Tạo mẫu đơn cơ bản
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo các Mẫu đơn có thể tùy chỉnh để giúp bạn thu thập các Chi tiết khách hàng quan trọng trước hoặc trong Cuộc hẹn.
Trong bài viết này
Cách thức hoạt động của mẫu đơn
Có hai loại mẫu đơn tư vấn mà bạn có thể tạo và liên kết với các cuộc hẹn hoặc hồ sơ khách hàng, đó là tự động và thủ công. Mẫu đơn tự động được gắn với các dịch vụ cụ thể và được gửi cho khách hàng trước cuộc hẹn của họ. Mẫu đơn thủ công có thể được thêm vào bất kỳ cuộc hẹn hoặc hồ sơ khách hàng nào khi cần. Sau khi mẫu đơn được tạo và kích hoạt, bạn có thể kiểm soát cách thức và thời điểm chia sẻ mẫu đơn với khách hàng.
Nếu khách hàng chưa hoàn thành mẫu đơn trước cuộc hẹn, bạn có thể gửi lời nhắc hoặc yêu cầu họ hoàn thành tại cửa hàng.
Tạo mẫu đơn cơ bản
- Từ menu ở bên trái màn hình, hãy vào Cài đặt.
- Đã chọn danh mục Mẫu đơn để truy cập các thiết kế mẫu đơn của bạn.
- Nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải để tạo một Mẫu đơn mới.
- Trong bước Thêm phần, chọn Chi tiết khách hàng từ menu ở bên trái.
- Trong cửa sổ bật lên, thêm tiêu đề, mô tả và chọn các chi tiết đã xác định trước mà bạn muốn khách hàng cung cấp.
- Bạn cũng có thể thêm một phần tùy chỉnh vào mẫu đơn.
- Nhấp vào nút Thêm phần. Phần mới của bạn sẽ xuất hiện trong Trình tạo mẫu đơn.
- Để thêm một Phần khác, hãy nhấp vào nút Thêm phần ở phía dưới. Chọn tab Xem trước ở trên cùng để xem giao diện của mẫu đơn.
- Để thêm một Phần khác, hãy nhấp vào nút Thêm phần ở phía dưới. Chọn tab Xem trước ở trên cùng để xem giao diện của mẫu đơn.
- Nhấp vào nút Bước tiếp theo ở trên cùng bên phải để thêm chi tiết vào mẫu đơn.
- Trong bảng điều khiển bên trái của bước chi tiết mẫu đơn, hãy nhập tên mẫu đơn hiển thị cho khách hàng. Bảng điều khiển bên phải hiển thị bản xem trước về cách mẫu đơn hiển thị cho họ.
- Trong khung bên trái, chọn cách bạn muốn gửi mẫu đơn của mình:
- Trước cuộc hẹn: Đặt mẫu đơn để tự động gửi khi cuộc hẹn đã đặt. Chọn xem khách hàng điền biểu mẫu mỗi lần hay chỉ một lần. Để tùy chỉnh các dịch vụ được kích hoạt cho mẫu đơn, hãy nhấp vào Chỉnh sửa.
- Thủ công: Chọn thời điểm gửi mẫu đơn cho khách hàng bằng cách thêm mẫu đơn vào cuộc hẹn của họ.
- Chọn xem có bắt buộc phải có chữ ký khi khách hàng điền mẫu đơn hay không.
- Đã nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để tạo mẫu đơn.
- Chọn thời điểm kích hoạt mẫu đơn của bạn từ các tùy chọn sau:
Kích hoạt sau: Mẫu đơn không thể được gửi đến khách hàng cho đến khi Đã kích hoạt. Kích hoạt ngay: Mẫu đơn đã sẵn sàng để gửi đến khách hàng. Nếu bạn đã đặt để gửi tự động, khách hàng sẽ bắt đầu nhận được thông báo để hoàn tất mẫu đơn. Để bao gồm khách hàng có các cuộc hẹn sắp tới, hãy đánh dấu vào hộp kiểm, sau đó chọn Kích hoạt.
Sau khi được lưu, mẫu sẽ xuất hiện trong danh sách mẫu đơn của bạn.
Phần Chi tiết khách hàng trong các mẫu đơn của bạn sẽ được điền tự động bằng cách sử dụng dữ liệu cá nhân đã được lưu trong hồ sơ của khách hàng.
Quản lý mẫu đơn
- Mở Mẫu đơn từ Cài đặt.
- Nhấp vào nút Thao tác bên cạnh mẫu đơn và chọn một trong các tùy chọn sau:
- Thông tin chung: Xem bản tóm tắt hoạt động mẫu đơn, yêu cầu mẫu đơn khách hàng và chi tiết mẫu đơn tư vấn.
- Chỉnh sửa: Thực hiện thay đổi đối với các phần, câu hỏi hoặc tiêu đề của mẫu đơn.
- Xem trước: Xem cách hiển thị mẫu đơn với khách hàng trước khi kích hoạt.
- Hủy kích hoạt: Vô hiệu hóa mẫu đơn để ngăn không cho mẫu đơn được gửi hoặc được thêm thủ công.
- Kích hoạt (chỉ hiển thị khi mẫu đơn bị hủy kích hoạt): Bật mẫu đơn để tự động gửi khi đặt lịch hoặc thêm thủ công vào cuộc hẹn và hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu đơn được gửi tự động khi được bật và liên kết với một dịch vụ tại thời điểm đặt lịch hẹn. Các Mẫu đơn được thêm sau đó sẽ được bao gồm trong lời nhắc của khách hàng, miễn là dịch vụ yêu cầu phải có mẫu đơn.
Không thể xóa mẫu đơn. Thay vào đó, bạn có thể hủy kích hoạt mẫu đơn.
Mẫu đơn đã hủy kích hoạt sẽ không còn được gửi tự động nữa và sẽ cần được thêm lại thủ công nếu cần sử dụng lại. Mọi Mẫu đơn ở trạng thái bản nháp chưa được điền xong sẽ bị xóa và Nội dung của chúng sẽ không còn được lưu nữa.
Các cập nhật đối với mẫu đơn sẽ không ghi đè lên các mẫu đơn đã được khách hàng ký tên. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của các Mẫu đơn đã hoàn tất.