Terugboekingen beheren

Hoe terugvorderingen werken

Terugvorderingen worden geïnitieerd door de kaarthouder in samenwerking met de bank. Een klant kan om verschillende redenen een terugvordering initiëren, waarbij dit de belangrijkste redenen zijn:

• Services/producten zijn defect en niet zoals beschreven: 
  De kaarthouder meldt dat de service of het product dat hij of zij heeft ontvangen, niet overeenkwam met de beschrijving die op het moment van aankoop werd gegeven.
• Geannuleerde services/producten: 
  De kaarthouder beweert producten te hebben geretourneerd of services te hebben geannuleerd, maar heeft de bijbehorende terugbetaling niet ontvangen.
• Niet-geautoriseerde transactie: 
  De kaarthouder heeft geen toestemming gegeven voor de kosten.
• Niet-bezorging: 
  De kaarthouder heeft een betaling gedaan voor een service of product dat niet is ontvangen.
• Vertraagde terugbetaling: 
  De kaarthouder heeft een terugbetaling aangevraagd, maar het proces duurde langer dan verwacht.

Inzicht in het proces

Tijdens het geschillenproces is het ons doel om je te helpen bij het overleggen van het relevante bewijs aan de bank van de kaarthouder, waardoor je kansen om je transactie veilig te stellen maximaal zijn.

Dit is wat er gebeurt wanneer een klant een terugvordering initieert:

1. De kaarthouder neemt contact op met de bank die de kaart heeft uitgegeven om een klacht in te dienen.
2. De bank identificeert de betwiste Transactie en gaat over tot een directe terugbetaling van het bedrag van de betwiste Transactie op de Bankrekening van de kaarthouder.
3. Tegelijkertijd geeft deze actie aanleiding tot een inhouding van het betwiste bedrag en boetekosten aan de kant van Fresha.
4. Fresha stuurt je een e-mail om je op de hoogte te stellen van de terugvordering die tegen je bedrijf is ingediend. Je hebt 5 dagen om de door de bank van je kaarthouder aangevraagde informatie in te dienen. De bank is op zoek naar alle ondersteunende bewijsstukken die u kunt verstrekken met betrekking tot de transactie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, contracten, facturen, e-mailcorrespondentie of gedocumenteerd bewijs van bezorging.
5. Als het geschil wordt gewonnen, wordt het geld teruggestuurd naar Fresha. Als het geschil echter verloren wordt, blijft het geld bij de kaarthouder en wordt het automatisch van je Fresha-portemonnee afgetrokken.

Terugboekingen voorkomen

Terugboekingen komen vaak voor bij het verwerken van Betalingen met Kaart en vallen in de meeste gevallen buiten je controle. Je snelle reactie en een paar proactieve inspanningen om terugboekingen te voorkomen, zijn je meest effectieve manier om je geld te beschermen.

Hieronder hebben we enkele handige praktijken op een rijtje gezet die kunnen helpen het aantal keer dat er een terugvordering plaatsvindt te verminderen:

• Kies veilige betaalmethodes: 
  Kies voor betalingen ter plaatse, waarbij klanten hun Kaarten fysiek tikken, plaatsen of swipen bij het verkooppunt (POS), waardoor het risico op fraude wordt verminderd. In plaats van Kaartgegevens handmatig invoeren te gebruiken, gebruik je methoden zoals betalingskoppelingen, QR-codes, Kaartgegevens vastleggen of het aanvragen van aanbetalingen. Bij deze methoden zijn klanten betrokken, terwijl de extra kosten voor Betalingsverwerking die gepaard gaan met het handmatig invoeren van kaartgegevens worden geëlimineerd.
• Zorg ervoor dat je beleid duidelijk is:
  Zorg ervoor dat je abonnementen, kosten, annuleringsvoorwaarden en retourbeleid altijd volledig en toegankelijk zijn voor klanten. Probeer deze voorwaarden te communiceren door:  
  • Ze direct beschikbaar te maken op je website.
  • Ze te benadrukken in je aangepaste kassabonbericht.
  • Een formulier te maken waarin het beleid voor nieuwe klanten wordt beschreven.
• Zorg voor nauwkeurige klantdossiers:
  Bescherm je bedrijf door klantgegevens regelmatig bij te werken. Overweeg om foto's te maken van de geleverde services. Dit kan een geweldige manier zijn om je uitzonderlijke werk te laten zien en bewijs te leveren als een klant de kwaliteit van de ontvangen services betwist.

Fraude voorkomen

Het is belangrijk om ongebruikelijke activiteiten in de gaten te houden om mogelijke fraude op te sporen en aan te pakken. Hier zijn enkele tips om je te helpen verdachte transacties te herkennen:

• Let op klanten met ongebruikelijke contactgegevens in hun account, waaronder namen of e-mailadressen. Als je twijfelt over iemands identiteit, vraag dan om een legitimatiebewijs en de laatste vier cijfers van de Kaart om dit te controleren.
• Als een nieuwe klant meerdere aankopen in korte tijd begint te doen, verifieer dan de identiteit van de klant en bevestig dat de klant de eigenaar is van de gebruikte kaart.
• Als iemand handmatig kaartgegevens wil toevoegen, vraag dan om een legitimatiebewijs. Op die manier kun je de Naam op de Kaart vergelijken met hun legitimatiebewijs.
• Als een klant een cadeaubon gebruikt die niet van hem of haar is en de naam van de koper niet kan verstrekken, neem dan contact op met de persoon die de cadeaubon heeft gekocht voor verificatie.