Voeg extra tijd toe aan services en afspraken
Leer hoe je services en afspraken kunt verlengen, zodat je agenda de volledige duur van elke afspraak weergeeft.
In dit artikel
Hoe extra tijd werkt
Extra tijd zorgt ervoor dat je agenda automatisch weergeeft wanneer je team bezig is met het voorbereiden van een afspraak, het opruimen daarna of wanneer het team beschikbaar is voor een andere afspraak.
Extra tijd wordt per service ingesteld en elke afspraak die voor die service wordt geboekt, neemt deze automatisch op.
Je kunt kiezen uit de volgende typen extra tijd:
- Geblokkeerde tijd: De klant is niet aanwezig en het teamlid is niet beschikbaar voor nieuwe boekingen. Dit wordt vaak gebruikt voor taken zoals opruimen na een service. Geblokkeerde tijd is niet zichtbaar voor klanten, maar je team ziet deze in de agenda en binnen de Afspraak.
- Inwerktijd: De klant is nog aanwezig, maar het teamlid is beschikbaar voor een nieuwe afspraak. Dit is ideaal voor behandelingen die tijd nodig hebben om te ontwikkelen of uit te harden, zoals haarkleuring, en wordt in de agenda weergegeven als een gedeeltelijk geopend tijdvak. Je kunt ook extra tijd voor service toevoegen als het teamlid terug moet naar de klant.
Extra tijd toevoegen aan een service
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Catalogus.
- Selecteer Services in het linkermenu.
- Klik op een service in Services om deze bij te werken.
- Klik in de Serviceweergave op de knop Extra tijd toevoegen onder Kosten en duur en kies ervoor om Verwerking, Geblokkeerd of Extra tijd voor service toe te voegen.
- Gebruik naast de toegevoegde Extra tijd het vervolgkeuzemenu om de Duur van de extra tijd in te stellen.
- Klik op de knop Opslaan rechtsboven om de service bij te werken, of blijf meer extra tijdopties toevoegen door de knop Extra tijd toevoegen te selecteren.
Zodra er extra tijd is toegevoegd aan een service, is deze van toepassing op nieuwe afspraken die voor die service zijn geboekt.
Bij het instellen van extra tijd wordt de oorspronkelijke servicetijd grijs weergegeven, zodat je extra tijd voor of na de service kunt plaatsen. Je kunt meerdere typen extra tijd toevoegen waarvan je de volgorde kunt wijzigen, en die je kunt bewerken of verwijderen door te klikken op Acties (drie stippen).
Extra tijd voor een Afspraak aanpassen
Extra tijd wordt automatisch toegevoegd op basis van je service-instellingen, maar kan ook handmatig aan afspraken worden toegevoegd.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Agenda.
- Klik op een bestaande afspraak om de afspraakweergave te openen.
- Selecteer een service in het rechterpaneel.
- Klik op de knop Extra tijd toevoegen en kies ervoor om Verwerking, Geblokkeerd of Extra tijd voor service toe te voegen.
- Gebruik naast de toegevoegde Extra tijd het vervolgkeuzemenu om de Duur van de extra tijd in te stellen.
- Selecteer de knop Toepassen onderaan om de extra tijd aan de service toe te voegen.
- Klik onderaan op de knop Opslaan om de afspraak in je agenda bij te werken.
Na het bijwerken wordt eventuele extra tijd die aan de afspraak is toegevoegd, opgenomen in de totale duur van de afspraak.
Instellingen voor weergave van extra tijd in de agenda bijwerken
Als er extra tijd wordt toegevoegd aan een service of een afspraak, kun je ervoor kiezen om de verschillende segmenten van extra tijd die in een afspraakvak in je agenda worden weergegeven, visueel te markeren.
- Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Instellingen.
- Selecteer de categorie Planning voor toegang tot je Instellingen voor Tijd en agenda.
- Selecteer onder Agenda-instellingen de knop Bewerken.
- Vink in de weergave Agenda-instellingen de selectievakjes aan om bij te werken hoe extra tijd wordt weergegeven bij afspraken in je agenda:
- Inwerktijdvakken weergeven binnen het tijdvak voor de afspraak: Extra inwerktijd wordt weergegeven als een transparant vak in dezelfde kleur als het tijdvak voor de afspraak.
- Geblokkeerde tijdvakken binnen het tijdvak voor de afspraak markeren: Extra geblokkeerde tijd wordt weergegeven als een grijs segment binnen het tijdvak voor de afspraak.
- Klik op de knop Opslaan rechtsboven om de Instellingen voor de weergave van extra tijd bij te werken.
Zodra de Instellingen voor de weergave van extra tijd zijn geactiveerd, wordt eventuele extra tijd die aan afspraken is toegevoegd, gemarkeerd in de agenda op basis van de plaatsing ervan binnen de afspraak.
Veelgestelde vragen
- Extra tijd voor service wordt weergegeven in dezelfde kleur als het tijdvak voor de afspraak.
- Inwerktijd wordt weergegeven als een transparant vak in die kleur.
- Geblokkeerde tijd wordt weergegeven als een grijs segment binnen de Afspraak.
De kleuren die worden weergegeven bij afspraken in je agenda, komen overeen met de instellingen die je hebt geactiveerd in je Agenda-instellingen:
Wanneer een Service-extra extra tijd omvat, wordt de duur van de primaire service verlengd in plaats van dat er een apart blok voor extra tijd wordt gemaakt.
