Cài đặt Tạo hóa đơn điện tử
Tìm hiểu cách bật và quản lý tích hợp Tạo hóa đơn điện tử của Fresha để tự động gửi hóa đơn doanh số trực tiếp đến các hệ thống thu thuế và quản lý.
Trong bài viết này
Cách thức hoạt động của Tạo hóa đơn điện tử
Tạo hóa đơn điện tử tự động ghi nhận một hóa đơn điện tử tuân thủ cho mỗi giao dịch mà doanh nghiệp của bạn thực hiện. Các hóa đơn này được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế của khu vực của bạn. Thuế được tính dựa trên các mức thuế được thiết lập trong tài khoản Fresha của bạn. Để luôn tuân thủ, hãy đảm bảo bạn hiểu các yêu cầu về thuế ở quốc gia hoặc tiểu bang của mình.
Mỗi hóa đơn bao gồm một số thứ tự duy nhất, tiền tố do hệ thống tạo và địa điểm kinh doanh nơi diễn ra giao dịch bán hàng.
Tạo hóa đơn điện tử theo quốc gia cụ thể
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Tiện ích bổ sung.
- Trong phần Tích hợp, chọn nút Xem trên Tạo hóa đơn điện tử.
- Trên phần tóm tắt Tạo hóa đơn điện tử, nhấp vào nút Tiếp tục để xem lại phương thức thanh toán và chi tiết thanh toán.
- Trong bước Bật tích hợp tạo hóa đơn điện tử, hãy xem lại thông tin của bạn và nhấp vào nút Bật ở trên cùng bên phải.
- Trong bước Trước khi bắt đầu, xem lại các yêu cầu được liệt kê đối với Lập hóa đơn điện tử và nhấp vào nút Tiếp tục ở trên cùng bên phải.
- Trong bước Thiết lập, nhấp vào Nhận mã của tôi để mở cổng thông tin FOOTRA và lấy mã mật khẩu một lần (OTP) của bạn.
- Trên Cổng thông tin FATOORA, nhấp vào tùy chọn Nền tảng Fatoora.
- Nhập thông tin đăng nhập tài khoản của bạn và nhấp vào Đăng nhập.
- Đã nhấp vào Tích hợp đơn vị/thiết bị giải pháp mới để truy xuất OTP của bạn.
- Tạo và sao chép mã OTP của bạn, sau đó quay lại tài khoản Fresha của bạn.
- Trong bước mã xác minh một lần, hãy nhập tên công ty của bạn, dán mã OTP và nhấp vào nút Xác nhận ở trên cùng bên phải.
- Cho phép Tạo hóa đơn điện tử đồng bộ hóa với ZATCA. Sau khi đã kích hoạt, hãy nhấp vào nút Đóng.
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Tiện ích bổ sung.
- Trong mục Tích hợp, chọn nút Xem trên Tạo hóa đơn điện tử.
- Trên Tóm tắt Tạo hóa đơn điện tử, nhấp vào nút Tiếp tục để cài đặt Tạo hóa đơn điện tử.
- Trong phần Bật tích hợp tạo hóa đơn điện tử, xem lại phương thức thanh toán và chi tiết thanh toán của bạn.
- Thêm thông tin chi tiết và thông tin thuế của bạn giống như trên hồ sơ chính thức của chính phủ.
- Đã nhấp vào nút Bật ở trên cùng bên phải để tiếp tục thực hiện các bước cài đặt.
- Xem lại chi tiết thanh toán của doanh nghiệp bạn và nhấp vào nút Xác nhận ở trên cùng bên phải để mở cổng thông tin VeriFactu và xem lại dữ liệu của bạn. Sau đó, nhấp vào nút Tiếp tục ở phía dưới.
- Nhấp vào nút Tải xuống thỏa thuận để tải xuống và ký thỏa thuận.
- Chọn nút Tiếp tục ở dưới cùng và chọn xem bạn đã ký thỏa thuận bằng một trong các chữ ký sau hay chưa:
- Chữ ký số kèm chứng nhận đại diện theo pháp luật: Không cần thêm tài liệu
- Chữ ký viết tay: Bạn cần tải lên thỏa thuận đã ký, cùng với giấy tờ đại diện pháp lý và giấy tờ tùy thân của bạn.
- Trong phần Tải lên thỏa thuận đã ký, chọn Chọn tệp để tải thỏa thuận lên từ thiết bị của bạn.
- Nhấp vào nút Tiếp tục ở dưới cùng để xem bản tóm tắt chi tiết của bạn, sau đó chọn Xác nhận để gửi tài liệu của bạn đến VeriFactu.
Sau khi được đồng bộ hóa và bật, thẻ Đang hoạt động sẽ xuất hiện trong phần tóm tắt Tạo hóa đơn điện tử của bạn. Hóa đơn điện tử sẽ được tự động gửi đến nền tảng của chính phủ khi thanh toán. Số thứ tự hoặc tiền tố Biên lai sẽ được tạo cho bạn nếu chưa được cài đặt và tất cả các hóa đơn sẽ hiển thị cùng một Địa chỉ thanh toán.
Xem hoạt động Tạo hóa đơn điện tử
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Tiện ích bổ sung.
- Trong phần Tích hợp, chọn nút Xem trên Tạo hóa đơn điện tử để xem hóa đơn của bạn.
- Ở đầu phần tóm tắt Tạo hóa đơn điện tử, nhấp vào tab Hoạt động.
- Phía trên danh sách hóa đơn, sử dụng tính năng tìm kiếm và bộ lọc để tìm một Hóa đơn điện tử cụ thể.
- Chọn một Hóa đơn điện tử để mở chế độ xem doanh số và xem toàn bộ chi tiết hóa đơn.
- Trong bảng điều khiển bên trái, nhấp vào Hoạt động để xem hoạt động doanh số được chia nhỏ thành các sự kiện.
Bản ghi hóa đơn điện tử của bạn sẽ vẫn nằm trong tab Hoạt động. Từ đó, bạn có thể chia sẻ, in hoặc tải xuống hóa đơn, trong đó bao gồm Mã QR có chữ ký từ cơ quan thuế nhà nước của bạn. Khi được quét, Mã QR sẽ hiển thị tất cả chi tiết hóa đơn.
Quản lý tích hợp Tạo hóa đơn điện tử của bạn
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Tiện ích bổ sung.
- Trong phần Tích hợp, chọn nút Xem trên Tạo hóa đơn điện tử để quản lý tích hợp.
- Nhấp vào nút Tùy chọn ở trên cùng bên phải và chọn một trong các tùy chọn sau từ bảng điều khiển:
- Tắt tiện ích bổ sung: Xem lại các điều kiện tắt tính năng Lập hóa đơn điện tử và chọn một lý do. Nhấp vào nút Tắt ngay để xác nhận.
- Bật lại: Xem lại phương thức thanh toán và chi tiết thanh toán, rồi nhấp vào nút Bật ở trên cùng bên phải để kích hoạt lại tính năng Tạo hóa đơn điện tử.
Trong thời gian tiện ích bổ sung bị tắt, hóa đơn sẽ không được gửi đến cơ quan thuế của bạn. Nếu bạn bật lại tiện ích Tạo hóa đơn điện tử, việc gửi sẽ tiếp tục, nhưng mọi hóa đơn được tạo trong thời gian tiện ích không hoạt động sẽ không được gửi.
Câu hỏi thường gặp
- Tiện ích bổ sung Tạo hóa đơn điện tử đang hoạt động, đã bao gồm thời hạn hủy.
- Có kết nối đang hoạt động với nền tảng của cơ quan thuế.
Tạo hóa đơn điện tử hiện đã khả dụng tại Ả Rập Xê Út và Tây Ban Nha.
Bạn có thể xem hóa đơn điện tử của mình từ tab Hoạt động trong Tạo hóa đơn điện tử, trong phần Tiện ích bổ sung, hoặc từ tab hoạt động riêng của doanh số. Đã mở bất kỳ Hóa đơn điện tử nào, đã nhấp vào Thao tác (ba dấu chấm) ở trên cùng bên phải và đã chọn chia sẻ, in hoặc tải về dưới dạng tệp PDF.
Bạn cũng có thể tìm bản ghi chi tiết của từng hóa đơn điện tử trong Báo cáo danh sách giao dịch.
Sau khi bật tính năng Tạo hóa đơn điện tử, trình tự biên lai và tiền tố sẽ bị khóa ngay cả khi sau đó bạn tắt tích hợp.
Nếu bạn cài đặt số thứ tự và tiền tố biên lai trước khi bật Tạo hóa đơn điện tử, cài đặt đó sẽ được sử dụng. Nếu không, cả số thứ tự và tiền tố sẽ được tự động tạo cho bạn.
Tất cả các hóa đơn điện tử đều sử dụng địa chỉ thanh toán từ tài khoản Fresha của bạn. Bạn có thể cập nhật địa chỉ này trong cài đặt doanh nghiệp. Địa điểm kinh doanh nơi diễn ra giao dịch bán hàng cũng sẽ được hiển thị bên dưới Chi tiết thanh toán.
Hóa đơn điện tử được gửi thành công lên nền tảng của chính phủ khi:
Nếu kết nối hết hạn, bị nền tảng chính phủ của bạn thu hồi hoặc chưa bao giờ được hoàn tất, hóa đơn sẽ không được gửi.
Số đăng ký công ty cần thiết để Tạo hóa đơn điện tử tại Ả Rập Xê Út là mã đăng ký thương mại do Bộ Thương mại phát hành khi đăng ký. Bạn có thể tìm thấy mã này bên dưới Mã QR trên trang đầu tiên của chứng từ đăng ký.
Nếu tính năng Tạo hóa đơn điện tử được bật, khách hàng sẽ nhận được bản sao hóa đơn trong Tài khoản Fresha của họ sau khi hóa đơn đã sẵn sàng.
Sau khi hóa đơn điện tử đã được gửi đến nền tảng chính phủ của bạn, bạn có thể thực hiện thay đổi bằng cách hoàn tiền cho giao dịch. Không thể vô hiệu hóa hóa đơn điện tử sau khi đã gửi.
Nếu kết nối với nền tảng chính phủ của bạn không thành công hoặc bị thu hồi, bạn sẽ nhận được thông báo rằng Tạo hóa đơn điện tử không còn được kết nối nữa. Để kết nối lại, hãy cập nhật OTP của bạn (chỉ áp dụng cho Ả Rập Xê Út) hoặc cập nhật chi tiết doanh nghiệp của bạn.
Để đảm bảo hóa đơn của bạn được VeriFactu chấp nhận, hãy kiểm tra kỹ xem thỏa thuận của bạn đã được ký tên và tất cả các chi tiết có chính xác không trước khi hoàn tất xác minh và đào tạo nhập môn. Ngay cả khi xác minh ban đầu thành công, hóa đơn vẫn có thể bị từ chối nếu thỏa thuận chưa hoàn tất hoặc có lỗi.