Gestisci risorse prenotabili
Scopri come creare e gestire le risorse, come ad esempio le stanze e le attrezzature, che possono essere assegnate ai servizi.
Nel presente articolo
Come funzionano le risorse
Le risorse rappresentano le sale, le attrezzature o gli spazi della tua attività che vengono usati durante gli appuntamenti. Quando una risorsa viene assegnata a un servizio, diventa non disponibile per la durata dell'appuntamento per evitare doppie prenotazioni.
Ad esempio, un'azienda potrebbe creare Risorse come “Lettino da massaggio 1” e “Lettino da massaggio 2”. Quando un cliente prenota un massaggio collegato a una Risorsa, all'appuntamento verrà automaticamente assegnata una sala massaggi disponibile in base alla Disponibilità.
Per mantenere le tue risorse organizzate, puoi raggruppare quelle simili in tipi di risorse. Ad esempio, potresti creare un tipo di risorsa chiamato "Lettini da massaggio" e aggiungere ogni risorsa lettino a quel tipo. In questo modo è più facile gestire le Risorse e visualizzare la Disponibilità nel tuo calendario.
Crea una risorsa
-
Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Impostazioni.
-
Clicca sulla categoria Pianificazione per gestire le tue Risorse.
-
Nel pannello del menu a sinistra, seleziona Risorse.
-
Clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra, quindi seleziona Risorsa.
-
In Informazioni di base, inserisci il Nome della risorsa, seleziona un Tipo di risorsa e aggiungi una Descrizione facoltativa.
- Per creare un nuovo tipo di risorsa durante la creazione di una risorsa, clicca sul menu a discesa Tipo di risorsa e seleziona Aggiungi un nuovo tipo. Digita i dettagli del tipo nel pop-up, quindi clicca su Aggiungi.
-
In Limite di capacità, scegli se la risorsa può essere usata per Un appuntamento alla volta o imposta un Numero specifico di appuntamenti che possono usare la risorsa contemporaneamente, con un minimo di due appuntamenti.
-
In Colore del calendario, scegli il colore con cui questa Risorsa apparirà nel tuo calendario.
-
Facoltativamente, inserisci un ID risorsa per la gestione interna dei dati.
-
Se hai più sedi, clicca su Sede nel pannello a sinistra e seleziona la sede in cui questa risorsa può essere prenotata.
-
Per applicare le modifiche, clicca sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra.
Una volta creata una risorsa, questa apparirà automaticamente come opzione disponibile per tutti i servizi nel tuo Catalogo. Ora dovrai assegnarle ai servizi in cui sono richieste.
Crea un tipo di risorsa
Organizza le tue risorse in tipi di risorse. I tipi di risorse semplificano l'assegnazione delle risorse ai servizi e aiutano ad automatizzare la pianificazione dei servizi che richiedono sale, spazi o attrezzature.
- Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Impostazioni.
- Seleziona la scheda Impostazioni in alto e clicca su Pianificazione.
- Nel pannello del menu a sinistra, seleziona Risorse.
- Clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra, quindi seleziona Tipo.
- Nel pop-up Nuovo tipo di risorsa, aggiungi le seguenti informazioni:
- Icona: clicca sull'immagine e seleziona un logo per rappresentare questo tipo di risorsa nel tuo calendario.
- Nome: scegli come vuoi chiamare il tuo tipo di risorsa.
- Descrizione: digita una descrizione facoltativa per questo tipo di risorsa. Questa sarà visibile solo internamente.
- Clicca sul pulsante Aggiungi nella parte inferiore del pop-up per salvare il tipo di risorsa.
Una volta creato il tuo tipo di risorsa, questo apparirà automaticamente nel tuo Elenco Risorse.
Imposta un limite di disponibilità per la risorsa
I limiti di disponibilità delle Risorse ti consentono di controllare quando una risorsa può essere prenotata online, aiutandoti a gestire la pianificazione per orari, giorni o eventi specifici.
-
Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Impostazioni.
-
Clicca sulla categoria Pianificazione per gestire le tue Risorse.
-
Nel pannello del menu a sinistra, seleziona Risorse, quindi clicca sulla Risorsa che desideri modificare.
-
Seleziona Disponibilità dal pannello del menu a sinistra.
-
In Disponibilità, scegli quando la risorsa è disponibile per essere prenotata:
- Sempre disponibile: ideale per i servizi che richiedono sia un membro del team che una risorsa.
- Disponibile solo in giorni e orari specifici: limita la disponibilità selezionando i giorni e gli orari in cui la risorsa può essere prenotata. Ideale per servizi che prevedono solo l'uso di una risorsa, come lettini o saune. Per applicare lo stesso orario impostato a tutti i giorni selezionati, clicca sul pulsante Copia.
-
In Limita disponibilità del servizio, seleziona la casella di controllo accanto a date specifiche per impostare quando una risorsa inizia o smette di essere disponibile per la prenotazione con un servizio:
-
Disponibile per la prenotazione dal: seleziona la data di inizio in cui la risorsa può iniziare a essere usata per i servizi. Ad esempio, se stai introducendo una nuova risorsa nel nuovo anno, imposta la data di inizio al 1° gennaio in modo che possa essere usata per i servizi a partire da quella data.
-
Disponibile per la prenotazione fino al: seleziona la data di fine in cui la risorsa non sarà più usata per i servizi. Ad esempio, se offri una risorsa stagionale che termina prima del nuovo anno, imposta la data di fine al 31 dicembre in modo che non venga più usata per i servizi dopo quel giorno. Se non viene impostata alcuna data di fine, la risorsa continuerà a essere disponibile per i servizi a tempo indeterminato.
-
-
Clicca sul pulsante Salva in alto a destra per salvare il limite di disponibilità della risorsa.
Una volta salvata, la risorsa sarà disponibile per la prenotazione durante le date e gli orari che hai impostato.
Collega le risorse correlate
Collega le risorse per gestirne la disponibilità in coppia. Quando una risorsa viene prenotata, l'altra diventa automaticamente non disponibile.
- Apri la categoria Pianificazione da Impostazioni.
- Nel pannello del menu a sinistra, seleziona Risorse, quindi clicca sulla Risorsa che desideri modificare.
- Seleziona Disponibilità dal pannello del menu a sinistra.
- In Limita disponibilità del servizio, seleziona la casella di spunta accanto a Collega risorse correlate, quindi clicca sul pulsante Collega risorse.
- Nel pop-up, seleziona la casella di spunta accanto a ciascuna Risorsa che desideri collegare, quindi clicca sul pulsante Salva per confermare la selezione.
- Clicca sul pulsante Salva in alto a destra per aggiornare la Risorsa.
Una volta salvate, le risorse collegate diventeranno automaticamente non disponibili quando un servizio assegnato viene prenotato. Per scollegare una risorsa, clicca sull'icona Cestino accanto ad essa.
Assegna risorse ai servizi
Collega le risorse ai servizi che le richiedono. In questo modo, la risorsa appropriata verrà assegnata automaticamente a ciascun appuntamento, impedendo le prenotazioni online quando non ci sono risorse disponibili.
- Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Catalogo.
- Seleziona Elenco dei servizi dal pannello del menu a sinistra.
- Clicca su un servizio dall'Elenco dei servizi per aggiornarlo.
- Nella vista Modifica servizio, seleziona Risorse dal pannello del menu a sinistra.
- Clicca sul pulsante Attività accanto alla sede in cui questo servizio richiede una risorsa e seleziona Aggiungi.
- Se hai più sedi, puoi scegliere di aggiungere le Risorse singolarmente o selezionare Copia nelle sedi per assegnare le stesse Risorse in blocco.
- Nella vista Aggiungi requisito risorsa, seleziona un Tipo di risorsa dal menu a discesa, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
- Usa qualsiasi risorsa di questo tipo: Qualsiasi risorsa all'interno del tipo di risorsa selezionato può essere usata per soddisfare questo requisito. Se scegli questa opzione, anche tutte le risorse aggiunte a questo tipo di risorsa in futuro saranno disponibili per il servizio.
- Scegli risorse specifiche: seleziona le risorse specifiche che possono essere usate per soddisfare questo requisito. Se vengono selezionate più risorse, una qualsiasi di esse può essere assegnata quando il servizio viene prenotato.
- Clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra.
- Verifica i requisiti delle risorse, quindi clicca su Salva in alto a destra per salvare le modifiche.
Quando un appuntamento viene prenotato, a ciascun servizio verrà automaticamente assegnata una risorsa disponibile in base all'ordine in cui sono elencati nelle tue Impostazioni Risorse. Se è disponibile una Risorsa idonea, questa viene riservata per l'appuntamento. Se non ci sono risorse disponibili, il servizio non può essere prenotato online dai clienti. Puoi comunque programmare gli appuntamenti in negozio, ma verrà visualizzata una notifica per informarti che la risorsa non è disponibile.
Per i servizi che utilizzano una risorsa senza un membro del team, come una sauna o un lettino abbronzante, puoi rimuovere i membri del team. Apri il servizio e disattiva Membri del team richiesti in Membri del team. Quando è disabilitato, il servizio può essere prenotato 24 ore su 24, 7 giorni su 7, a meno che tu non crei un programma nelle Impostazioni prenotazione online o limiti la disponibilità delle risorse.
Modifica ed elimina le Risorse
- Apri le tue Risorse da Impostazioni del programma.
- Accanto alla Risorsa che vuoi modificare o eliminare, clicca su Attività e poi scegli una delle seguenti Opzioni dal Menu a discesa:
- Modifica: per aggiornare la risorsa, seleziona Modifica. Dalla schermata Modifica risorsa, aggiorna i dettagli della risorsa secondo necessità. Clicca sul pulsante Salva in alto a destra per salvare le modifiche.
- Elimina: per eliminare la risorsa, seleziona Elimina definitivamente. Clicca nuovamente sul pulsante Elimina per confermare le modifiche.
- Modifica: per aggiornare la risorsa, seleziona Modifica. Dalla schermata Modifica risorsa, aggiorna i dettagli della risorsa secondo necessità. Clicca sul pulsante Salva in alto a destra per salvare le modifiche.
Quando una risorsa viene eliminata o spostata in un tipo di risorsa diverso, viene automaticamente rimossa da tutti i servizi a cui era stata assegnata. Se un tipo di risorsa assegnato a un servizio non ha risorse, il requisito della risorsa viene ignorato e i clienti possono comunque prenotare il servizio online. Controlla e aggiorna le impostazioni del servizio dopo aver apportato modifiche alle risorse per evitare prenotazioni impreviste.
Visualizza la disponibilità delle risorse
Puoi controllare la disponibilità e visualizzare i prossimi appuntamenti per tutte le risorse o per una risorsa specifica tramite il tuo calendario.
- Dal menu principale a sinistra dello schermo, vai su Calendario.
- Nella barra degli strumenti del calendario, clicca sul Selettore di team e risorse.
- Dal menu a discesa del pannello, individua l'elenco delle Risorse e clicca sulle risorse per le quali desideri visualizzare gli Appuntamenti.
- Clicca sul Selettore di data nella barra degli strumenti del calendario, quindi seleziona la data che vuoi visualizzare o usa le scorciatoie per avanzare di 1–12 settimane.
- Puoi controllare la disponibilità delle tue Risorse e assicurarti che non ci siano doppie prenotazioni.
Domande frequenti
Sì, le risorse possono essere visualizzate per Giorno, 3 giorni, Settimana o Mese. Per cambiare la visualizzazione del calendario, apri il Calendario e clicca sul Selettore della visualizzazione del calendario nella barra degli strumenti del calendario. Scegli una delle visualizzazioni e il calendario si aggiornerà automaticamente.
Puoi aggiungere una fascia oraria bloccata per le Risorse nel tuo calendario. Una volta aggiunto, la fascia oraria non sarà più disponibile per la prenotazione online da parte dei clienti.
I clienti che prenotano online non potranno mai prenotare due volte una Risorsa. Tuttavia, in sede, puoi scegliere di prenotare due volte una risorsa, se necessario. Apparirà una notifica che ti darà la possibilità di procedere o di annullare la prenotazione sovrapposta.
Se hai aggiunto Risorse dopo aver iniziato ad accettare prenotazioni, dovrai assegnare manualmente la Risorsa appropriata a ogni prossimo Appuntamento. Una volta assegnate, Fresha gestirà la Disponibilità e preverrà i conflitti in futuro.
Sì, puoi assegnare più Risorse a un singolo servizio tramite le Impostazioni del servizio. Quando il servizio viene prenotato, Fresha riserverà automaticamente le risorse selezionate per quell'appuntamento.
