Gestionar motivos de cancelación de citas
En esta guía, aprenderás a crear y gestionar los motivos de cancelación que tu equipo podrá usar al cancelar citas de clientes.
En este artículo
Cómo funcionan los motivos de cancelación
Los motivos de cancelación son opciones personalizadas que tu negocio ofrece a los clientes para que las seleccionen al cancelar una cita. Los motivos de cancelación proporcionan a tu empresa excelentes Insights sobre el comportamiento de los clientes y se pueden usar para tomar decisiones empresariales, por ejemplo, implementar pagos por adelantado para los Servicios con muchas cancelaciones.
Para obtener un informe con un resumen basado en los motivos de cancelación de las citas, puedes usar el Informe con un resumen de cancelaciones de citas y ausencias.
Crear motivos de cancelación de citas
- En el menú principal a la izquierda de la pantalla, ve a Ajustes.
- Selecciona la pestaña Ajustes en la parte superior y haz clic en Gestión de citas.
- En el panel del menú de la izquierda, selecciona Motivos de cancelación para ver y gestionar tu lista de motivos de cancelación.
- Haz clic en el botón Añadir en la parte superior derecha para crear un nuevo motivo de cancelación.
- En la página Indicar el motivo de la cancelación, añade un Nombre para el motivo. Por ejemplo, «Cita duplicada» o «Emergencia familiar».
- Haz clic en el botón Añadir en la parte superior derecha para guardar el motivo de cancelación.
El motivo de cancelación se añadirá a la lista para que los miembros del equipo puedan elegirlo al cancelar citas de clientes.
Editar, eliminar o reorganizar los motivos de cancelación
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Abre tus Motivos de cancelación desde Ajustes de gestión de citas.
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Haz clic en Acciones junto a un motivo de cancelación y elige una de las siguientes Opciones del panel:
- Editar: Actualiza el motivo de cancelación y pulsa en el botón Guardar en la parte superior derecha.
- Eliminar: elimina permanentemente el motivo de cancelación. Aparecerá una ventana emergente de confirmación en la que se te pedirá que confirmes la eliminación.
- Subir: Sube el Motivo de cancelación en la lista para ajustar su orden de visualización.
- Bajar: Bajar el motivo de cancelación en la lista para ajustar su orden de visualización.
Preguntas frecuentes
Una vez que se cancela una cita en Fresha, esta se registra en tu historial de citas y no se puede editar.
Para mantener unos registros precisos y una comunicación clara con los clientes, es importante seleccionar el Motivo de cancelación correcto en el momento de la Cancelación. Si te saltaste este paso, puedes añadir un comentario al perfil del cliente o a los registros internos para documentar el motivo como referencia futura.
Elegir un Motivo de cancelación te ayuda a mantener registros precisos y a comprender por qué se cancelan las citas. Te permite hacer un seguimiento de las tendencias, como las frecuentes ausencias o la falta de disponibilidad del Equipo, y ayuda a mejorar los informes para un mejor rendimiento del Equipo y del negocio.
También garantiza una comunicación clara con los Clientes cuando sea necesario, reduce los Errores y fomenta la responsabilidad en todo tu Equipo. Seleccionar un motivo en el momento de la cancelación permite obtener datos más fiables y agilizar las operaciones diarias.
Para obtener una vista detallada, usa el Informe de Citas y fíltralo por el estado Cancelado para ver una lista completa de las citas canceladas.
Si buscas un Resumen basado en los motivos de cancelación, te recomendamos el Informe de Resumen de Cancelaciones de Citas y No Presentaciones. Este informe también incluye el número de inasistencias, lo que te ofrece un resumen más amplio de las reservas perdidas.
Los miembros del equipo pueden seleccionar un motivo de cancelación al cancelar una cita a través de la plataforma de Fresha; sin embargo, los Clientes no pueden seleccionar un motivo de cancelación al cancelar Online.