Quản lý lý do hủy cuộc hẹn
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo và quản lý các lý do hủy để đội ngũ của bạn sử dụng khi hủy cuộc hẹn với khách hàng.
Trong bài viết này
Cách thức hoạt động của lý do hủy
Lý do hủy là các tùy chọn tùy chỉnh mà doanh nghiệp của bạn cung cấp để khách hàng chọn khi hủy cuộc hẹn. Lý do hủy cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một báo cáo chuyên sâu tuyệt vời về hành vi của khách hàng và có thể được sử dụng để định hình các quyết định kinh doanh - ví dụ: triển khai thanh toán trước cho các dịch vụ có số lượt hủy cao.
Để có báo cáo tóm tắt dựa trên lý do hủy cuộc hẹn, bạn có thể sử dụng Báo cáo tóm tắt về số lượt hủy cuộc hẹn & không đến.
Tạo lý do hủy cuộc hẹn
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Cài đặt.
- Chọn tab Cài đặt ở trên cùng và nhấp vào Sắp xếp lịch hẹn.
- Trong bảng menu bên trái, chọn Lý do hủy để xem và quản lý danh sách lý do hủy của bạn.
- Nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải để tạo một lý do hủy mới.
- Trên trang Thêm lý do hủy, hãy thêm tên cho lý do. Ví dụ: "Cuộc hẹn trùng lặp" hoặc "Việc khẩn cấp trong gia đình".
- Đã nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải để lưu lý do hủy.
Lý do hủy sẽ được thêm vào danh sách để các nhân viên của bạn lựa chọn khi hủy cuộc hẹn với khách hàng.
Chỉnh sửa, xóa hoặc sắp xếp lại lý do hủy
-
Mở Lý do hủy từ Cài đặt tính năng sắp lịch.
-
Nhấp vào Thao tác bên cạnh lý do hủy và chọn một trong các tùy chọn sau từ bảng điều khiển:
- Chỉnh sửa: Cập nhật lý do hủy và nhấn vào nút Lưu ở trên cùng bên phải.
- Xóa: Xóa vĩnh viễn lý do hủy. Một cửa sổ bật lên xác nhận sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn xác nhận việc xóa.
- Di chuyển lên: Di chuyển lý do hủy lên vị trí cao hơn trong danh sách để điều chỉnh thứ tự hiển thị của lý do đó.
- Di chuyển xuống: Di chuyển lý do hủy xuống vị trí thấp hơn trong danh sách để điều chỉnh thứ tự hiển thị của lý do đó.
Câu hỏi thường gặp
Khi cuộc hẹn đã hủy trong Fresha, thông tin này sẽ được ghi lại trong lịch sử cuộc hẹn của bạn và không thể chỉnh sửa.
Để duy trì hồ sơ chính xác và giao tiếp rõ ràng với khách hàng, điều quan trọng là phải chọn đúng lý do hủy tại thời điểm hủy. Nếu bạn đã bỏ qua bước này, bạn có thể thêm ghi chú vào hồ sơ của khách hàng hoặc hồ sơ nội bộ để ghi lại lý do nhằm tham khảo trong tương lai.
Việc chọn lý do hủy giúp bạn duy trì hồ sơ chính xác và hiểu lý do các cuộc hẹn bị hủy. Điều này cho phép bạn theo dõi các xu hướng, chẳng hạn như khách hàng thường xuyên vắng mặt hoặc đội ngũ không có mặt, đồng thời hỗ trợ cải thiện việc báo cáo để nâng cao hiệu suất của đội ngũ và doanh nghiệp.
Điều này cũng đảm bảo giao tiếp rõ ràng với khách hàng khi cần thiết, giảm thiểu lỗi và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm trong toàn đội ngũ của bạn. Việc chọn lý do tại thời điểm hủy giúp có dữ liệu đáng tin cậy hơn và hoạt động hằng ngày suôn sẻ hơn.
Để xem chi tiết, hãy sử dụng Báo cáo cuộc hẹn và lọc theo trạng thái Đã hủy để xem danh sách đầy đủ các cuộc hẹn đã bị hủy.
Nếu bạn đang tìm kiếm một bản tóm tắt dựa trên lý do hủy, chúng tôi đề xuất Báo cáo Tóm tắt Số lượt hủy & Số lượt không đến của Cuộc hẹn. Báo cáo này cũng bao gồm số cuộc hẹn vắng mặt, cung cấp cho bạn Thông tin chung rộng hơn về các đặt chỗ bị bỏ lỡ.
Nhân viên có thể chọn lý do hủy khi hủy cuộc hẹn thông qua nền tảng Fresha, tuy nhiên, khách hàng không thể chọn lý do hủy khi hủy trực tuyến.