urenregistratie wordt onmiddellijk toegepast en wordt weergegeven in je salarisadministratie en teamrapporten.
Uitklokken van diensten en pauzes namens teamleden
Als een teamlid vergeet uit te klokken, kun je dat voor hem of haar doen.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Team.
- Selecteer in het linkermenu Urenregistratie.
- Selecteer een teamlid om de details van de urenregistratie te openen.
- Klik in de weergave Urenregistratie rechtsboven op Uitklokken of Einde pauze om de dienst van het teamlid te beëindigen.
De dienst of pauze eindigt en de Urenregistratie wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.
Urenregistraties verwijderen
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Team.
-
Selecteer in het linkermenuvenster Urenregistratie.
-
Selecteer een teamlid om de details van de Urenregistratie te openen.
-
Klik in de weergave Urenregistratie op Acties (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer Urenregistratie verwijderen in het paneel.
-
Klik op Verwijderen in de pop-up om de Urenregistratie te verwijderen.
Veelgestelde vragen
De Urenregistratie geeft de werkelijke in- en uitkloktijden weer, zelfs als deze afwijken van de geplande dienst.
Ja, je kunt de Urenregistratie op elk moment bewerken. Wijzigingen die zijn aangebracht nadat een salarisrun is verwerkt, zullen die eerdere salarisrun echter niet bijwerken. Je moet deze indien nodig handmatig aanpassen.
Ja, eventuele wijzigingen in diensttijden of pauzes werken automatisch de bijbehorende salarisadministratietotalen bij en worden weergegeven in je loonlijstrapporten.
